5 étapes clés pour planifier votre séminaire d’entreprise

La typologie de séminaire est variée et offre une multitude de thématiques et de formats. Le choix du type de séminaire dépend principalement des objectifs visés de l’entreprise mais également des attentes des participants et des organisateurs.

Une planification minutieuse et une compréhension claire des besoins permettront de sélectionner la formule la plus adaptée et efficace pour atteindre les résultats souhaités.

Le séminaire de formation est une rencontre qui vise à former les collaborateurs d’une entreprise (ex : nouveaux outils digitaux). Généralement organisés hors des locaux de l’entreprise, il se déroule sur une journée ou une semaine, et valide de nouvelles compétences autour des objectifs fixés. On l’appelle également journée d’étude.

Le séminaire d’intégration, aussi appelé “onboarding”, est destiné aux nouvelles recrues d’une entreprise. Il peut être organisé dans vos locaux ou à l’extérieur pour plus d’originalité. Il a pour objectifs de considérer les nouveaux venus comme des membres à part entière de l’équipe et apporter une première sensation d’appartenance à l’entreprise. Un recrutement réussi passe par une intégration réussie.

Le séminaire incentive, aussi appelé séminaire de motivation et de cohésion, est là pour renforcer l’homogénéité et développer un esprit d’équipe. Ce séminaire peut prendre la forme de réunion de travail, ou de team building avec des moments ludiques. L’organisation de ce séminaire permet aussi de fidéliser ou de récompenser les différents collaborateurs.

Le séminaire de management est destiné aux managers d’une entreprise. Il participe à l’amélioration des performances managériales de ses cadres. Idéalement organisé hors des bureaux, ce séminaire développe la cohésion des équipes et ainsi, améliore leurs rentabilités et leurs conditions de travail quotidiennes.

Le séminaire de direction est organisé à l’attention des différents cadres supérieurs et dirigeants d’une entreprise. L’objectif est de réunir les dirigeants des différents services pour échanger et acter des décisions liées à la stratégie globale de l’entreprise. Ce même séminaire peut déboucher sur un séminaire de formation ou incentive pour les collaborateurs de l’entreprise.

En somme, le séminaire d’entreprise est un véritable outil de management qui, en résumé, transmet vos messages clés et fait avancer le développement de votre entreprise.

Avant de lister votre lieu où votre cible, vous devez d’abord vous mobiliser sur les motivations de votre projet. Quels sont les objectifs managériaux de mon service ou de mon entreprise ?

Les objectifs de votre séminaire peuvent être multiples : 

• La formation du personnel
• Favoriser la cohésion entre les différents services de votre entreprise
• Stimuler la motivation des équipes
• Présenter un nouveau projet à vos collaborateurs
• Transmettre la culture d’entreprise
• Intégrer de nouvelles recrues
• …

C’est en principe clair, mais vous pouvez manquer d’informations. Définissez ces objectifs de sorte que votre séminaire soit un succès pour les participants et donc pour votre entreprise. 

💡 Vous avez trois types de correspondants à satisfaire :

• Votre direction générale 

Elle a probablement déjà tracé le cadre des projets événementiels. Pour votre organisation de votre séminaire d’entreprise, vous avez peut-être des informations par la diffusion de mémos, d’un règlement interne ou de consignes annuelles (type d’hôtellerie autorisé, distances maximales d’éloignement, prestataires présélectionnés, budget plafond, etc.).

• Le service qui commande le séminaire 

Ce peut être votre propre service ou un autre dans l’entreprise. Il devient alors le « client » que vous devez contenter. Vos efforts dans l’organisation du séminaire seront votre touche personnelle et, si le séminaire est réussi, vous en serez partiellement l’auteur.

• Les participants au séminaire 

Ce sont les participants qui vivront l’expérience que vous aurez créée. Ainsi, une grande partie de la réussite de votre séminaire dépendra de la résultante de votre projet et des retours d’expérience.

Dans l’ensemble, ces objectifs accompagneront votre réflexion sur le choix du type de séminaire à organiser. Aussi, ils dessinent les besoins de ce dernier.

Quel que soit votre budget, vous avez la possibilité de planifier un événement mémorable, d’organiser un séminaire d’entreprise marquant. Ceci dit, vos objectifs devront être fixés en amont afin de monter un budget cohérent.

Dans la plupart des situations, il est recommandé de parler de budget par personne. Ainsi, vous anticipez toutes les évolutions de votre projet ou d’un séminaire à un autre.

Il est essentiel de préparer un budget prévisionnel pour votre événement. Cela vous aidera à établir un équilibre entre la réussite du projet et les moyens alloués (humains, matériels et financiers).

On recommande d’utiliser un document Excel ou Google Sheets pour élaborer votre budget. Une fois configuré, ce tableur vous permettra de mettre à jour votre budget rapidement et de vérifier facilement vos dépenses par rapport aux prévisions.

C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Pour réaliser ce document, il est recommandé de créer des catégories : 

• Lieu
• Traiteur
• Transport 
• …

Et également de détailler chaque poste : 

• Quantité
• Coût unitaire (HT / TTC)
• Temps passé / jour
• …

👉 Pour vous donner un coup de pouce, on a créé pour vous un modèle de budget pour votre événement !

📌 Les conseils à retenir : 

• Demander des devis auprès de prestataires vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestations afin d’étudier leurs prix et leurs services.
• Si vous n’avez pas de devis, pensez à surestimer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. 
• Mettez votre budget à jour aussi souvent que possible. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre tout au long de votre projet. 

Grâce à votre budget, vous conduirez votre séminaire d’entreprise avec succès. De plus, vous pourrez utiliser votre document d’une année sur l’autre pour plus de maîtrise et d’anticipation pour les prochaines éditions.

Comment organiser un séminaire d’entreprise marquant et inspirant ? C’est la question que vous vous posez depuis que vous êtes chargé d’organiser le séminaire de votre entreprise.

Misez sur un thème atypique, qui reflète l’identité de l’entreprise. Aussi, la thématique de votre séminaire doit être en lien avec la typologie et les objectifs de votre événement. 

Ce sera l’occasion de réunir vos équipes dans une atmosphère propice aux échanges et au travail. 

Un bon thème ne manquera pas d’ailleurs de susciter l’intérêt et l’implication de toute l’équipe. Il saura aussi apporter du dynamisme à votre séminaire. Le tout est d’adapter votre séminaire à votre public afin d’obtenir le résultat escompté.

Un séminaire sportif

Le sport est un thème de cohésion par excellence. Il est favorable au dépassement de soi et à renforcer l’esprit d’équipe.

Le sport constitue également un très bon moyen d’évacuer le stress, de se détendre et de créer un sentiment d’appartenance.

Un séminaire sportif bien conçu peut avoir un impact significatif sur la performance individuelle et collective, ainsi que sur le bien-être général des employés. 

C’est un investissement qui peut apporter des bénéfices durables à l’entreprise, tant sur le plan humain que professionnel. 

Un séminaire au vert

De plus en plus sollicité, le séminaire au vert favorise la déconnexion. Une déconnexion au sens propre, en oubliant un instant ses outils numériques. Une déconnexion au sens figuré pour changer d’air. Pensez à un événement zéro déchet lors de vos futurs séminaires pour minimiser l’impact environnemental.

Un séminaire nature est aussi propice à la créativité, la culture, les échanges et à la détente.

Un séminaire gastronomique

Mettre en place un événement d’entreprise sur le thème de la gastronomie et l’œnologie est la garantie d’offrir à vos collaborateurs une expérience authentique commune. La gastronomie constitue une place majeure dans notre culture. Elle rassemble vos collaborateurs tout en partageant de bons moments d’échanges et de convivialité.

Un séminaire de bien-être et relaxation

Depuis quelques années, le bien-être au travail est un sujet majeur dans les entreprises.

Aussi, pourquoi ne pas choisir cette thématique pour votre événement professionnel ? Vos collaborateurs pourront en effet se ressourcer dans un environnement sans stress.

Cette thématique est en l’idéal pour stimuler leur créativité et leur productivité.

Un séminaire artistique et culturel

Dans un cadre ludique et créatif, ces activités permettent à vos collaborateurs de créer du lien. Aussi, il est possible de découvrir les talents cachés de vos équipes.

Pendant l’événement, ils pourront unir leur imagination pour créer, imaginer, façonner une œuvre commune. Ils pourront apprendre et enrichir leur culture en lien avec votre projet.

Cette liste est non exhaustive. Il existe beaucoup d’autres de thématiques et sous thématiques qui peuvent être accompagnées votre séminaire (l’exploration, l’artisanat, le développement personnel, les jeux vidéo, etc.)

Ces thématiques découlent sur le choix de votre lieu et les activités liées à celles-ci.

Jusqu’ici, il était évoqué les aspects théoriques de votre événement et maintenant, place à l’organisation.

Le choix du lieu pour votre séminaire est un facteur déterminant. Il représente l’aspect le plus tangible de votre projet.

Le lieu de vie de votre séminaire fera vivre une expérience unique à vos équipes. Celui-ci doit être en adéquation avec vos objectifs et la thématique fixée.

Dans certains cas, l’organisation de votre séminaire peut se dérouler dans vos locaux. De cette façon, vous retrouverez ci-dessous quelques conseils  : 

• Dédier un wifi pour les équipes concernées
• Préparez des espaces adaptés et équipés pour vos activités
• Prévoyez un programme pour ne pas perturber les autres collaborateurs
• Vos espaces peuvent-ils, techniquement, accueillir un traiteur ou autres prestataires
• … 

Bien que l’organisation dans vos locaux soit envisageable dans certains cas, la recherche d’un lieu extérieur est le plus probable.

La déconnexion avec son lieu de travail a des bienfaits pour votre séminaire : 

• De sortir vos collaborateurs de leur quotidien
• De permettre certaines activités
• D’accueillir un traiteur
• …

Ne perdez pas de vue que certains critères sont primordiaux pour la réussite d’un séminaire et que vous devez en tenir compte dans le choix de votre destination. Globalement, nous identifions les points suivants :

• Distance maximale d’éloignement pour les participants au séminaire. 
• Acheminement : moyens d’accès des participants, transport, prise en charge à la gare ou à l’aéroport, etc.
• Environnement : centre-ville, campagne, montagne, mer.  
• Période : dates d’arrivée et de départ (nombre de nuitées au total, nombre de jours ou demi-journées au total).
• Nombre de participants prévus : résidentiel, semi-résidentiel, journées d’étude, chambres uniquement, repas.
• Besoins en salle : plénière, réunions, activités, repas.
• Agencement et équipement : disposition des salles, besoins en matériel (mobilier, internet, vidéoprojecteur, micro, etc.).
• Loisirs-animations : activités sportives, jeux, visites, repas à l’extérieur, etc.
• Besoins particuliers : chambres particulières pour certains participants (handicapés, VIP…), mise en chambre, etc.

💡Selon la typologie de votre séminaire d’entreprise, d’autres facteurs peuvent être pris en compte : 

• Si votre objectif est avant tout humain :

En imaginant faire vivre une expérience à vos collaborateurs (intégration, cohésion, culture d’entreprise) vous allez chercher un lieu propice à rompre les barrières sociales, favoriser l’échange et la décontraction. Le cadre est également un atout crucial, plus le lieu est cosy et chaleureux, plus on va pouvoir influer sur la création de liens, d’interactions entre les participants. 

Il est donc encouragé de réserver un lieu qui peut également accueillir ou proposer une activité de groupe (cours de cuisine, initiation au yoga, chasse au trésor, escape game, etc.).

• Si votre objectif est la formation de vos collaborateurs :

Avec l’ambition de former vos collaborateurs à de nouvelles compétences, il est fondamental de trouver un lieu qui peut accueillir confortablement l’équipe, en offrant du mobilier ergonomique et les outils nécessaires (vidéoprojecteur/ écran, internet haut débit, cahiers, stylos, etc.). Les atouts de l’espace choisi sont : d’être fonctionnel, équipé, et bien insonorisé pour la concentration du groupe et sa productivité. 

• Si votre enjeu est l’orientation stratégique de votre société :

Pour les séminaires de direction ou de management, il est plutôt conseillé de choisir un cadre « premium » mais corporate qui viendra souligner l’importance des choix à opérer. Aussi, le cadre donne le ton et influe sur le déroulement de la journée.  Un espace à taille humaine, où les prestations (mobilier, catering, matériel technique) sont à la hauteur des enjeux de la journée. En cas de brainstorming, il est mieux de se tourner vers des espaces qui sont équipés de creative room, de tableaux interactifs, et qui offrent un cadre disruptif propice à la créativité et à l’échange.

Cette définition de vos besoins, souvent exprimés en fonction du type de séminaire à organiser, va être un préliminaire à la recherche d’un lieu d’accueil. 

La recherche de la “perle rare” peut prendre du temps. 

Trouvez un lieu unique et peu connu afin de faire vivre une expérience remarquable à vos collaborateurs et atteindre vos objectifs managériaux.

📌 Les conseils à retenir : 

• Nous recommandons d’avoir un interlocuteur unique avec votre lieu de façon à limiter le risque de perte d’informations (un chef de projet ou un régisseur général). Pour rappel, votre lieu représente l’axe stratégique pour votre séminaire. 
• Pensez aux transports “vert” quant au choix de la destination de votre événement. Est-ce que votre lieu est accessible à pied, à vélo, en transport en commun ? Ceci favorise la réduction de la pollution de l’air et l’ambition d’un projet RSE.
• Tendance : de plus en plus d’entreprises et de collaborateurs veulent rompre avec l’univers du digital lors de leurs séminaires. Le retour à des expériences plus “sobres” ou naturelles est en vogue. On appelle cela la digitale detox. Ceci privilégie la réduction du stress, permet de se reconnecter aux autres et augmente la productivité. Rien que ça !

Avec l’augmentation du digital et du télétravail, les relations entre collègues et les échanges entre collaborateurs ont diminué. La qualité de leur travail peut donc en pâtir.

Alors, replacer l’humain au cœur de l’entreprise et rétablir le contact s’avèrent être des éléments nécessaires pour optimiser la performance et entretenir une bonne cohésion. d’équipe. L’organisation d’un séminaire digital peut être l’occasion de rapprocher vos collaborateurs.

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Quand il s’agit d’animer un séminaire d’entreprise, on parle de team building. En français, “renforcement d’équipe”, le team building s’intègre à votre séminaire et accompagne vos objectifs établis.

Ces teambuildings ou animations seront liées à la thématique que vous aurez choisie. Ils rythment votre séminaire, boostent le moral et la cohésion de vos équipes.

En tant qu’organisateur(trice) du séminaire, vous ne pouvez pas à la fois être au moulin et au fourneau. Il est donc judicieux de faire appel à un animateur(trice) pour animer vos team buildings.

Dans cette optique, l’animateur(trice) présente plusieurs avantages :

• Maîtrise le sujet du séminaire 
• Met les participants à l’aise : “brise-glace” ou “ice-breaker” en anglais
• Possède et présente des supports, le travail (réutilisable post séminaire)
• Sait écouter, observer et faire progresser les participants

En somme, l’animation de votre séminaire apporte du professionnalisme à vos activités et permet d’atteindre les objectifs suivis.

Il existe des dizaines, voir des centaines d’activités envisageables pour votre séminaire d’entreprise.

Selon les thématiques abordées précédemment, voici quelques idées :

Séminaire sportif :

• Rallye sport 
• Olympiade
• Découverte du surf
• Initiation au golf
• E-sport
• …

Un séminaire au vert :

• Une micro-aventure : idéal pour les aventuriers et le tourisme local
• L’agriculture urbaine
• Initiation à la permaculture
• Produisez votre vin chez le vigneron
• Le stage d’ornithologie
• La randonnée sylvothérapie
• …

Un séminaire gastronomique

• Une activité smoothie et ludique 
• Le challenge culinaire
• Brassage de votre propre bière
• Cours d’œnologie
• …

Un séminaire de bien-être et relaxation :

• Cours de yoga
• Apprenez à masser
• Le coaching beauté
• Séance mode avec personal shopper
• Fabrication de produit de beauté bio

Un séminaire artistique et culturel :

• Activités solidaires : faire don de ses moyens pour aider d’une bonne cause
• Créer une œuvre artistique commune
• Artisanat : initiation à la porterie, au soufflage de verre ou la fabrication de bijoux
• Découvrir l’univers du jeu vidéo (VR, nouvelles technologies, etc.).
• …

Voici donc les grandes étapes pour organiser votre séminaire d’entreprise. Bien entendu, d’autres étapes telles que le choix d’une date, l’élaboration d’invitations, la création de vos contenus, etc. sont à mettre en œuvre. Mais l’essentiel est là !