Vous est-il déjà arrivé d’éprouver des difficultés pour trouver un lieu idéal pour votre événement d’entreprise ?
Pourtant, le choix d’un lieu exclusif est essentiel au succès global de votre événement.
Sur internet, vous trouverez une multitude d’offres. Des dizaines de sites internet proposent des lieux réceptifs et des services événementiels.
Trouvez la perle rare n’est pas de tout repos.
Le lieu de vie de votre événement est un sujet stratégique pour votre projet d’entreprise.
Il peut parfois représenter 50% du budget de votre événement. Surtout quand il est associé à des prestations de restauration ou d’hôtellerie.
Alors, on va vous aider à trouver votre pépite. Que ce lieu soit convivial, atypique, corporate ou intimiste, vous trouverez votre bonheur.
Dans cet article, vous découvrirez 5 conseils pour trouver le lieu idéal de votre prochain événement d’entreprise.
Avant de chercher votre lieu idéal, il convient de déterminer la motivation de votre événement et de ses objectifs.
La typologie de votre événement influence naturellement l’environnement ou il prend place.
Pour faire simple : un événement B2B n’exprime pas les mêmes besoins qu’un événement interne.
Aussi, les objectifs poursuivis conditionnent le choix de votre lieu, tout comme la typologie d’événement.
Par exemple, le lancement de votre nouveau produit se déroulera dans un lieu complètement différent que celui de votre séminaire de formation.
Que ce soit pour un événement B2B ou le lancement d’un produit, vous chercherez un lieu corporate.
Pour un événement de nature festive ou de cohésion d’équipe, vous chercherez un lieu plus convivial.
Conseils :
- Pour certain événement très conventionnel (type conférence) certains lieux comme les palais des congrès propose des solutions clé en main.
- Surprenez vos participants avec un lieu atypique et unique. C’est l’occasion de sortir votre public de son cadre quotidien et donc de marquer les esprits.
- Suivez les tendances qui pourront vous inspirer dans vos recherches (ex : l’espace de co-working, la micro aventure, les jeux vidéo, le surf club, etc.).
L’une des prémices de la recherche d’un espace de réception pour votre événement est d’intégrer vos données logistiques.
Ces données sont toutes les informations établies dès le départ, ou qui découlent de la typologie et les objectifs de votre événement :
En d’autres termes, ce sont des informations essentielles :
- La date : à quel moment de l’année se déroule votre événement ? Selon la saisonnalité, vous pourrez choisir la zone géographique de votre lieu. De même que, les activités associées ou les salles de réception allouées.
- Le nombre de convives : combien de personnes participe à votre événement ? Un lieu idéal ne doit pas être ni trop grand, ni trop petit. Les flux logistiques doivent être fluide. Aussi, pensez aux accès de votre lieu réceptif. À supposer que des personnes soit en situation de handicap parmi vos participants, le transport et les accès aux espaces doivent être faciles.
- La durée : combien de temps dure votre événement ? ½ journée, une journée ? Plusieurs jours ? Ces informations déterminent la zone géographique de votre lieu et le programme de votre événement.
En conclusion, vous avez tous les éléments pour rédiger le cahier des charges de votre événement. Un document hautement important pour la recherche de votre lieu idéal.
C’est grâce à ce document que vos interlocuteurs commerciaux des différents lieux pourront répondre à vos besoins.
Conseils :
- Pensez à indiquer les bonnes informations à votre cahier des charges (ex : présentation de votre entreprise, l’objet de votre événement, son contexte, ses enjeux, etc.). Tout ceci pour sensibiliser votre futur prestataire.
- Ayez un regard responsable sur l’organisation de votre événement. Votre lieu est-il accessible en transport en commun ? Pouvez-vous mutualiser les déplacements ? Cherchez un lieu éco-responsable pour simplifier vos recherches.
- En cette période de COVID, choisissez un lieu suffisamment grand pour respecter les gestes barrières et protéger vos participants.
- Vérifiez que votre lieu soit éligible ERP.
Il est temps de lancer vos recherches. Avec votre cahier des charges sous le bras, partez à la recherche de votre lieu idéal ! Vous ferez ces recherches avec méthode.
Vous trouverez beaucoup de plateformes en ligne proposant des lieux, comme :
- des organisateurs d’événements
- des plateformes répertoriant des lieux
- les lieux en tant que tels
La première option pour lancer vos recherches est d’interroger un organisateur événementiel. En tant qu’agence événementielle, nous possédons une base de données de lieu solide.
Aussi, nous avons des contacts privilégiés avec les gestionnaires d’espaces respectifs et connaissons leurs singularités.
Découvrez notre base de donnée avec plus de 1000 lieux au catalogue !
Contactez notre équipe pour échanger 5 min sur vos recherches ! Nous vous aidons avec plaisir.
La deuxième option qui s’offre à vous, est de faire vos propres recherches.
Dans ce cas, contactez directement des plateformes spécialisée ou des lieux référencés.
Cette solution demande plus de temps et de méthode de travail. En effet, contacter et sélectionner des lieux relève d’une organisation méticuleuse.
Mais no worry ! On vous explique la démarche à suivre dans la partie suivante.
Cherchez un lieu sur l’annuaire Bedouk
Conseils :
- Dédiez un responsable de projet à vos recherches si bien que votre méthodologie sera pointilleuse.
- Réalisez un tableau récapitulatif. Intégrez des indicateurs déterminants pour votre choix (prix, zone géographique, équipements, prestations associées, etc.).
- Faites des photos pour une comparaison visuelle.
- Prenez le temps d’échanger par téléphone avec votre interlocuteur. C’est une manière de tirer un maximum d’informations.
En réalisant votre tableau récapitulatif, vous pourrez effectuer une première sélection de lieux.
Comme évoqué plus haut, vous allez déterminer des critères déterminants. Dans ces critères, il existe des détails moins évidents. Pourtant, ces détails peuvent faire la différence dans votre choix.
Pour les définir, vous devez vous projeter, vous imaginer votre événement. Ainsi, vous soulèverez tous les éléments complémentaires importants pour votre choix.
L’objectif est également d’ôter toutes mauvaises surprises ou informations douloureuses.
Découvrez l’un de nos outils pour comparer les lieux en un clin d’œil
Nous constatons que les offres se limitent parfois à la location des salles. Pourtant, des frais annexes sont souvent associés.
Nous observons :
- Une personne référente du lieu vous accompagne-t-il durant votre événement ? Généralement appelé “régisseur”, cette personne vous accompagne pour tous vos besoins sur place (besoins techniques, logistiques ou besoins de dernière minute).
- La consommation de l’eau et de l’électricité est-elle incluse dans le locatif ?
- Le matériel technique est-il intégré à votre devis ? Ce n’est pas rare d’observer du matériel vidéo, sonorisation, wifi, etc. en option dans les offres. Par ailleurs, c’est la même chose pour le mobilier.
- Des prestataires sont-ils imposés ? Très souvent, des partenariats existent entre les lieux et des prestataires techniques, des traiteurs, etc.
- Demandez si un droit de bouchon est en place. C’est un coût potentiellement non négligeable. Le droit de bouchon est demandé si vous faites entrer de l’alcool via un autre partenaire que celui associé au lieu réceptif.
- Le ménage est-il inclus ?
- En cas de nuitées, les petits déjeuners sont-ils inclus ? À combien s’élève le coût d’une mise en chambre unitaire ?
- Les espaces que vous convoitez sont-ils totalement privatisés ? Certains lieux mutualises des espaces pour plusieurs entreprises (ex : espaces de restauration, espaces communs, etc.).
Conseils :
- Posez des options pour les lieux qui vous intéressent. C’est un point très important. Certains lieux réceptifs sont énormément demandés. Et bien en avance. L’option vous permets de réserver une date dans un lieu. C’est une forme de pré-réservation.
- Les réseaux téléphoniques : quels sont les réseaux qui couvrent le lieu réceptif ? Pour le tourisme d’affaire par exemple, c’est un critère important. Vérifiez ce détail sur les opérateurs les plus connus grâce à l’application ANFR.
- Le lieu possède-t-il un parking privatisé pour accueillir vos participants ? Aussi, avez-vous les coordonnées GPS du lieu ? Ceci facilitera l’accès à vos participants.
Le choix du lieu pour votre événement est un facteur déterminant. Il représente l’aspect le plus tangible de votre projet.
Rappelez-vous que votre espace réceptif fera vivre une expérience unique à vos participants.
Après avoir comparé votre liste de lieu, vous pourrez faire votre choix.
Let’s GO !
Passez maintenant à l’organisation de votre événement.
Une bonne collaboration avec votre lieu réceptif est la clé pour un événement réussi.
Menez votre projet main dans la main avec votre interlocuteur. Informez-le des différentes mise à jour de votre cahier des charges initial.
Aussi, réalisez un document de travail qui facilitera cette collaboration. Ce document comprend :
- Votre cahier des charges à jour
- Une présentation globale de votre événement
- Un planning d’intervention heure par heure (montage, événement, démontage)
- Les coordonnées de vos équipes
Le HELPBOOK vous permet de mener votre projet avec succès.
Conseil :
- Visitez les lieux que vous avez sélectionnés avant de faire votre choix. Le repérage est une étape capitale. Vous n’imaginez pas acheter une maison avant de l’avoir visité ?
- Nous recommandons d’avoir un interlocuteur unique avec votre lieu réceptif. Par conséquent, vous éviterez une fuite d’informations tout au long de votre projet.
- Concentrez vos informations sur un document de travail unique. Votre interlocuteur gère des dizaines d’autres événements. Aidez-le à préparer votre événement dans les meilleures conditions possibles.
Vous êtes maintenant prêt pour partir à la recherche de votre lieu idéal ! En conclusion, une recherche méthodique avec 100% de maitrise pour 100% de réussite !
