12 étapes pour organiser votre événement sans budget

Comment organiser votre événement sans budget

 

Vous pensez peut-être qu’il est impossible d’organiser un événement sans budget ou avec des ressources limitées. 

Mais, avec quelques astuces, c’est tout à fait possible. 

Vous aurez besoin de patience et de détermination pour démarrer l’organisation de votre événement, mais vous n’aurez certainement pas besoin de mobiliser beaucoup d’investissements

Coordonnez minutieusement votre projet, respectez les délais que vous vous êtes fixés et soyez persévérant.

 

 

Idée et concept

Une fois que vous avez trouvé une idée d’événement, n’oubliez pas d’être flexible dans votre démarche.

N’hésitez pas à organiser des brainstormings avec vos équipes ou des amis afin de conforter votre idée.

Laissez-vous une marge de manœuvre pour modifier et développer votre idée. Une fois l’idée finalisée, passez à l’élaboration du concept de l’événement. 

Le concept vous donnera un avantage concurrentiel supplémentaire ; c’est ce qui permettra à votre événement de se démarquer des autres. Le concept de l’événement peut inclure des éléments tels que la conception graphique ou éditoriale, la collaboration et les partenariats avec des entreprises, des freelances, des associations, des lieux, etc. 

 

De nos jours, la plupart des organisateurs d’événements aspirent à organiser des événements respectueux de l’environnement et donc écoresponsable, ce qui inclut le recyclage, une alimentation locale, des transports doux, la publicité en ligne, etc. 

Pour plus d’idées sur les concepts écologiques, lisez comment organiser un événement zéro déchet

 

N’oubliez pas que vous ne vous contentez pas d’organiser un événement, mais que vous créez une expérience pour votre public

Vous devez engager votre public dans votre concept. Ce qui nous amène au deuxième point.

 

 

Déterminez votre public

La détermination du public de votre événement ne doit jamais être sous-estimée. 

Votre public est la clé pour trouver les bons sponsors et partenaires. 

 

Posez-vous donc les questions suivantes : à qui s’adresse mon événement ? Des types spécifiques de personnes/entreprises y participeront-ils ? Auparavant, quel public les orateurs de l’événement que j’ai en tête ont-ils attiré ? Compte tenu du prix de la participation, quels groupes seront présents ? 

Si le prix est trop élevé, les étudiants n’auront peut-être pas envie d’y assister. 

Soyez prêt à accorder des réductions, des tarifs spécifiques et à mettre en place une période de promotion. 

 

Considérez également le lieu et l’heure de l’événement pour estimer quel public pourra assister à votre événement.

 

 

Créez le programme

Une fois que vous avez défini votre concept et estimé le public attendu, commencez à réfléchir au programme de l’événement. 

Voulez-vous organiser un événement d’une journée ou un événement s’étalant sur plusieurs semaines ? Quels sont les orateurs que vous pouvez inviter ? Quels sont les temps forts de votre événement ?

En fonction de vos réponses, vous pouvez commencer à chercher le lieu, les partenaires et les sponsors appropriés.

 

 

Trouvez le bon lieu

Le lieu est extrêmement important. Pour une conférence d’une journée, un centre de congrès sera approprié ; en revanche, si vous organisez des ateliers, un lieu permettant une collaboration étroite entre les participants sera préférable. 

Dans tous les cas, préparez une proposition de partenariat pour le lieu que vous avez choisi. 

 

L’objectif est de trouver un lieu avec lequel vous avez des intérêts communs afin de pouvoir négocier son utilisation à faible coût. Oui, c’est possible.

 

 

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Invitez des orateurs gratuitement

Afin d’attirer des orateurs gratuitement à votre événement, vous devez disposer d’un plan d’événement bien élaboré qui témoigne de votre passion et de votre inspiration, afin de pouvoir leur proposer une liste d’avantages irrésistibles suite à leur participation. 

Ces avantages seront différents pour chaque orateur, mais le plus commun est la popularisation de leur nom/marque auprès d’un public ciblé, ainsi qu’une opportunité publicitaire. 

 

Ne baissez pas les bras si quelqu’un refuse de participer à votre événement, soyez plutôt prêt à modifier votre proposition et ayez toujours quelques autres conférenciers en tête.

 

 

Trouvez des partenaires

Les partenariats ne sont pas aussi difficiles à obtenir qu’il n’y paraît. Contactez des entreprises telles que des fournisseurs/prestataires traiteur ou marques spécifiques, afin de fournir des boissons lors de votre événement. 

Vous pouvez également proposer aux étudiants en design d’étoffer leur portfolio en créant des déclinaisons graphiques, des vidéos et autre pour l’événement.

 

 

Trouvez des sponsors

Tout d’abord, vous devez examiner attentivement quelles entreprises et organisations seront intéressées par le parrainage de votre événement et quels sont les avantages que ce parrainage leur offre. 

Les sociétés de parrainage s’intéressent au public et au thème de l’événement lorsqu’elles déterminent si votre événement est ou non un lieu approprié pour promouvoir leur marque

Le parrainage est avant tout un moyen de mettre les marques en relation

 

Pensez à une relation gagnant-gagnant avant de débuter vos recherches et de réaliser vos premiers contacts. 

 

 

Partenaires marketing et médias gratuits

La question de savoir s’il est possible d’avoir une campagne de marketing suffisante et gratuite est un sujet à part entière. 

Il existe quelques moyens de contourner la publicité on-line et off-line coûteuse. Tout d’abord, il y a les réseaux sociaux, que vous pouvez gérer vous-même avec un peu d’enthousiasme. 

 

Vous trouverez de nombreuses informations en ligne avec des conseils et des analyses sur la manière d’utiliser les réseaux sociaux pour la promotion de votre événement et le type d’erreurs à éviter à tout prix. 

Pourtant, l’un des outils les plus puissants de la promotion en ligne est de disposer d’un contenu convaincant à partager avec votre public cible. 

 

Trouver des partenaires médiatiques pour parler de votre événement, diffuser des interviews serait un excellent point de départ pour votre campagne de marketing. 

Les médias vous donneront de la crédibilité, alors, assurez-vous de trouver au moins un partenaire médiatique reconnu.

 

 

Site web gratuit

La conception d’un site web peut en fait absorber la moitié de votre budget, alors essayez plutôt de le faire vous-même

De nombreuses solutions comme WordPress et Wix offrent d’excellents services pour créer gratuitement un site web personnalisé. 

 

Vous n’aurez pas besoin de connaissances approfondies en HTML et vous éviterez les frais d’hébergement.

 

 

Choisissez judicieusement votre plateforme de gestion d’événement

 

Avant de choisir votre plateforme événementielle et de billetterie, cherchez soigneusement une solution qui vous conviendra vraiment. 

Si vous souhaitez des ressources sur ce sujet, lisez l’article qui vous explique comment choisir une plateforme événementielle.

 

Prenez en considération les options qui vous sont proposées et les prix correspondants. 

Vous devez choisir la solution qui vous offre le plus de flexibilité et d‘options de personnalisation sans avoir recours à des prestataires extérieurs (graphiste, chef de projet, etc.). 

Je vous conseille également de vous renseigner sur le processus de tarification de ces plateformes, sinon vous pourriez avoir la mauvaise surprise financière à la fin de votre événement.

 

 

Construisez votre tarification avec soin

La tarification de votre événement joue un rôle crucial dans le processus de décision de nombreux participants. 

Préparer rigoureusement votre budget avec un tableau tel que Excel ou Google Doc. Le budget événementiel est un outil de contrôle et de prise de décision

Alors, suivez l’évolution de votre budget tout au long de l’organisation de votre événement.

 

Une fois de plus, soyez prêt à mettre en place des périodes promotionnelles et des remises commerciales.

 

 

Mise en ligne

La mise en ligne est la dernière étape avant l’événement lui-même. 

Une fois que votre événement est en ligne, préparez-vous à répondre aux questions des participants et à suivre son déroulement toutes les heures afin de pouvoir adapter vos plans en fonction des circonstances.

 

Les aléas du direct peuvent vous faire changer deux ou trois points d’organisation.

 

Bonne chance !