Toute personne ayant l’expérience de l’organisation ou de l’accueil d’un événement doit comprendre que la planification d’un événement peut être à la fois difficile et passionnante.
Même la planification d’un événement apparemment simple, comme une petite réunion, peut s’avérer très difficile en raison de la diversité et de la dynamique des éléments mobiles. Il est évident que la planification événementielle de grande envergure, comme un séminaire ou une convention d’entreprise de plusieurs jours, sera encore plus difficile.
Ceci étant dit, que vous planifiez une petite réunion, un lancement de produit relativement simple ou une grande exposition de plusieurs jours, le défi le plus important de l’organisation de tout événement est sans doute de s’assurer qu’il ne dépasse pas le budget.
L’établissement d’un budget clair pour un événement est une étape cruciale de tout processus de planification d’événement, et devrait être fait le plus tôt possible dans le cycle de vie de l’événement, et pourtant, la création d’un budget pour un événement peut être plus facile à dire qu’à faire.
On vous a demandé de créer votre tout premier budget événementiel et vous ne savez pas par où commencer ?
Où êtes-vous un organisateur d’événements expérimenté à la recherche de meilleurs moyens de créer un budget précis et complet pour un événement ?
Vous êtes au bon endroit !
Dans ce guide, nous allons partager tout ce que vous devez savoir sur la création d’un budget pour un événement, et à la fin, vous aurez appris :
- Qu’est-ce qu’un budget d’événementiel et pourquoi est-il important,
- Les éléments cruciaux d’un budget événementiel pour différents types d’événements,
- Un guide étape par étape pour créer un budget précis et complet pour votre événement,
- Des conseils sur la manière de respecter le budget et d’économiser davantage d’argent.
Et bien d’autres choses encore !
Sans plus attendre, commençons ce guide en abordant le concept même de budget événementiel.
Qu’est-ce qu’un budget événementiel ?
Un budget événementiel, pour simplifier, est l’estimation des dépenses d’un événement depuis le processus de planification jusqu’à l’exécution de l’événement et les activités post-événement.
L’un des aspects essentiels de la création d’un budget événementiel est donc d’identifier toutes les sources probables de dépenses et de revenus de l’événement, puis d’en estimer les coûts. Toutes les dépenses potentielles doivent être listées, estimées et suivies, et toutes les sources de revenus possibles doivent également être identifiées pour justifier le montant que nous pouvons dépenser afin de garantir la rentabilité de l’événement.
Il est important de comprendre, cependant, que la création d’un budget événementiel n’est pas seulement une question de supposition et d’estimation, mais qu’elle doit plutôt être basée sur les meilleures pratiques et connaissances éprouvées.
Bien que nous puissions utiliser différentes approches pour créer un budget événementiel (avec plusieurs modèles en ligne disponibles, même gratuitement), tout budget d’événement efficace doit inclure les éléments suivants :
- Les postes (à la fois les dépenses et les recettes).
- Les dépenses ou recettes prévues pour chaque poste
- Les dépenses ou recettes réelles (à remplir lorsque vous aurez signé les contrats avec les prestataires)
- Les écarts entre l’estimation et les coûts/recettes réels
- Détails sur chaque poste et différences entre les coûts/recettes réels et l’estimation.
Comme nous pouvons le constater, un budget d’événement complet et bien géré peut être difficile et long à établir, mais à long terme, il vous aidera non seulement à établir une feuille de route pour la planification d’un événement réussi, mais vous permettra également d’économiser du temps, des ressources, et surtout tous les tracas et maux de tête que vous auriez pu rencontrer en organisant un événement sans budget établi au préalable.
Pourquoi le budget d’un événement est-il important ?
Quelle que soit la typologie d’événement que vous organisez et quelle que soit sa taille, un budget clair, précis et complet est très important.
Sans un budget fonctionnel, vous ne serez pas en mesure de gérer efficacement les dépenses de votre événement. Vous risquez donc de dépenser plus que nécessaire (ou que possible), ce qui nuira à la rentabilité de votre événement.
La création d’un budget d’événement solide et son respect vous procureront les avantages suivants (et plus encore) lors de la planification et de l’organisation de votre événement :
- Réduire les dépenses inutiles
- Éliminer les inefficacités et les redondances dans le processus de planification de l’événement (par exemple, vous n’avez pas besoin de visiter un lieu potentiel qui est au-dessus de votre budget).
- Connaître vos sources de revenus afin de les maximiser
- Améliorer vos processus globaux de planification et de gestion d’événements
- Fournir un point de données aux parties prenantes et aux sponsors de l’événement afin que vous puissiez prouver la valeur et la performance de l’événement
- Vous permettre de calculer plus facilement le retour sur investissement de l’événement
- Maintenir la cohérence lors de la planification d’autres événements à l’avenir
En bref, la budgétisation fournit aux organisateurs une feuille de route claire afin qu’ils puissent travailler dans le cadre de paramètres précis. Il est très peu probable que vous disposiez d’un budget illimité pour organiser un événement. Savoir combien vous pouvez réellement dépenser pour l’événement peut ainsi vous aider à planifier et à suivre vos différentes dépenses afin de maximiser les différents éléments de votre événement en conséquence.
Guide étape par étape pour la création d’un budget d’événement
Dans cette section, nous vous montrerons comment créer facilement, mais efficacement un budget pour un événement, en suivant un guide étape par étape, depuis le début du processus de planification de votre événement jusqu’à la fin de celui-ci.
Étape 1 : Identifier les besoins de votre événement
Pour être sûr de pouvoir créer un budget précis et complet, vous devrez d’abord jeter les bases de l’événement. En général, prenez vos décisions sur le plus grand nombre d’éléments de l’événement que vous pouvez décider sans budget, y compris, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :
- Le type d’événement
- le but et les objectifs de l’événement (soyez aussi clair et précis que possible)
- le nombre de participants visé
- les orateurs/les invités que vous souhaitez inviter
- les recettes visées
- les sponsors potentiels à rechercher.
- et ainsi de suite…
Sur la base de ces informations, estimez combien d’argent vous pouvez dépenser pour cet événement (après avoir pris en compte les financements extérieurs et les sponsors potentiels). Ce chiffre ne doit pas nécessairement être gravé dans le marbre, mais il constituera une base importante pour l’élaboration du budget de votre événement. Il est préférable de concevoir le budget de l’événement en fonction du montant dont vous êtes sûr de disposer, et non l’inverse (en décidant d’abord d’un chiffre et en cherchant des financements que vous ne pourrez peut-être pas obtenir).
Si vous pouvez obtenir des fonds supplémentaires (c’est-à-dire plus de sponsors) en cours de route, vous pouvez toujours « améliorer » l’événement à mi-chemin.
Par exemple, vous pouvez décider d’organiser un séminaire avec un budget disponible de 50 000 euros. C’est un bon point de départ, et nous allons peaufiner le budget de cet événement dans les étapes suivantes.
Étudier le marché actuel
Pour être en mesure d’organiser un événement réussi, il est important de vérifier ce que vos concurrents font avec leurs événements.
Recherchez d’autres événements similaires au vôtre et rassemblez autant d’informations que possible sur la manière dont ils abordent leur budget. Par exemple, recherchez les tarifs de décoration en vigueur dans votre région. Si, par exemple, vous avez découvert que le tarif en vigueur est supérieur à ce que vous prévoyez de dépenser (ou à ce que vous avez dépensé lors d’un événement précédent), c’est un bon signe que vous devriez réduire votre budget de décoration.
Bien qu’il soit impossible de connaître le coût standard de chaque élément, vous devez essayer de faire de votre mieux pour que votre événement reste rentable.
Évaluez vos événements passés
Si vous avez organisé d’autres événements dans le passé (même s’il ne s’agit que d’un seul événement), vous pouvez utiliser les données antérieures pour mieux estimer le budget de votre événement. Évaluez les décisions que vous avez prises pour les événements précédents et identifiez les domaines dans lesquels vous avez dépensé trop ou pas assez. Par exemple, si vous pensez avoir trop dépensé en décoration, vous pouvez réduire le budget alloué pour cet événement ou négocier avec d’autres fournisseurs.
Étape 2 : Dressez la liste de vos principaux éléments
Sur la base des informations que vous avez recueillies à l’étape précédente, vous allez commencer à dresser la liste des éléments que vous allez inclure dans le budget de votre événement. Si vous le pouvez, vous devez lister tous les éléments, mais vous pouvez au moins commencer par lister les éléments indispensables et prioritaires.
Bien que ces éléments indispensables puissent varier en fonction du type d’événement et d’autres facteurs, la plupart des événements incluent ces éléments en priorité :
- Location du lieu (y compris les coûts supplémentaires tels que l’assurance requise, etc.)
- Équipement audiovisuel (sonorisation, micros, etc.)
- Personnel, y compris l’hébergement des bénévoles
- Traiteur
- Signalisation, image de marque, matériel de marketing
- Scène, décoration
- Marketing et promotion de l’événement
- Technologie événementielle (logiciel d’inscription, solution de gestion d’événements, plateforme d’événements virtuels, etc. )
- Location de matériel et de mobilier
- Vous pouvez également commencer à estimer les coûts de chacun de ces éléments et à partager ce budget de haut niveau avec les parties prenantes internes (et les parties prenantes externes concernées). Il est important d’obtenir l’adhésion des parties prenantes importantes au budget global le plus tôt possible afin d’éviter les surprises potentielles à l’avenir.
Étape 3 : Estimer vos dépenses
Une fois que vous avez rédigé un budget de haut niveau pour vos postes indispensables et que vous avez obtenu l’approbation du budget global, l’étape suivante consiste à développer ce budget et à commencer à estimer (ou si possible, à finaliser vos dépenses pour ces postes).
Voici ce que vous devez faire à cette étape :
Obtenir des devis et négocier avec les prestataires potentiels
Recherchez des prestataires potentiels pour les postes indispensables et créez une liste restreinte de 2 ou 3 prestataires potentiels pour chaque poste afin de vous assurer que vous pouvez tirer le meilleur parti de votre temps en évaluant et en négociant uniquement avec les vendeurs les plus performants.
Sur la base de cette liste, vous devriez être en mesure d’avoir une estimation plus claire des dépenses de chaque élément, ou même de bloquer les prestataires si possible.
Élargir votre budget
Il s’agit maintenant d’élargir le budget pour inclure les éléments de niveau moyen et bas. Le processus réel peut varier en fonction du type d’événement et des éléments que vous incluez dans votre budget, mais voici un exemple :
- Total des coûts de location du lieu de l’événement. Finalisez toutes les dépenses prévues liées à la location du lieu : ménage, sécurité, assurance, etc.
- Frais de restauration. Certains lieux peuvent exiger que vous utilisiez leur service de restauration et peuvent également exiger des dépenses minimales. Si vous êtes autorisé et que vous prévoyez d’amener votre propre traiteur/chef, n’oubliez pas que vous devrez prendre en compte les droits de bouchons et autres suppléments (qui peuvent s’ajouter jusqu’à 30 % au coût initial).
- Dépenses de décoration. Dressez la liste de tous les coûts liés à la décoration.
- Transport et logistique. Navettes, transferts de l’événement et autres dépenses liées au transport. Vous devrez peut-être aussi prendre en compte le carburant, l’assurance et les frais de péage.
- Coût de l’équipement technique audiovisuel.
- Intervenants/conférenciers/journalistes. N’oubliez pas d’inclure les frais de déplacement et d’hébergement.
- Matériel de marketing. Y compris les coûts d’impression/production de la signalétique, les coûts des goodies, etc.
- Coûts des activités/animations. Tous les coûts liés aux activités de l’événement qui n’entrent pas dans l’une des catégories ci-dessus doivent être indiqués ici.
- Fonds de prévoyance. Aucun événement ne se déroule à 100 % comme prévu, il est donc important d’allouer au moins 15 à 20 % du budget global de l’événement à un fonds de prévoyance.
Continuez à sélectionner les fournisseurs
Tout en continuant à créer une liste plus détaillée de vos postes budgétaires, continuez à contacter les fournisseurs pour obtenir des devis et négocier les prix si besoin. Vous aurez ainsi plus de temps pour réduire votre liste de prestataires potentiels au fur et à mesure que vous établissez votre budget, plutôt que de devoir faire toutes les démarches auprès des fournisseurs en même temps.
Faites de votre mieux pour identifier et retenir les prestataires idéaux pour chaque poste de votre budget. N’oubliez pas d’évaluer soigneusement les contrats et les accords (CVG) pour éviter les surprises.
À la fin de cette étape, vous devriez avoir obtenu une liste finalisée de vos postes prévus, et nous pouvons passer à l’étape suivante.
Étape 3 : Finalisation de votre budget
Au cours des étapes précédentes, vous avez pris toutes les décisions importantes, félicitations ! Les étapes les plus longues et difficiles sont passées. À ce stade, vous avez peut-être aussi signé au moins quelques-uns des contrats avec vos prestataires.
Cette étape consiste à finaliser votre budget et à vous assurer que votre événement ne dépasse pas le budget prévu.
Mise à jour des dépenses réelles
Au fur et à mesure que vous trouvez des fournisseurs et signez vos accords/contrats, vous devez enregistrer vos dépenses réelles dans votre feuille de calcul du budget de l’événement (ou si vous utilisez un programme de gestion d’événements pour suivre votre budget).
Évaluez vos dépenses réelles par rapport aux dépenses prévues. Il n’y a pas de problème si vous avez des différences ici et là, mais l’important est de garder une trace et de tout enregistrer. Nous évaluerons les écarts de coûts après l’événement.
Gardez une trace de votre fonds de prévoyance
Dans l’étape précédente, nous avons souligné l’importance d’allouer au moins 15 % et jusqu’à 20 % du budget de votre événement à un fonds de prévoyance. Nous pouvons utiliser ce fonds de réserve, par exemple, dans les situations où nous devons dépenser plus que ce qui a été estimé pour certains éléments, et aussi pour les urgences.
Le but de ce fonds de prévoyance est de vous permettre de rester dans les clous et de ne pas dépasser le budget. Il est toutefois important de suivre l’utilisation de votre fonds de réserve et de ne pas en utiliser une trop grande partie.
Étape 4 : Organiser l’événement et s’assurer qu’il respecte le budget.
Félicitations ! À cette étape, vous devriez avoir terminé non seulement le budget initial de l’événement, mais aussi la préparation globale de votre événement, et il est enfin temps de passer au Jour J.
En ce qui concerne le budget de l’événement, ce qui est important pendant l’exécution de l’événement, c’est de suivre et d‘enregistrer toutes les dépenses supplémentaires effectuées pendant cette période en raison d’urgences et d’autres problèmes. Encore une fois, c’est là qu’intervient l’importance de disposer d’un fonds de prévoyance.
Étape 5 : Évaluation du budget après l’événement
Vous avez organisé votre événement avec succès, et là encore, félicitations !
Si vous avez enregistré correctement toutes les dépenses et tous les revenus, cette dernière étape (mais non la moindre) devrait être un jeu d’enfant pour vous.
Les principaux objectifs de cette étape sont les suivants :
- S’assurer que chaque dépense et chaque revenu sont indiqués dans votre budget final.
- Évaluer le budget et s’assurer que vous avez réglé toutes vos obligations financières (paiement des fournisseurs).
- Finaliser toutes les dépenses et s’assurer que tous les paiements sont effectués, mettre à jour votre budget en conséquence.
Calculez le total des dépenses
Une fois que vous avez finalisé tous les paiements et enregistré toutes les dépenses/recettes, calculez la dépense totale de votre événement. Si vous utilisez une solution de gestion d’événements, cela devrait être un jeu d’enfant, mais même si vous utilisez une feuille de calcul type Excel, tant que vous avez tout enregistré, cette étape devrait être assez simple.
Vous devrez peut-être partager le chiffre final avec vos parties prenantes (et vos sponsors) lors de l’évaluation post-événement. Ce chiffre sera également utile lors de la planification d’événements futurs, que ce soit pour créer un autre budget événementiel ou pour obtenir des parrainages.
Analysez votre budget
Une fois que vous avez tout finalisé, analysez votre budget et surtout les différences entre les dépenses réelles et votre estimation :
- Économies
Oui, il peut y avoir des domaines où vous avez dépensé moins que prévu, par exemple lorsque vous avez réussi à négocier un bon accord avec un fournisseur. Les économies sont généralement une bonne chose, mais assurez-vous que vous ne sacrifiez pas la qualité globale de votre événement et l’expérience des invités.
Identifiez les principales économies (le cas échéant). Vous pourrez souligner ces économies lorsque vous présenterez l’évaluation de l’événement aux parties prenantes et aux sponsors, et cela pourra également vous aider à planifier plus efficacement vos futurs événements.
- Surplus
Il se peut également que vous ayez dépassé le budget estimé dans certains domaines. Identifiez et évaluez la raison : avez-vous simplement sous-estimé le coût de l’article ? Un fournisseur devient soudainement indisponible et vous devez vous contenter de la meilleure option suivante ? Des dépenses surprises que vous n’avez pas estimées ?
Identifier la raison de ces dépassements vous donnera des indications précieuses sur l’efficacité avec laquelle vous avez établi le budget de votre événement, et vous aidera à faire des ajustements lors de la planification d’un autre budget pour de futurs événements.
Bonus : Conseils pour créer un budget efficace
Le plus tôt sera le mieux
Commencez à établir votre budget le plus tôt possible. Si vous avez déjà dépensé trop d’argent pour un article avant d’avoir créé un budget, le budget de l’événement sera essentiellement inutile, quelle que soit la qualité de votre budget ultérieur.
En estimant votre budget dès le début, même s’il ne s’agit que d’un budget de haut niveau, vous aurez plus de choix de fournisseurs, ce qui vous permettra d’obtenir des devis plus compétitifs. En fin de compte, cela peut se traduire par une économie d’argent et de temps.
Définissez l’objectif et les priorités de votre événement
Que voulez-vous que vos invités ressentent lorsqu’ils assistent à votre événement ? Voulez-vous qu’ils se souviennent de la qualité des installations ? Voulez-vous qu’ils se souviennent de votre scène ultramoderne ? Déterminez l’objectif de votre événement et, sur cette base, répartissez vos fonds en fonction de vos priorités.
Le coût d’un élément peut affecter le coût d’un autre élément.
Par exemple, le coût de location d’un lieu peut être moins cher qu’un autre, mais vous aurez peut-être besoin de plus de frais de décoration si vous décidez d’opter pour le premier lieu. De même, plus le lieu est grand, plus vous aurez besoin de personnel. Évaluez ces facteurs avec soin lorsque vous planifiez votre budget.
Plus il y a de détails, mieux c’est
La précision et l’exhaustivité sont les clés d’une budgétisation réussie d’un événement. N’ignorez aucune dépense ou source de revenus, aussi minime soit-elle. Même les plus petits détails peuvent littéralement faire la différence entre dépasser le budget ou non.
La précision est essentielle
En d’autres termes, ne sous-évaluez pas un article juste pour que votre budget semble meilleur aux yeux des parties prenantes. Si vous ne faites pas attention, vous risquez de perdre encore plus d’argent (et de temps) lors de la planification et de l’organisation de l’événement.
Soyez très prudent dans le choix de votre lieu de réception
Pour un événement en personne, la location du lieu est souvent la plus grosse dépense du budget de l’événement, alors, assurez-vous de bien peser vos options avant de vous engager. N’hésitez pas non plus à demander au responsable du lieu s’il y a des coûts supplémentaires, par exemple si vous devez payer une assurance supplémentaire ou si vous devez utiliser le service de restauration du lieu. C’est également pour cette raison qu’il est important de rechercher les options de lieu de réception le plus tôt possible.
N’ayez pas peur de dépenser
Non, vous ne devez pas toujours essayer de trouver l’option la moins chère pour chaque article possible. Si vous disposez d’un budget suffisant et que certains articles vous aideront à organiser un meilleur événement, alors allez-y, à condition de pouvoir justifier cet investissement. N’oubliez pas que l’objectif final est d’organiser un événement réussi. Oui, vous pouvez être récompensé pour avoir montré à vos partenaires que vous pouvez respecter votre budget, mais cela ne signifie pas que vous devez vous contenter d’un événement médiocre.
Obtenez l’adhésion des parties prenantes le plus tôt possible
Une fois le budget établi, veillez à le partager avec vos équipes internes et toutes les parties concernées par l’événement. Il faut que toute l’équipe soit sur la même longueur d’onde dès que possible et les autres parties prenantes peuvent avoir une idée différente de ce que vous devriez dépenser. Assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde avant de poursuivre, ce qui sera crucial pour garantir le succès de votre événement.
Conclusion
Si la création d’un budget d’événement peut effectivement être stressante si vous ne savez pas par où commencer. Ce n’est en fait pas si difficile une fois que vous avez pris le coup de main. La création d’un budget complet et précis peut vous aider à réduire votre stress et à vous assurer que votre argent durement gagné est utilisé aussi efficacement que possible.
Il est très important d’établir votre budget le plus tôt possible, ce qui vous donnera plus de temps et d’options pour négocier la meilleure offre possible avec vos prestataires, et vous aidera à respecter votre budget tout au long du processus de planification de l’événement.
