Avez-vous déjà ressenti la frustration de ne pas trouver le lieu idéal pour votre événement d’entreprise ? Le choix d’un lieu exclusif est pourtant nécessaire pour assurer le succès global de votre événement.
Sur internet, vous pouvez facilement vous perdre parmi une multitude d’offres. Des dizaines de sites internet proposent des lieux réceptifs et des services événementiels. Il est parfois difficile de trouver la perle rare.
Le lieu où se déroule votre événement est un élément stratégique pour votre projet d’entreprise. Il ne s’agit pas simplement de trouver un espace, mais de choisir un endroit qui répondra parfaitement à vos besoins. Ce choix peut parfois représenter jusqu’à 50% du budget de votre événement, surtout lorsqu’il inclut des services de restauration ou d’hôtellerie.
Dans cet article, vous découvrirez les 5 étapes pour trouver le lieu événementiel pour votre prochain événement d’entreprise. Elles vous guideront pour faire le meilleur choix possible et garantir la réussite de votre projet.
Déterminez la typologie de votre événement
La typologie d’un événement se définit par plusieurs caractéristiques tel que :
- Les objectifs de l’événement (célébrer un succès, cohésion d’équipe…)
- Le public cible
- La taille de l’événement
- Le type d’événement (inauguration,conférence, séminaire, teambuilding…)
- Le thème
- La durée (une journée ou une soirée, plusieurs jours…)
La typologie de votre événement influence naturellement l’environnement où il prend place.
Pour faire simple : un événement B2B n’exprime pas les mêmes besoins qu’un événement interne. Aussi, les objectifs poursuivis conditionnent le choix de votre lieu, tout comme la typologie d’événement.
Par exemple, le lancement de votre nouveau produit se déroulera dans un lieu complètement différent de celui de votre séminaire de formation.
- Que ce soit pour un événement B2B ou le lancement d’un produit, vous chercherez un lieu corporate.
- Pour un événement de nature festive ou de cohésion d’équipe, vous chercherez un lieu plus convivial.
📌Les conseils à retenir :
- Pour certains événements très conventionnels (type conférence) certains lieux comme les Palais des Congrès proposent des solutions clé en main.
- Surprenez vos participants avec un lieu atypique et unique. C’est l’occasion de sortir votre public de son cadre quotidien et donc de marquer les esprits.
- Suivez les tendances qui pourront vous inspirer dans vos recherches (ex : l’espace de co-working, la microaventure, les jeux vidéo, le surf club, etc.).
Basez-vous sur vos données logistiques
L’un des prémices de la recherche d’un espace de réception pour votre événement est d’intégrer vos données logistiques. Ces données sont toutes les informations établies dès le départ, ou qui découlent de la typologie et les objectifs de votre événement.
En d’autres termes, ce sont des informations essentielles :
- La date : à quel moment de l’année se déroule votre événement ? Selon la saisonnalité, vous pourrez choisir la zone géographique de votre lieu. De même que les activités associées ou les salles de réception allouées.
- Le nombre de convives : combien de personnes participent à votre événement ? Un lieu idéal ne doit pas être ni trop grand, ni trop petit. Les flux logistiques doivent être fluides. Aussi, pensez aux accès de votre lieu réceptif. À supposer que des personnes soient en situation de handicap parmi vos participants, le transport et les accès aux espaces doivent être faciles.
- La durée : combien de temps dure votre événement ? ½ journée, une journée ? Plusieurs jours ? Ces informations déterminent la zone géographique de votre lieu et le programme de votre événement.
Vous avez tous les éléments pour rédiger le cahier des charges de votre événement. Un document hautement important pour la recherche de votre lieu idéal. C’est grâce à ce document que vos interlocuteurs commerciaux des différents lieux pourront répondre à vos besoins.
📌Les conseils à retenir :
- Pensez à indiquer les bonnes informations à votre cahier des charges (ex : présentation de votre entreprise, l’objet de votre événement, son contexte, ses enjeux, etc.). Tout ceci pour sensibiliser votre futur prestataire.
- Ayez un regard responsable sur l’organisation de votre événement. Votre lieu est-il accessible en transport en commun ? Pouvez-vous mutualiser les déplacements ? Cherchez un lieu éco-responsable pour simplifier vos recherches.
- En cette période de COVID, choisissez un lieu suffisamment grand pour respecter les gestes barrières et protéger vos participants.
- Vérifiez que votre lieu soit éligible ERP
Recherchez avec méthode
Il est temps de lancer vos recherches. Avec votre cahier des charges sous le bras, partez à la recherche de votre lieu idéal ! Vous ferez ces recherches avec méthode.
Vous trouverez beaucoup de plateformes en ligne proposant des lieux, comme :
- Des organisateurs d’événements
- Des plateformes répertoriant des lieux
- Les lieux en tant que tels
La première option pour lancer vos recherches est d’interroger un organisateur événementiel. En tant qu’agence événementielle, nous possédons une base de données de lieu solide.
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La deuxième option qui s’offre à vous, est de faire vos propres recherches. Dans ce cas, contactez directement des plateformes spécialisées ou des lieux référencés.
Cette solution demande plus de temps et de méthode de travail. En effet, contacter et sélectionner des lieux relève d’une organisation méticuleuse.
Mais don’t worry ! On vous explique la démarche à suivre dans la partie suivante.
📌Les conseils à retenir :
- Dédiez un responsable de projet à vos recherches si bien que votre méthodologie sera pointilleuse.
- Réalisez un tableau récapitulatif. Intégrez des indicateurs déterminants pour votre choix (prix, zone géographique, équipements, prestations associées, etc.).
- Faites des photos pour une comparaison visuelle.
- Prenez le temps d’échanger par téléphone avec votre interlocuteur. C’est une manière de tirer un maximum d’informations.
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Sélectionnez et comparez des lieux
En réalisant votre tableau récapitulatif, vous pourrez effectuer une première sélection de lieux. Comme évoqué plus haut, vous allez déterminer des critères déterminants. Dans ces critères, il existe des détails moins évidents. Pourtant, ces détails peuvent faire la différence dans votre choix.
Pour les définir, vous devez vous projeter, imaginer votre événement. Ainsi, vous soulèverez tous les éléments complémentaires importants pour votre choix.
L’objectif est également d’ôter toutes mauvaises surprises ou informations douloureuses.
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On constate que les offres se limitent parfois à la location des salles. Pourtant, des frais annexes sont souvent associés.
💡Il est possible d’observer :
- Une personne référente du lieu vous accompagne-t-il durant votre événement ? Généralement appelé “régisseur”, cette personne vous accompagne pour tous vos besoins sur place (besoins techniques, logistiques ou besoins de dernière minute).
- La consommation de l’eau et de l’électricité est-elle incluse dans le locatif ?
- Le matériel technique est-il intégré à votre devis ? Ce n’est pas rare d’observer du matériel vidéo, sonorisation, wifi, etc. en option dans les offres. Par ailleurs, c’est la même chose pour le mobilier.
- Des prestataires sont-ils imposés ? Très souvent, des partenariats existent entre les lieux et des prestataires techniques, des traiteurs, etc.
- Demandez si un droit de bouchon est en place. C’est un coût potentiellement non négligeable. Le droit de bouchon est demandé si vous faites rentrer de l’alcool via un autre partenaire que celui associé au lieu réceptif.
- Le ménage est-il inclus ?
- En cas de nuitée, les petits déjeuners sont-ils inclus ? À combien s’élève le coût d’une mise en chambre unitaire ?
- Les espaces que vous convoitez sont-ils totalement privatisés ? Certains lieux mutualisent des espaces pour plusieurs entreprises (ex : espaces de restauration, espaces communs, etc.).
📌Les conseils à retenir :
- Posez des options pour les lieux qui vous intéressent. C’est un point très important. Certains lieux réceptifs sont énormément demandés. Et bien en avance. L’option vous permet de réserver une date dans un lieu. C’est une forme de pré-réservation.
- Les réseaux téléphoniques : quels sont les réseaux qui couvrent le lieu réceptif ? Pour le tourisme d’affaire par exemple, c’est un critère important. Vérifiez ce détail sur les opérateurs les plus connus grâce à l’application ANFR.
- Le lieu possède-t-il un parking privatisé pour accueillir vos participants ? Aussi, avez-vous les coordonnées GPS du lieu ? Ceci facilitera l’accès à vos participants.
Choisissez votre partenaire idéal
Le choix du lieu pour votre événement est un facteur déterminant. Il représente l’aspect le plus tangible de votre projet. Rappelez-vous que votre espace réceptif fera vivre une expérience unique à vos participants.
Après avoir comparé votre liste de lieu, vous pourrez faire votre choix. Let’s GO !
Passez maintenant à l’organisation de votre événement. Une bonne collaboration avec votre lieu réceptif est la clé pour un événement réussi.
Menez votre projet main dans la main avec votre interlocuteur. Informez-le des différentes mises à jour de votre cahier des charges initial.
Enfin, réalisez un document de travail qui facilitera cette collaboration. Ce document comprend :
- Votre cahier des charges à jour
- Une présentation globale de votre événement
- Un planning d’intervention heure par heure (montage, événement, démontage)
- Les coordonnées de vos équipes
📌Les conseils à retenir :
- Visitez les lieux que vous avez sélectionnés avant de faire votre choix. Le repérage est une étape capitale. Vous n’imaginez pas acheter une maison avant de l’avoir visité ?
- Nous recommandons d’avoir un interlocuteur unique avec votre lieu réceptif. Par conséquent, vous éviterez une fuite d’informations tout au long de votre projet.
- Concentrez vos informations sur un document de travail unique. Votre interlocuteur gère des dizaines d’autres événements. Aidez-le à préparer votre événement dans les meilleures conditions possibles.
Vous êtes maintenant prêt pour partir à la recherche de votre lieu idéal !
