Inauguration du studio Fripeur le Dauphin

Inauguration du studio FLD à Roubaix

Positionné sur un marché très tendance, Fripeur le Dauphin a fait appel à HELPER afin d’établir une stratégie événementielle pour l’inauguration de son nouvel espace de vie et de lancer ses activités.

Présentation de Fripeur le Dauphin

Le premier bar à fripe dédié à l’économie circulaire et au réemploi des vêtements ouvre ses portes !

Des vêtements vintage et de seconde main, un studio photo, un espace de restauration et bar, Fripeur Le dauphin (FLD) inaugure son espace de vie et présente son écosystème consacré à la mode circulaire et au réemploi des vêtements. Le but de ce lieu ? Faire des déchets textiles la consommation de demain et offrir à la communauté une mode accessible, de qualité, le tout en protégeant la planète.

Présentatin du projet Fripeur le Dauphin

Fripeur le Dauphin s’engage à proposer des vêtements vintage, triés, sélectionnés par des spécialistes (experts) et nettoyés avec des produits écologiques. 

FLD cherche à changer les habitudes de consommation et invite à l’achat responsable notamment en allongeant la durée de vie du vêtement.

Présentation de l'événement

Nous vous présentons ci-dessous toutes les étapes de création de cet événement. Les étapes d’un projet événementiel peuvent varier selon la typologie de l’événement et son budget.

Des conseils sont intégrés dans chaque étape du projet. Ils pourront vous servir pour votre propre événement. Bonne lecture.  

1/ Fixer les objectifs de l’inauguration

Le premier objectif est de présenter le projet à la collectivité et aux influenceurs afin de : 

  • générer des retombées presse
  • générer des retombées sur les réseaux sociaux

 

Le deuxième objectif est de présenter les espaces dédiés, notamment les ateliers de couture et de réparation des vêtements, pour faire savoir et faire comprendre l’écosystème circulaire du projet. Ainsi, nous légitimons le lancement de la campagne de crowdfunding. Cet objectif sert à :

  • faire valoir les valeurs et savoir-faire de la marque
  • présenter une offre spéciale pour une participation au crowdfunding 

 

Pour finir, le troisième objectif est un objectif de vente. Nous lançons le site internet avec des offres spéciales, et proposons une large gamme de vêtements lors de la soirée afin de :

  • générer du trafic & leads sur le site web
  • financer une partie de l’inauguration

 

Conseils  : pour fixer vos objectifs, vous devez vous poser la question suivante : pourquoi j’organise cet événement ? Quels sont les objectifs premiers, les retombées attendues ? Ces questions sont la clé pour évaluer la réussite ou non de l’événement. Les réponses à ces questions constitueront la base de votre storytelling et de votre communication.

2/ Définir la date de l’événement

Avec l’inauguration de son espace de vie, Fripeur le Dauphin veut lancer officiellement ses activités. Cette inauguration doit répondre aux objectifs et enjeux qui accompagnent ce lancement.

Après avoir défini les objectifs de cet événement, nous avons défini la date d’inauguration. 

Afin de toucher une grande partie de la communauté et des invités, nous devions sélectionner une date et un horaire stratégique. Ce fût le jeudi 8 octobre 2020 !

 

Comment choisir une date pour cet événement :

Déterminer un horaire :  Étant donné qu’une partie des invités sont des journalistes et influenceurs, il est préférable d’organiser l’inauguration en début d’après-midi ou en soirée. Sachez que les journalistes organisent généralement leurs conférences de rédactions les lundis. Les journalistes sont friands des événements de début de soirée ou début d’après midi. 

Nous avons donc choisi d’organiser une soirée. En ce sens, les invités ont terminé leurs activités professionnelles, et sont davantage libres pour répondre favorablement à l’invitation. C’est la même chose pour l’audience en ligne.

 

Quel jour de la semaine :  Il s’agit là d’un événement professionnel externe. Alors, nous devons éviter les week-ends, les lundis et les vendredis afin de toucher un maximum d’invités. Pour cette occasion, nous avons décidé d’organiser l’événement en soirée. Les jeudis sont des dates propices aux sorties (car proches du week-end). Ça sera donc un jeudi soir.

 

Choisir la date finale :  Il est important de rappeler de bien vérifier le calendrier. Il faut éviter les vacances scolaires, les jours fériés (veille ou lendemain), les événements religieux, les événements publics importants.

 

Votre événement ne peut pas être concurrencé par un autre rassemblement. Cela entraînerait potentiellement des refus d’invitation et une baisse de fréquentation de votre événement. Aussi, choisissez une date qui vous laisse le temps d’organiser sérieusement votre événement.

3/ Quel format pour cette soirée ?

Nous devons adapter la soirée au contexte actuel. En raison de la COVID-19, nous accordons la jauge d’accueil de l’événement mais également son format

En ce qui concerne la jauge, nous avons choisi de faire un roulement lors de la soirée. Un événement en deux temps, permettant d’accueillir plus d’invités, tout en respectant les mesures sanitaires liées à l’événementiel. La soirée est segmentée comme ceci : 

  • 1ère partie : les médias, la presse et les influenceurs
  • 2ᵉ partie : la communauté de FLD

 

Concernant le format, nous avons opté pour un événement hybride. Il fallait être malin car le budget de l’événement était faible, mais la demande de participation à l’événement très forte.

Ce format associe les invités en présentiel avec les invités virtuels. Pour une expérience immersive maximale, plusieurs fonctionnalités d’Instagram sont proposées aux invités virtuels : 

  • la réalisation de stories Instagram lors des moments forts de la soirée
  • le relai des stories via les influenceurs
  • un live IGTV lors de la présentation du projet
  • un chat Instagram en direct

 

Ces différents canaux de diffusion permettent à la communauté de la fripe de suivre en live les grands moments de cette soirée et d’échanger avec les responsables de FLD malgré la distance.

 

Conseils  : Gérer les réseaux sociaux durant un événement demande du temps. Pour la mise en place de cette inauguration, un social media manager à plein temps a opéré durant la soirée. 

Sur un format hybride comme celui-ci, veillez à ce qu’une ou plusieurs personnes en charge de vos réseaux soient intégrées au projet.

4/ L’axe stratégique de l’inauguration

Pour faire vivre cette soirée, il faut un concept fort, qui colle avec les valeurs de FLD.

Le nom Fripeur le Dauphin découle de la série “Les Nouvelles Aventures de Flipper le dauphindiffusée dans les années 90 en France. Ces années correspondent à la tranche d’âge des plus grands consommateurs de friperie en France. La charte graphique de FLD et de l’événement sont traduites par ces deux notions.

Nous avons souhaité faire vivre une soirée chaleureuse, dans l’esprit de la mode et du seconde main, dans un esprit collaboratif à travers l’art et la musique des années 90. L’idée est de prolonger un petit peu l’été, à l’image des paysages et des aventures de Flipper. L’événement se déroule début octobre, un moment privilégié et opportun pour être plongé dans l’univers de l’été indien !

Le GIF qui représente l'inauguration du studio Fripeur le Dauphin

Conseils pour choisir un concept événementiel : 

Afin de développer votre concept de communication événementielle, une méthodologie permet de définir ses axes stratégiques. Pour cela, nous étudions une entreprise ou une marque à travers :

  • sa mission
  • ses valeurs
  • ses concurrents 
  • ses cibles
  • ses clients

 

Mais aussi : 

  • une veille de l’économie du marché
  • une analyse marketing et e-marketing existant

 

En réalisant ces études et ces recherches, nous comprenons l’environnement d’une entreprise ou d’une marque. Nous analysons les besoins de consommation afin d’orienter les stratégies de communication et les axes créatifs pour votre événement.

6/ Lancement des invitations et teasing de la soirée

Le cadre de l’événement est posé. Nous avons également défini la typologie des invités pour cet événement. Lors de la première partie de la soirée, les invités sont des journalistes et des influenceurs qui travaillent sur des sujets de modes, de tendances ou d’actualités locales, tels que :

 

Durant la deuxième partie de soirée, les invités représentent la communauté de FLD, à savoir ses partenaires et ses ambassadeurs de marque.

L'invitation de l'inauguration du Studio Fripeur le Dauphin à Roubaix

Carton d’invitation à l’inauguration du FLD Studio

Nous avons créé plusieurs workflows d’email afin de personnaliser nos invitations. L’objectif est d’adapter nos messages par Persona afin de convertir nos leads. De plus, les emails étaient chartés avec le concept de l’événement et le carton d’invitation pour susciter l’intérêt à travers un design séduisant.

Création de la camapgne emailing sur Sendinblue

Campagne emailing réalisé sur Sendinblue

L’utilisation d’une plateforme d’emailing facilite la gestion des emails dans certains cas. Pour ces envois, nous utilisons la plateforme française Sendinblue.

Avant de vous lancer sur ces plateformes : 

  • analysez vos invités et Personas
  • créez votre contenu personnalisé
  • automatisez vos envois 
  • gérez les réponses
Merci à HELPER pour son aide sur cette campagne emailing. Elle nous a fait gagner du temps et nous avions un reporting régulier. Des emails design et personnalisés avec une réussite à la clé !
Simon Salinas

Fondateur de FLD

Conseils pour la rédaction de vos emails d’invitation :

Le succès de votre invitation ne dépend pas uniquement de l’importance de l’événement, mais également du degré de professionnalisme, de la rédaction et la présentation de celle-ci. Vous pouvez suivre les règles suivantes :

  • soyez clair et concis dans votre message
  • ayez une police d’écriture et un design lisible 

 

Les invitations pour les journalistes doivent intégrer : 

  • mention « Invitation presse » 
  • objet « Invitation à l’attention de XXX » 
  • titre/fonction de votre invité  : « Cher / Chère … » 
  • le texte d’introduction : informations importantes (qui ? quoi ? où ? quand ? comment ? pourquoi ?)
  • date et horaire, lieu (adresse exacte)
  • programme / déroulement de l’événement (thème, horaires, noms des intervenants et fonctions …)
  • indiquer les possibilités d’interviews (ainsi qu’une plage horaire pour une éventuelle conférence de presse)
  • proposer des options pour la gestion des demandes des journalistes (email, plateforme spécifique …)
  • nom et coordonnées du contact presse de votre entreprise
  • veillez à respecter l’orthographe de votre invitation

 

Vous pouvez envoyer vos invitations 7 à 10 jours avant votre événement. Si vous connaissez la date de votre événement à l’avance, n’hésitez pas à communiquer un Save the date deux à trois mois à l’avance.

Pour faciliter le déplacement des journalistes, n’hésitez pas à indiquer si une navette est mise à leur disposition ou si une prise en charge du transport est prévue par votre organisation.

7/ Mise en place d’un teaser de l’inauguration

Le teaser participe à la stratégie de communication globale. Il suscite l’intérêt et retient l’attention du public autour d’un projet ou un événement. Il doit laisser place au suspens, en dévoilant seulement un aperçu de votre projet pour donner envie de voir la suite. 

Afin de susciter l’intérêt de la communauté de FLD, nous avons réalisé une série de posts Instagram. Ces posts évoquent les détails du projet, ses enjeux et ses ambitions. 

Les posts Instagram de FLD pour teaser l'inauguration

Afin d’accélérer le partage de l’information et l’intérêt de la communauté, un jeu concours a été mis en place. Celui-ci propose un cadeau en avant-première pour toute inscription sur le site internet. 

En complément des posts photos, nous avons créé des vidéos afin d’humaniser la communication FLD. Les vidéos génèrent plus d’engagement et de partage que des posts classiques (photos ou images).

Les vidéos sont créées et publiées sous forme de stories Facebook et Instagram (format 9/16) mais également sous forme post traditionnel (format 16/9). Des contenus dynamiques et animés pour booster l’engagement du public

Vidéo en motion design réalisé par le petit polo

Teaser de l'inauguration du Studio Fripeur le Dauphin

8/ Création d’un univers pour le studio

Il est temps d’aménager le studio. Le concept de l’événement doit ressortir, mais aussi l’ensemble du projet à travers les activités de FLD.

Pour commencer, nous avons réalisé les plans techniques d’aménagement du studio. Grâce à ses plans, nous pouvons juger des espaces disponibles pour mettre en place nos installations. Ces plans permettent aussi de détailler les besoins techniques nécessaires (électricité par exemple), de planifier les montages à travers les interventions des prestataires, et d’optimiser les coûts.

Les plans technique événementiels de l'inauguration FLD

Plan technique du bâtiment

L’ensemble du studio est aménagé pour être baigné dans une ambiance vintage et chaleureuse. L’été indien se fait ressentir à travers un mise en lumière ambrée, une décoration florale très présente et une mise en avant des couleurs de Fripeur le Dauphin.

Une partie du décor du studio a été personnalisé par des graffeurs. Ces graffitis représentent une communication visuelle urbaine sur une perspective sémiologique et « picturale » bâtis sur la marque FLD.

Ils amènent une atmosphère artistique et rétro. Ce sont deux valeurs importantes chez FLD de part ses activités de mode vintage, ses ateliers de couture et son lieu collaboratif.

Le graff de sandre fait des trucs au studio FLD

Graff réalisé par @sandre_fait_des_trucs

Le graff de parse one au studio FLD

Graff réalisé par @parse_one

La deuxième partie du décor est amenée par le métier même de FLD. C’est-à-dire les vêtements (triés par couleurs) et l’atelier de couture, nommé “Tissuthèque”.

Ces deux ensembles occupent une grande partie de l’espace. Il y a un double enjeu avec ces éléments. Le premier enjeu est de justifier les activités de FLD à travers les portants de vêtements et son atelier de couture. Le deuxième enjeu est de faire comprendre aux invités le parcours du vêtement depuis son achat jusqu’à sa remise en vente ; il s’agit de l’upcycling.

Le concept de la tissutheque au studio FLD

Projet de la tissuthèque traduit par les ateliers de couture de FLD

L’objectif principal de cette inauguration est de présenter le projet dans son intégralité. Ainsi, pour détailler au maximum les ambitions et les enjeux de la friperie, nous avons pré-lancé la campagne de crowdfunding avec de grands visuels. 

Ces visuels récapitulent le projet, et proposent une offre spéciale pour une participation à la future campagne.

Campagne de crowdfunding de Fripeur le Dauphin
Campagne de crowdfunding de Fripeur le Dauphin
What a sucess ! Super mise en avant de la campagne de crowdfunding. Un bond en avant pour notre projet !
Valentin Bernier

Directeur Artistique

9/ Ouverture des portes : jour J

Assurer la mise en place des mesures sanitaire

Un dispositif relatif aux mesures sanitaires de l’événement est établi et mis en place. Certaines mesures sont connues du grand public, mais il en revient à l’organisateur d’élaborer un plan d’action et de veiller à ce qu’il soit respecté. Ci-dessous la liste pour cette inauguration  : 

 

  • calibrer les capacités d’accueil en tenant compte de la situation de déconfinement et sur la base du règlement de sécurité contre les risques d’incendie (ERP)
  • Adapter les mesures pour les flux d’entrées et de sorties du bâtiment dans le respect du règlement de sécurité
  • Mettre du gel ou solution hydroalcoolique, ainsi que des masques à disposition des publics de façon visible dès l’entrée du site
  • Afficher les consignes des gestes barrières à l’entrée des locaux, dans les sanitaires et les unités de passage

Vidéo live Instagram

Une grande partie du public se trouvait en distanciel pour cet événement. 

Nous avons donc mis en place un dispositif social media concentré sur Instagram.

En effet, puisque que la grande partie de la communauté de Fripeur le Dauphin est active sur ce réseau, il était pertinent de proposer une mécanique accessible et participative pour la faire rayonner. Nous avons donc organisé un livestream des moments forts de la soirée, avec plusieurs caméras diffusant l’événement sur la Story de FLD. Une manière originale de digitaliser l’événement et de créer des conversations en direct.

L’ouverture de la soirée à notre communauté Instagram a boosté notre visibilité. L’engagement du public nous a permis de prendre 1000 nouveaux abonnés !
Antoine Gatie

Fondateur de FLD

Conseils  :

Mesure sanitaire : pour tous vos événements pendant la période de COVID, n’hésitez pas à consulter le référentiel sanitaire de la filière événementielle. Ce document créé par UNIMEV est en accès libre. Il contient toutes les informations sanitaires à mettre en œuvre pour vos événements.

Livestream : pensez à tester en amont de votre événement (quelques heures) que le système fonctionne bien. Vérifiez la qualité du wifi, la mise au points des caméras, etc.

10/ Gestion de l’événement post inauguration

C’est la fin d’une superbe soirée. L’inauguration a rassemblé le nombre d’invités escompté en présentiel, et encore un plus grand nombre à distance. Un succès !

Il est temps de remercier l’ensemble des invités, mais aussi des équipes et partenaires.

Sans eux, l’inauguration n’aurait pas eu lieu.

 

C’est le moment de gérer le contenu généré pendant la soirée. Nous avons un grand nombre de photos, de vidéos,  des stories d’influenceurs, des articles de presse à partager et à mettre en valeur.

Les retombées presse de l'inauguration FLD

L’article de Vozer

Nous partageons les photos et vidéos de la soirée en interne afin de garder un souvenir. Cela fait partie de l’histoire et la vie de Fripeur le Dauphin. Ces supports pourront être utilisés pour le site interne ou la page Instagram de FLD.

Nous avons également partagé ces supports pour la communauté de FLD. Une vidéo “aftermovie” réalisée par Vlad afin d’animer et de rythmer les moments passés lors de l’inauguration.

After movie inauguration FLD Studio

Pour finir, c’est également le moment de juger les KPI’s de cet événement. Ces KPI’s sont relatifs au objectifs préalablement fixés : 

  • le nombre de nouveaux abonnés Instagram
  • la participation au crowdfunding
  • les ventes durant la soirée et en ligne la fréquentation de fripeurledauphin.fr

L’événement a dépassé nos espérances. Fripeur le Dauphin a reçu un grand soutien de la part de la collectivité locale, de la presse, des influenceurs et de sa communauté existante. Ce nouveau projet porteur de sens a vraiment plu aux participants.

Post instagram de Jorjadela après l'inauguration FLD
La couverture Instagram de Fripeur de Dauphin suite à son inauguration

Bravo à Fripeur le Dauphin pour son engagement en faveur d’une mode écologique et humaine.

Merci à eux pour leur confiance.

Un événement hybride pour 100% d’engagement et 100% de réussite !