Comment organiser vos vœux d’entreprise ?

Comment organiser votre céréomonie des voeux d'enteprise

La cérémonie des vœux est un moment fort de la vie d’une entreprise. Cet événement, généralement organisé lors de la première quinzaine de janvier, rassemble l’ensemble des collaborateurs autour du président. Pour les PME et grandes entreprises, où les dirigeants sont souvent en déplacement, c’est l’occasion pour les collaborateurs de les côtoyer. Le président profite de cette occasion pour faire un discours.

C’est un rituel immuable qui permet à l’entreprise de faire passer les messages suivants :

  • le bilan de l’année passée
  • les objectifs pour cette nouvelle année
  • les perspectives pour l’avenir

Cette prise de parole apporte une vision claire sur l’entreprise, son actualité et ses objectifs. Elle rythme la vie de l’entreprise et donne un élan à l’ensemble des collaborateurs.

La cérémonie des vœux est aussi un bon moyen pour que les collaborateurs se rencontrent entre eux et tissent du lien. Les différentes directions et niveaux hiérarchiques sont mêlés autour d’un intérêt commun. Cette rencontre favorise l’engagement des équipes et incite aussi aux échanges : les objectifs peuvent-ils être atteints ? Par quels moyens ? Avec quelles nouvelles compétences ?

La cérémonie des vœux reflète donc la culture et la personnalité de l’entreprise. 

Ce moment est également l’occasion de célébrer les réussites de l’entreprise. De remercier et de prouver cette reconnaissance envers les collaborateurs. Le discours est alors accompagné d’un dîner ou un cocktail dînatoire, afin de sortir du cadre des bureaux et libérer les esprits des équipes.

En somme, c’est un événement de communication interne chaleureux, qui boost le moral des équipes à travers la personnalité et la culture de l’entreprise. 

Contexte : un nouveau format pour votre événement

Nous l’observons chaque jour : la crise sanitaire de la Covid-19 a eu un impact majeur et durable dans le secteur événementiel et la communication des entreprises. Les difficultés pour organiser des événements a entrainé une accélération sans précédent de la transformation numérique de ces derniers.

La question se pose alors rapidement, de savoir comment transformer vos événements dits « physiques ».  Les formats digitaux, hybrides ou distanciels s’imposent alors. Mais comment ?

Nous avons évoqué les raisons de digitaliser vos événements d’entreprise dans un article précédent. Dans cet article nous avions expliqué les différences entre un événement digital, hybride et physique. Nous ne revenons donc pas dessus dans cet article 😉

Quelle place va prendre vos vœux d’entreprise 2021 dans ce nouveau paysage événementiel ? Le digital apporte des réponses sur les possibilités organisationnelles de votre événement, et donc de maintenir votre communication interne.

Nous allons voir ci-dessous, comment organiser vos vœux d’entreprise. Ces recommandations s’adaptent pour les moyennes et grandes entreprises, avec généralement un grand nombre de collaborateurs (50 – 249 employés et 250 ou plus).

Étape 1 : comment préparer votre événement

1/ Fixer vos objectifs

Comme pour vos événements présentiels habituels, vous allez commencer par fixer vos objectifs : 

  • Pourquoi organiser votre événement ?
  • Quel est votre public (en présentiel et distanciel) ?
  • Quand se déroule votre événement ?
  • Quels KPI mettre en place ?

La réponse à ces premières questions vous amènera à définir votre axe stratégique et débuter la planification de votre événement.

2/ Définir un budget

Préparer le budget de votre événement vous permettra d’obtenir une bonne équation, réussite projet / moyens déployés (humain, matériel et financier).

En amont de vos vœux d’entreprise, il s’agira d’un budget prévisionnel, dont le but est de préparer et d’anticiper toutes les dépenses liées à votre événement.

Pour élaborer votre budget, nous vous conseillons d’utiliser un document Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra de mettre à jour votre budget en un clin d’œil. Mais aussi, il facilite les vérifications de vos dépenses par rapport au budget prévisionnel. C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Pour réaliser ce document, nous vous recommandons de créer des catégories : 

  • édition
  • lieu
  • techniques
  • transport 
  • etc.

et également de détailler chaque poste : 

  • quantité
  • coût unitaire (HT / TTC)
  • temps passé / jour
  • etc.
Exemple de budget pour l'événement de vos voeux d'enteprise

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour votre événement !

Vous souhaitez une version de ce budget pour vos vœux d’entreprise ?

Conseils : 

  • Demandez des devis auprès de prestataires vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestations afin d’étudier leurs prix et leurs services.
  • Si vous n’avez pas de devis, pensez à surestimer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. 
  • Mettez votre budget à jour aussi souvent que possible. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre tout au long de votre projet.

Grâce à votre budget, vous conduirez votre événement des vœux 2021 avec succès. De plus, vous pourrez utiliser votre document d’une année sur l’autre pour plus de maitrise et d’anticipation pour les prochaines éditions.

3/ Choisir votre concept et format

L’organisation de vos vœux se feront à distance. Il convient d’adapter les codes audiovisuels à votre événement afin de respecter les mesures sanitaires tout en maintenant votre communication interne.

Selon la taille de votre entreprise, vous réaliserez une captation vidéo du discours de votre président et une retransmission en duplex ou multiplex dans vos bureaux/locaux. Plus votre entreprise est grande, plus vous mettrez en place de flux vidéo pour que tous vos employés suivent et participent au discours. Pour cet événement en ligne, vous utiliserez ce qu’on appelle le live-streaming.

Chez HELPER, nous recommandons de mettre en place une e-plénière. Sur les bases d’une réunion plénière classique, nous mettons en place le matériel nécessaire pour un événement de qualité (concept, univers graphique, dynamisation).

Avec ce format, nous pouvons filmer et enregistrer le discours de votre Président ou Directeur Général, tout en incrustant des présentations PPT, images/photos ou vidéos. La diffusion du discours est alors rythmée et animée.

Généralement, ce format d’événement est organisé dans un studio. Si vos locaux sont suffisamment grands, vous pouvez organiser vos vœux d’entreprise en interne. Pour cela, vous devez vous assurer d’avoir de l’espace et les ressources techniques nécessaires. Faites appel à un professionnel pour vérifier ces conditions.

La keynote apple pour présenter l'iphone 12

Vous trouverez un exemple concret d’une e-plénière dans la dernière Keynote de Apple. La keynote est captée et diffusée depuis une salle de conférence et diffusée sur internet. Dans ce live, nous pouvons voir également des intégrations de vidéo telles que des présentations produits ou prise de parole de collaborateurs.

4/ Trouver votre lieu

Comme évoqué dans la partie précédente, votre événement peut prendre place dans plusieurs lieux.

 

Le studio

Ces espaces sont totalement adaptés pour les projets audiovisuels et événementiels.

Les studios sont généralement équipés de matériels sonores, de lumières et de vidéos. Nous trouvons aussi des régies techniques complètes qui permettent de gérer les contenus pour votre live-streaming.

Ce sont en studio que les émissions de TV, les publicités ou autres sujets audiovisuels sont enregistrés.

 

Vos locaux

Vous pouvez prévoir vos vœux d’entreprise dans vos locaux. Pour cela, vérifier en amont que les besoins techniques soient réunis.

Dans ces besoins, nous pouvons noter :

  • la taille de vos espaces : il est nécessaire d’avoir un espace de 60m2 pour le plateau ainsi que le matériel (caméra, lumière, décor, son, écran) et 20m2 pour la régie technique. 
  • l’énergie : quelles sont vos installations électriques ? Le matériel pour un événement digital demande des ressources qui ne sont pas communes aux installations électriques dîtes “ménagère”.
  • internet : vous devez bénéficier d’une connexion stable et en continu (minimum de 1.5 Mbp). 

 

Autres lieux 

Naturellement, vous pouvez choisir un autre lieu que vos locaux ou un studio. Ce choix est généralement fait quand nous voulons que la production audiovisuelle soit le reflet de l’image de l’entreprise, de la marque.

Pour valider un lieu, les critères de sélection (pour la partie purement technique), sont les mêmes que ceux évoqués ci-dessus.

 

Conseils : 

La qualité de votre événement dépendra de la qualité du matériel technique en place. Le confort du lieu pour les équipes techniques est primordiale afin de réaliser des vœux d’entreprise sans accrocs.

5/ Choisir vos partenaires

N’hésitez pas à solliciter des prestataires spécialisés. Les nouveaux formats d’événement nécessitent une connaissance et une maitrise technique. Ils pourront vous aiguiller afin que votre événement se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Avant de les contacter, réalisez un cahier des charges de votre événement. Selon la première ébauche de votre projet (objectifs, budget, format, lieu) vous pourrez interroger des spécialistes avec des intentions précises.

Chez HELPER, nous vous conseillons sur l’ensemble de votre projet, et comparons pour vous les prestations les plus avantageuses selon votre cahier des charges ou le brief de votre projet. 

 

Selon le format que vous aurez choisi pour vos vœux d’entreprise, vous pouvez faire appel à des prestataires, tels que : 

  • une agence pour la gestion de A à Z
  • un(e) scripte
  • un(e) réalisatrice(eur)
  • un(e) topeuse(eur)
  • des ingénieurs son / lumière
  • des hôte(sse)s
  • un  traiteur
  • un coach pour le discours de votre Président, Directeur Général
  • une direction artistique (graphiste, motion designer, digital designer) 
  • etc.

La liste est non-exhaustive, mais elle représente une partie des métiers nécessaires pour l’organisation d’un événement digital

6/ Définir votre contenu éditorial

Contrairement à un événement en présentiel, votre Président ou Directeur Général sera seul (ou un groupe restreint de personne) pendant son discours des vœux. Il s’adressera à une ou plusieurs caméras.

Sans public, il n’est pas possible de sentir l’atmosphère de la salle. Pourtant, rappelons que les vœux d’entreprise est un moment chaleureux, qui boost le moral des équipes à travers la personnalité et la culture de l’entreprise. 

Pour contre balancer cela, le discours doit être rythmé et captivant. Voici ci-dessous quelques exemples pour une production de contenus associés au discours : 

  • créer une charte graphique spécifique à votre événement
  • produire un décor/habillage de votre live
  • présentation PPT (avec contenus vidéos / photos)
  • jingle d’introduction
  • jingle de chapitrage (changement de thématique)
  • tournage de contenus en amont du live (ITW, reportage, etc.)

L’objectif est d’offrir un univers visuel à la hauteur de votre entreprise et d’engager vos collaborateurs.

 

Conseils :

La prise de parole devant des caméras n’est pas un exercice facile. Certaines personnes ne sont pas à l’aise. Vous pouvez prévoir des séances de coaching afin de rassurer votre Président ou Directeur Général et rendre le discours meilleur.

7/ Mobiliser les participants

En amont

C’est une question qui revient souvent dans les esprits des organisateurs : « Comment mobiliser efficacement ses collaborateurs pour un événement digital ? ».

L’interrogation est légitime, car les événements internes des entreprises revêtent souvent une dimension stratégique. 

Afin d’engager vos collaborateurs, prévoyez et informez-les en avance : 

  • Lancer vos invitations 2 semaines au minimum avant vos vœux (plus tôt est le mieux).
  • Créer de l’engagement en communiquant des informations pratiques et un programme clair 
  • Anticiper les solutions d’échanges lors de l’événement (téléchargement d’une application ou inscription sur une plate-forme dédiée. Ex : Sparkup

 

Avec ces informations, vos collaborateurs sont prêts pour vos vœux d’entreprises. Ils connaissent le programme et savent qu’ils pourront interagir durant l’événement.

 

Pendant l’événement 

Mettez en place des outils qui permettront d’engager vos collaborateurs (en physique et à distance) à travers : 

  • un chat texte ou vidéo : impliquez vos participants sur des sujets qui les concernent
  • un brainstorming  : amplifiez et organisez facilement les idées de chacun
  • des votes et des sondages : obtenez du feed-back en instantané 
  • des quizz et des gamifications : rendez l’apprentissage ludique avec des quizz énergisants pour faciliter la mémorisation des savoirs.
  • un moment pour les Q&A : créez un espace de questions et maitrisez-les

Étape 2 : piloter votre événement

1/ Mettre en place des documents de gestion de projet

Nous vous présentons ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier toutes vos tâches dans le temps et donc d’avoir une vision claire de votre projet.

Grâce à ces méthodes, vous avancerez sereinement dans vos missions, tout en anticipant certaines tâches pour atteindre vos objectifs

Voici deux outils indispensables au pilotage de votre événement : 

  • le rétroplanning : planification des tâches dans le temps. Les rétroplannings sont généralement réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets
  • Trello : c’est un outil en ligne qui s’apparent à un rétroplanning collaboratif. Cet outil est plus participatif et plus lisible que le rétroplanning classique. En revanche il est plus long à mettre en place.

 

Si vous travaillez en équipe sur l’organisation de vos vœux d’entreprise, des outils d’échanges performants sont disponibles. Par exemple, vous souhaitez intégrer l’assistant(e) du Président ou votre chargé(e) de communication sur l’organisation de votre événement. Nous recommandons : 

  • Slack : c’est une plateforme de travail qui permet de traiter chaque sujet d’un projet. Il permet aussi d’intégrer des prestataires extérieurs (ex : Victorien de l’agence HELPER) pour faciliter l’organisation de votre événement.
  • Monday : c’est une plateforme collaborative, ou un espace de travail, qui permet de communiquer entre collaborateurs et facilite l’organisation de vos projets 

L’avantage de ces plateformes collaboratives est que vous pouvez organiser votre projet avec vos collaborateurs/prestataires à distance.

2/ Préparer l’intervention de votre Président

Selon la contenance du discours de votre Président, vous aurez besoin d’un document regroupant toutes les informations. Si cette prise de parole est accompagnée par exemple d’une présentation PPT, de vidéos, de graphiques, de jingles, alors nous conseillons de créer un document appelé “conducteur technique”.

Le conducteur technique est une feuille de route  lors d’une prise de parole, détaillée minute par minute. Il permet d’orchestrer et d’adapter la prise de parole aux impératifs du direct. Grâce à ce document, chacun connait les responsabilités qui lui incombent mais aussi de vérifier si tous les supports et tous les équipements prévus sont disponibles.

Un conducteur technique événemnetiel pour gérer vos prises de parole

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de conducteur pour vos événements !

Vous souhaitez une version de ce conducteur pour vos vœux d’entreprise ?

3/ Gérer la mise en place de votre événement

Quelques jours avant votre événement, vous allez réunir toutes les informations relatives à votre événement afin de synthétiser le projet.

Généralement, cette synthèse se traduit sur un support PPT ou fichier texte. Elle est distribuée aux membres de vos équipes afin qu’ils aient tous le même niveau d’information. Une fois sur le terrain, vous aurez aussi réparti les tâches de chacun.

Ce document contient le plus souvent : 

  • le déroulé de l’événement (programme heure par heure)
  • l’édition validée (décor/invitations/visuels/vidéos)
  • le détail du menu traiteur (si une prestation traiteur est prévue)
  • le conducteur technique
  • les animations prévues (ex : dynamisation du discours)
  • la logistique générale (hôtes(ses), sécurité, signalétique)
  • dossier technique (plans et principes des installations technique et décor)
  • planning de montage / démontage

Bien entendu, vous pouvez ajouter ou retirer des parties selon la dimension de votre projet.

Présentation pour gérer l'organisation de votre événement

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de présentation pour vos événements !

Vous souhaitez une version de cette présentation pour vos vœux d’entreprise ?

Qu’est-ce qu’un planning de “montage” ? Qu’est-ce qu’un dossier technique ?

Un dossier technique est un dossier qui recense toutes les informations liées aux installations techniques de votre événement. Par exemple, pour des vœux d’entreprises, on retrouve des plans techniques d’une scène et d’un fond de scène, le détail des matériaux, le matériel prévu (prompteur, micros, écrans, lumières)…

Un planning de montage est un document sous forme de programme. Il s’intègre au dossier technique. C’est le planning ultime avant le début de votre événement. Il prévoit toutes les interventions des prestataires et de vos équipes pour “monter” votre événement. 

 

Conseils :

Pensez à indiquer les coordonnées des responsables de votre équipe ainsi que le contact de chaque prestataire sur ces documents. En attribuant un référant pour chaque tâche, votre montage sera fluide.

4/ Assurer le jour J

Après des semaines de préparation, ça y est, le grand jour est arrivé ! Avec les documents présentés dans la partie précédente, vous avez le fil de votre événement en tête.

Malgré cela, quelques bonnes pratiques sont à suivre. Il s’agit de vous évitez tout stress additionnel et réduire les éventuels imprévus

  • prévoyez de charger vos batteries (téléphone, ordinateur, autres)
  • vérifiez que vous ayez tous les documents de projet à disposition
  • constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, des stylos, des marqueurs, du lave-vitre, des sacs-poubelles, etc.)
  • constituez une trousse de secours

 

Afin d’éviter tout problème technique, prévoyez des répétitions du discours de votre Président ou Directeur Général dans les conditions réelles. Ainsi, vous vous assurez que les installations techniques fonctionnent et que toutes les équipes sont prêtes. Cela peut également rassurer ceux qui prendront la parole.

Dans le même temps, testez votre plateforme ou outils d’interaction avec votre audience (chat, Q&A, quizz, etc.).

 

Conseils :

La gestion humaine lors d’un montage événementiel peut être parfois sous estimé. Les journées peuvent être longues avec une tonne de choses à gérer.

N’hésitez pas à faire appel à des prestataires événementiels sur certains aspects. Par exemple, un régisseur pour suivre votre montage, exploitation (événement) et le démontage. Un modérateur pour gérer la plateforme collaborative ou un “topeur” (personne qui rédige le conducteur technique et guide les techniciens lors de la prise de parole).

Étape 3 : maitriser la post-production

C’est la fin. Les démontages sont terminés et les vœux de votre entreprise se sont parfaitement déroulés. Votre Président et vos collaborateurs sont ravis. Bravo ! On ressent souvent du soulagement, de la fierté, après des semaines de travail sur un projet événementiel. Mais, il reste quelques petites missions afin de clore votre projet. Il s’agit de la “post-production”. 

C’est le moment de faire le bilan et de prolonger votre événement digital. 

 

Voici une to-do list des missions que vous pourrez suivre suite à vos vœux d’entreprise : 

  • remerciez vos collaborateurs pour leur participation.
  • remerciez vos partenaires et vos prestataires pour leur intervention.
  • formalisez le discours (bilan, objectifs, perspectives) pour le réutiliser dans l’année (mail récapitulatif, newsletter, intranet, présentation PPT, montage vidéo, information sur votre site web, vos réseaux sociaux, etc.).
  • rassemblez les messages participatifs de vos collaborateurs durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
  • mettez en place un replay vidéo ou un audio du discours.
  • partagez des photos en interne 
  • créez une vidéo avec vos collaborateurs pour votre carte de vœux 
  • jugez les KPI’s : le taux de satisfaction, le nombre d’interactions.

 

Ainsi, vous ferez résonner votre projet et vous pourrez prévoir la prochaine édition dans les meilleures conditions possibles.

Vous êtes maintenant prêt à organiser vos vœux d’entreprises. Un événement digital pour 100% de maitrise et 100% de réussite !

Vous souhaitez plus d’information sur l’organisation des vœux d’entreprise ?