Comment organiser vos vœux d’entreprise ?

La cérémonie des voeux est un moment fort de la vie d’une entreprise. Cet événement, généralement organisé lors de la première quinzaine de janvier, rassemble l’ensemble des collaborateurs autour du président. Pour les PME et grandes entreprises, où les dirigeants sont souvent en déplacement, c’est l’occasion pour les collaborateurs de les côtoyer. Le président profite de cette occasion pour faire un discours.

C’est un rituel immuable qui permet à l’entreprise de faire passer les messages suivants :

• Le bilan de l’année passée
• Les objectifs pour cette nouvelle année
• Les perspectives pour l’avenir

Cette prise de parole apporte une vision claire sur l’entreprise, son actualité et ses objectifs. Elle rythme la vie de l’entreprise et donne un élan à l’ensemble des collaborateurs.

La cérémonie des vœux est aussi un bon moyen pour que les collaborateurs se rencontrent entre eux et tissent du lien. Les différentes directions et les niveaux hiérarchiques sont mêlés autour d’un intérêt commun. Cette rencontre favorise l’engagement des équipes et incite aussi aux échanges : les objectifs peuvent-ils être atteints ? Par quels moyens ? Avec quelles nouvelles compétences ?

La cérémonie des vœux reflète donc la culture et la personnalité de l’entreprise. 

Ce moment est également l’occasion de célébrer les réussites de l’entreprise. De remercier et de prouver cette reconnaissance envers les collaborateurs. Le discours est alors accompagné d’un dîner ou un cocktail dînatoire, afin de sortir du cadre des bureaux et libérer les esprits des équipes. 

En somme, c’est un événement de communication interne chaleureux qui boost le moral des équipes à travers la personnalité et la culture de l’entreprise. 

Vous trouverez ci-dessous, comment organiser vos vœux d’entreprise. Ces recommandations s’adaptent pour les moyennes et grandes entreprises, avec généralement un grand nombre de collaborateurs (50 – 249 employés et 250 ou plus).

Préparer votre événement d’entreprise est la parfaite occasion pour rassembler vos équipes et célébrer les réussites qui se sont déroulées sur l’année.

Pour que vos vœux d’entreprise soit un véritable succès, il est nécessaire de prendre en compte les différents éléments que vous trouverez ci-dessous👇

Prêt à découvrir ces étapes ? C’est parti !

Comme pour vos événements habituels, vous allez commencer par fixer vos objectifs : 

• Pourquoi organiser votre événement ?
• Quel est votre public ?
• Quand se déroule votre événement ?
• Quels KPI’s mettre en place ?

La réponse à ces premières questions vous amènera à définir votre axe stratégique et à entamer la planification de votre événement.

En définissant vos objectifs, cela vous aide à : 

• Identifier votre public cible 
• Déterminer un format et des contenus appropriés
• Concevoir un programme et des activités pertinentes

Préparer le budget de votre événement vous permettra d’obtenir une bonne équation, réussite projet / moyens déployés (humain, matériel et financier).

En amont de vos vœux d’entreprise, il s’agira d’un budget prévisionnel, dont le but est de préparer et d’anticiper toutes les dépenses liées à votre événement.

Pour élaborer votre budget, il est conseillé d’utiliser un document Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra de mettre à jour votre budget en un clin d’œil. Mais aussi, il facilite les vérifications de vos dépenses par rapport au budget prévisionnel. C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Pour réaliser ce document, il est recommandé de créer des catégories : 

• Édition
• Lieu
• Techniques
• Transport 
• Contenu
• …

Et également de détailler chaque poste : 

• Quantité
• Coût unitaire (HT / TTC)
• Temps passé / jour
• …

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour votre événement !

Vous souhaitez une version de ce budget pour vos vœux d’entreprise ?

📌 Les conseils à retenir : 

• Demander des devis auprès de prestataires vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestations afin d’étudier leurs prix et leurs services.
• Si vous n’avez pas de devis, pensez à surestimer les coûts dans le but d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. 
• Mettez votre budget à jour aussi souvent que possible. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre tout au long de votre projet.

Grâce à votre budget, vous conduirez votre événement des vœux avec succès. De plus, vous pourrez utiliser votre document d’une année sur l’autre pour plus de maîtrise et d’anticipation pour les prochaines éditions !

Format virtuel

Les entreprises démocratisent de plus en plus le format virtuel pour leurs événements. Que ce soit pour des raisons économiques ou pratiques, les vœux d’entreprise peuvent être retransmis via des plateformes en interne. 

Cette approche digitale offre une alternative flexible pour les participants tout en s’adaptant aux contraintes des rassemblements physiques. 

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez réaliser une captation vidéo du discours de votre président et une retransmission en duplex ou multiplex dans vos bureaux/locaux. 

Plus votre entreprise est grande, plus vous aurez besoin de mettre en place des flux vidéo afin que tous vos employés puissent suivre et participer au discours. Pour cet événement en ligne, vous utiliserez ce qu’on appelle le live-streaming.

Il est aussi recommandé de mettre en place une e-plénière. Sur les bases d’une réunion plénière classique, une mise en place de matériel est nécessaire pour un événement de qualité (concept, univers graphique, dynamisation).

Avec ce format, vous pouvez filmer et enregistrer le discours de votre Président ou Directeur Général, tout en incrustant des présentations PPT, images/photos ou vidéos. La diffusion du discours est alors rythmée et animée.

Généralement, ce format d’événement est organisé dans un studio. Si vos locaux sont suffisamment grands, vous pouvez organiser vos vœux d’entreprise en interne. Pour cela, vous devez vous assurer d’avoir de l’espace et les ressources techniques nécessaires. Le mieux est de faire appel à un professionnel pour vérifier ces conditions !

Vous trouverez un exemple concret d’une e-plénière dans la dernière Keynote de Apple. La Keynote est captée et diffusée depuis une salle de conférence et diffusée sur internet. Dans ce live, vous pouvez voir des intégrations de vidéo telles que des présentations produites ou prise de parole de collaborateurs.

Format physique 

Pour organiser vos vœux d’entreprises, le format physique reste une excellente option pour créer du contact et marquer les esprits. 

Cela permet en premier lieu de renforcer les liens entre les employés et contribuer à une relation plus personnelle et chaleureuse. 

Par ce biais, l’entreprise montre ainsi son engagement et met en avant les valeurs et l’identité de l’organisation. 

Lors de ce projet, vous pouvez mettre en place plusieurs temps forts et animations pour contribuer à animer votre événement et le rendre encore plus symbolique. 

Proposez avant tout un verre de bienvenue pour vos invités afin de les accueillir dans une ambiance détendue et conviviale. 

Un discours du directeur(ice) de l’entreprise peut également être mise en place. C’est un moment clé pour renforcer l’impact de vos vœux d’entreprise. Ce discours permet de remercier les collaborateurs pour leur implication tout au long de l’année écoulée, tout en partageant une vision motivante pour l’année à venir. Il doit être à la fois inspirant, sincère et adapté à l’audience présente.

Pour marquer cet événement, faites appel à un photographe ou vidéaste pour capter les moments forts cette rencontre. Ces clichés et vidéos pourront non seulement servir à immortaliser l’événement, mais aussi à alimenter vos supports de communication internes et externes.

Votre événement peut prendre place dans plusieurs lieux. L’idée est qu’il correspond aux objectifs et au concept de votre événement. Plusieurs éléments sont à prendre en compte pour garantir que le site est en adéquation avec votre vision : 

• Accessibilité et le confort 
• Atmosphère et ambiance 
• Logistique et coordination
• Cohérence avec la thématique  

Ainsi, vous vous assurez que votre lieu événementiel correspond à toutes vos attentes pour accueillir votre événement d’entreprise. 

Pour vos vœux d’entreprise, vous pouvez également retrouver : 

Le studio

Ces espaces sont totalement adaptés pour les projets audiovisuels et événementiels.

Les studios sont généralement équipés de matériels sonores, de lumières et de vidéos. Nous trouvons aussi des régies techniques complètes qui permettent de gérer les contenus pour votre live-streaming.

Ce sont en studio que les émissions de TV, les publicités ou autres sujets audiovisuels sont enregistrés.

Vos locaux

Vous pouvez prévoir vos vœux d’entreprise dans vos locaux. Pour cela, vérifier en amont que les besoins techniques soient réunis.

Dans ces besoins, pensez donc à  :

• La taille de vos espaces : il est nécessaire d’avoir un espace de 60m2 pour le plateau ainsi que le matériel (caméra, lumière, décor, son, écran) et 20m2 pour la régie technique. 
• L’énergie : quelles sont vos installations électriques ? Le matériel pour un événement digital par exemple demande des ressources qui ne sont pas communes aux installations électriques dites “ménagère”.
• La connexion internet : vous devez bénéficier d’une connexion stable et en continu (minimum de 1.5 Mbp). 
• Parking : Vérifiez que vos invités disposent d’un espace de stationnement suffisant. Si ce n’est pas le cas, proposez-leur des alternatives à côté de vos locaux. 

• Vestiaire : Installez un espace où les participants pourront déposer manteaux et effets personnels. Prévoyez des portants et des cintres en quantité suffisante. 
• Office traiteur : Si vous prévoyez un cocktail ou un buffet, assurez-vous que vos locaux disposent d’un espace adapté pour le service traiteur (accès à l’eau, espaces pour réchauffer les plats, etc.).

Les défis à anticiper : 

• Gestion des nuisances : Veillez à limiter les nuisances sonores (musique, bruits de salle…) pour ne pas perturber le voisinage. Annoncez à l’avance qu’un événement aura lieu pour éviter toutes mauvaises surprises le jour J. 
• Aménagement temporaire : Des installations techniques ou décoratives peuvent nécessiter un réaménagement temporaire de vos espaces. Prévoyez un planning pour limiter l’impact sur vos échanges au quotidien. 
• Flux des invités : Si vous attendez un grand nombre de participants, la gestion des flux peut devenir un vrai défi. Prévoyez une signalétique avec un parcours pour rendre plus fluide le déplacement des invités à travers vos locaux. Indiquez les zones clés comme : l’espace d’accueil, les toilettes, les vestiaires ou encore les points de restauration.
• Conditions climatiques : Si votre événement se déroule en extérieur (terrasse, cour, etc.), la météo peut poser un problème. Prévoyez des solutions alternatives ou des abris pour éviter les désagréments liés à la pluie, au froid ou à une hausse de chaleur. 

Autres lieux 

Naturellement, vous pouvez choisir un autre lieu que vos locaux ou un studio. Cela dépend bien entendu de vos objectifs stratégiques. 

Changer de cadre pour vos vœux d’entreprises est une opportunité et vous permet de surprendre vos invités. C’est avant tout leur offrir une expérience unique qui répond à vos valeurs et renforce ainsi l’image de vote organisation.  

Voici les 5 étapes pour trouver un lieu événementiel qui vous ressemble : 

• Déterminez la typologie de votre événement : Réfléchissez au style et au message que vous souhaitez transmettre lors de vos vœux d’entreprise. 

• Basez-vous sur vos données logistiques : Évaluez le nombre d’invités prévus, la localisation géographique et les besoins techniques de l’événement. 

• Recherchez avec méthode : Faites appel à des plateformes dédiées aux lieux événementiels ou à des agences spécialisées pour trouver des options correspondant à vos critères. 

• Sélectionnez et comparez les lieux : Organisez des visites pour évaluer les options retenues.
• Choisissez votre partenaire idéal : Privilégiez un lieu qui offre des services complets et professionnels pour faciliter l’organisation de vos vœux d’entreprise.

📌 Les conseils à retenir : 

La qualité de votre événement dépendra de la qualité du matériel technique en place. Le confort du lieu pour les prestataires événementiels est primordial afin de réaliser des vœux d’entreprise sans accrocs.

Pensez à l’organisation au sein du lieu événementiel. Un événement fluide repose sur une gestion logistique efficace. Assurez-vous que le lieu dispose d’un accès pour les livraisons (parking, rampes, ascenseurs) et d’une signalétique claire pour guider vos invités. Veillez à ce qu’il y ait une bonne coordination avec les prestataires pour éviter les retards ou les imprévus.

Le traiteur joue un rôle central dans l’ambiance de vos vœux d’entreprise. Choisissez un traiteur capable de s’adapter à vos contraintes logistiques et au style de votre événement. 

Enfin, pour un format digital, les discours ou la captation vidéo repose sur un équipement technique performant. Testez le matériel avant l’événement et, si possible, engagez une équipe spécialisée pour superviser son utilisation.

N’hésitez pas à solliciter des prestataires spécialisés. Ils pourront vous aiguiller afin que votre événement se déroule dans les meilleures conditions possibles en apportant leurs connaissances et leur maîtrise technique. 

Avant de les contacter, réalisez un cahier des charges de votre événement. Selon la première ébauche de votre projet (objectifs, budget, format, lieu) vous pourrez interroger des spécialistes avec des intentions précises.

Selon le format que vous aurez choisi pour vos vœux d’entreprise, vous pouvez faire appel à des prestataires, tels que : 

• Une agence pour la gestion de A à Z
• Un(e) scripte
• Un(e) réalisatrice(eur)
• Un(e) topeuse(eur)
• Des ingénieurs son / lumière
• Des hôte(sse)s
• Un traiteur
• Un coach pour le discours de votre Président, Directeur Général
• Une direction artistique (graphiste, motion designer, digital designer) 
• ….

💡La liste est non exhaustive, mais elle représente une partie des métiers nécessaires pour l’organisation d’un événement digital.

Si vous optez pour un événement digital, votre Président ou Directeur Général sera seul (ou un groupe restreint de personnes) pendant son discours des vœux. Il s’adressera à une ou plusieurs caméras.

Le discours doit donc être rythmé et captivant. Voici ci-dessous quelques exemples pour une production de contenus associés au discours : 

• Créer une charte graphique spécifique à votre événement
• Produire un décor/habillage de votre live
• Présentation PPT (avec contenus vidéos / photos)
• Jingle d’introduction
• Jingle de chapitrage (changement de thématique)
• Tournage de contenus en amont du live (ITW, reportage, etc.)

L’objectif est d’offrir un univers visuel à la hauteur de votre entreprise et d’engager vos collaborateurs.

📌 Les conseils à retenir : 

La prise de parole devant des caméras n’est pas un exercice facile. Certaines personnes ne sont pas à l’aise. Vous pouvez prévoir des séances de coaching afin de rassurer votre Président ou Directeur Général et rendre le discours meilleur.

En amont

C’est une question qui revient souvent dans les esprits des organisateurs : « Comment mobiliser efficacement ses collaborateurs pour un événement digital ? ».

L’interrogation est légitime, car les événements internes des entreprises revêtent souvent une dimension stratégique. 

Afin d’engager vos collaborateurs, prévoyez et informez-les en avance : 

• Envoyer un Save the Date
• Lancer vos invitations 2 semaines au minimum avant vos vœux (plus tôt est le mieux).
• Créer de l’engagement en communiquant des informations pratiques et un programme clair 
• Anticiper les solutions d’échanges lors de l’événement (téléchargement d’une application ou inscription sur une plate-forme dédiée. Ex : Sparkup) 

Avec ces informations, vos collaborateurs sont prêts pour vos vœux d’entreprise. Ils connaissent le programme et savent qu’ils pourront interagir durant l’événement.

Pendant l’événement 

Mettez en place des outils qui permettront d’engager vos collaborateurs (en physique et /ou à distance) à travers : 

• Un chat texte ou vidéo : impliquez vos participants sur des sujets qui les concernent
• Un brainstorming : amplifiez et organisez facilement les idées de chacun
• Des votes et des sondages : obtenez du feed-back en instantané 
• Des quizz et des gamifications : rendez l’apprentissage ludique avec des quizz énergisants pour faciliter la mémorisation des savoirs.
• Un moment pour les Q&A : créez un espace de questions et maitrisez-les

Piloter un événement demande une bonne organisation, communication et gestion des imprévus. C’est en ayant une planification rigoureuse que l’on peut anticiper les besoins et les attentes des participants.

Par ce biais, il est nécessaire de mettre en place des outils de gestion de projet pour assurer un suivi des échéances et des tâches à venir.

Vous trouverez ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier toutes vos tâches dans le temps et donc d’avoir une vision claire de votre projet. Grâce à ces méthodes, vous avancez sereinement dans vos missions, tout en anticipant certaines tâches pour atteindre vos objectifs. 

Voici deux outils indispensables au pilotage de votre événement : 

• Le rétroplanning : planification des tâches dans le temps. Les rétroplannings sont généralement réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets
• Trello : c’est un outil en ligne qui s’apparente à un rétroplanning collaboratif. Cet outil est plus participatif et plus lisible que le rétroplanning classique. En revanche, il est plus long à mettre en place.

Si vous travaillez en équipe sur l’organisation de vos vœux d’entreprise, des outils d’échanges performants sont disponibles. Par exemple, vous souhaitez intégrer l’assistant(e) du Président ou votre chargé(e) de communication sur l’organisation de votre événement. Les plateformes recommandées : 

• Slack : c’est une plateforme de travail qui permet de traiter chaque sujet d’un projet. Il permet aussi d’intégrer des prestataires extérieurs pour faciliter l’organisation de votre événement.
• Monday : c’est une plateforme collaborative, ou un espace de travail, qui permet de communiquer entre collaborateurs et facilite l’organisation de vos projets 
• Notion :  cet outil permet aux utilisateurs de prendre des notes, d’organiser des informations, de gérer des projets et de collaborer efficacement, tout en étant entièrement personnalisable selon les besoins individuels ou d’équipe.

L’avantage de ces plateformes collaboratives est que vous pouvez organiser votre projet avec vos collaborateurs/prestataires.

Selon la contenance du discours de votre Président, vous aurez besoin d’un document regroupant toutes les informations. Si cette prise de parole est accompagnée par exemple d’une présentation PPT, de vidéos, de graphiques, de jingles, alors nous conseillons de créer un document appelé “conducteur technique”.

Le conducteur technique est une feuille de route  lors d’une prise de parole, détaillée minute par minute. Il permet d’orchestrer et d’adapter la prise de parole aux impératifs du direct. Grâce à ce document, chacun connaît les responsabilités qui lui incombent mais aussi de vérifier si tous les supports et tous les équipements prévus sont disponibles.

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de conducteur pour vos événements !

Vous souhaitez une version de ce conducteur pour vos vœux d’entreprise ?

Quelques jours avant vos vœux d’entreprise, vous allez réunir toutes les informations relatives à votre événement afin de synthétiser le projet.

Généralement, cette synthèse se traduit sur un support PPT ou fichier texte. Elle est distribuée aux membres de vos équipes afin qu’ils aient tous le même niveau d’information. Une fois sur le terrain, vous aurez aussi réparti les tâches de chacun.

Ce document contient le plus souvent : 

• Le déroulé de l’événement (programme heure par heure)
• L’édition validée (décor/invitations/visuels/vidéos)
• Le détail du menu traiteur (si une prestation traiteur est prévue)
• Le conducteur technique
• Les animations prévues (ex : dynamisation du discours)
• La logistique générale (hôtes(ses), sécurité, signalétique)
• Dossier technique (plans et principes des installations techniques et décor)
• Planning de montage / démontage

Bien entendu, vous pouvez ajouter ou retirer des parties selon la dimension de votre projet.

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de présentation pour vos événements !

Vous souhaitez une version de cette présentation pour vos vœux d’entreprise ?

Qu’est-ce qu’un planning de “montage” ? 

Un dossier technique est un dossier qui recense toutes les informations liées aux installations techniques de votre événement. Par exemple, pour des vœux d’entreprises, on retrouve des plans techniques d’une scène et d’un fond de scène, le détail des matériaux, le matériel prévu (prompteur, micros, écrans, lumières)…

Qu’est-ce qu’un dossier technique ?

Un planning de montage est un document sous forme de programme. Il s’intègre au dossier technique. C’est le planning ultime avant le début de votre événement. Il prévoit toutes les interventions des prestataires et de vos équipes pour “monter” votre événement. 

📌 Les conseils à retenir : 

Pensez à indiquer les coordonnées des responsables de votre équipe ainsi que le contact de chaque prestataire sur ces documents. En attribuant un référent pour chaque tâche, votre montage sera fluide.

Après des semaines de préparation, ça y est, le grand jour est arrivé ! Avec les documents présentés dans la partie précédente, vous avez le fil de votre événement en tête.

Malgré cela, quelques bonnes pratiques sont à suivre. Il s’agit que vous évitiez tout stress additionnel et réduire les éventuels imprévus : 

• Prévoyez de charger vos batteries (téléphone, ordinateur, autres)
• Vérifiez que vous ayez tous les documents de projet à disposition
• Constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, stylos, marqueurs, lave-vitre, sacs-poubelle, etc.)
• Constituez une trousse de secours

Afin d’éviter tout problème technique, prévoyez des répétitions du discours de votre Président ou Directeur Général dans les conditions réelles. Ainsi, vous vous assurez que les installations techniques fonctionnent et que toutes les équipes sont prêtes. Cela peut également rassurer ceux qui prendront la parole.

Dans le même temps, testez votre plateforme ou outils d’interaction avec votre audience (chat, Q&A, quizz, etc.).

 📌 Les conseils à retenir : 

La gestion humaine lors d’un montage événementiel peut être parfois sous-estimée. Les journées peuvent être longues avec une tonne de choses à gérer.

N’hésitez pas à faire appel à des prestataires événementiels sur certains aspects. Par exemple, un régisseur pour suivre votre montage, exploitation (événement) et le démontage. Un modérateur pour gérer la plateforme collaborative ou un “topeur” (personne qui rédige le conducteur technique et guide les techniciens lors de la prise de parole).

C’est la fin. Les démontages sont terminés et les vœux de votre entreprise se sont parfaitement déroulés. Votre Président et vos collaborateurs sont ravis. Bravo ! On ressent souvent du soulagement, de la fierté, après des semaines de travail sur un projet événementiel. Mais, il reste quelques petites missions afin de clore votre projet. Il s’agit de la “post-production”. 

C’est le moment de faire le bilan et de prolonger votre événement.

Voici une to-do list des missions que vous pourrez suivre suite à vos vœux d’entreprise : 

• Remerciez vos collaborateurs pour leur participation.
• Remerciez vos partenaires et vos prestataires pour leur intervention.
• Formalisez le discours (bilan, objectifs, perspectives) pour le réutiliser dans l’année (mail récapitulatif, newsletter, intranet, présentation PPT, montage vidéo, information sur votre site web, vos réseaux sociaux, etc.).
• Rassemblez les messages participatifs de vos collaborateurs durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
• Mettez en place un replay vidéo ou un audio du discours.
• Partagez des photos en interne 
• Créez une vidéo avec vos collaborateurs pour votre carte de vœux 
• Jugez les KPI’s : le taux de satisfaction, le nombre d’interactions.

Ainsi, vous ferez résonner votre projet et vous pourrez prévoir la prochaine édition dans les meilleures conditions possibles.

Vous êtes maintenant prêt à organiser vos vœux d’entreprise. Un événement pour 100 % de maîtrise et 100 % de réussite !

Vous souhaitez plus d’information sur l’organisation des vœux d’entreprise ?