Séminaire digital : comment organiser votre événement ?

Comment organiser votre séminaire digital ?

Le séminaire d’entreprise est un outil de management qui a pour objectif de développer votre entreprise.

 

D’abord, cet événement d’entreprise est organisé pour vos collaborateurs. Il renforce la cohésion des équipes et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

 

Nous observons 5 typologies de séminaire : 

  • le séminaire de formation
  • le séminaire d’intégration
  • le séminaire incentive
  • le séminaire de management
  • le séminaire de direction

 

Ensuite, c’est l’occasion d’organiser un moment privilégié et conviviale, à travers l’intégration d’activités à votre séminaire : les team building. Ces team building favorisent le dialogue entre les différents services, les niveaux hiérarchiques et donc développe l’implication des participants.

 

Enfin, c’est le moment pour les dirigeants de véhiculer des messages fort de l’entreprise : stratégie globale, valeurs, nouveaux projets, etc.

 

Le séminaire d’entreprise est devenu particulièrement populaire et tendance ces dernières années. 

découvrez le séminaire digital avec HELPER

Malgré cela, la pandémie de la COVID-19 a stoppé cette tendance.

Pourtant, le besoin de communication des entreprises est toujours intact. Entretenir une cohésion d’équipe, un sentiment d’appartenance est un challenge plus que jamais d’actualité. Le télétravail a considérablement bouleversé les relations entre collaborateurs. Le virtuel a remplacé nos interactions physiques.

 

Alors, le format des séminaires est repensé. Ils prennent le chemin du digital.

Après tout, il est possible de maintenir des actions de management, même à distance.

 

Découvrons ensemble comment organiser un séminaire digital. Un séminaire qui dégage des vertus relationnelles pour vos équipes. Un séminaire qui marque les esprits.

1/ Définissez vos objectifs

La première étape pour organiser votre séminaire digital est de définir vos objectifs.

C’est une évidence.

 

Il convient dans un premier temps de définir votre objectif global

  • la formation du personnel
  • favoriser la cohésion entre les différents services de votre entreprise
  • stimuler la motivation des équipes
  • présenter un nouveau projet à vos collaborateurs
  • transmettre la culture d’entreprise
  • intégrer de nouvelles recrues
  • etc.

 

Dans un deuxième temps, vous pouvez définir des objectifs additionnels. Vous hiérarchisez les objectifs. Puis, cette hiérarchie rentrera en compte dans l’organisation de votre séminaire.

 

Pour rappel, le séminaire est un outil de management. Alors, c’est le manager qui définit les objectifs à atteindre. Il est le seul à connaitre ses équipes.

2/ Réalisez un budget prévisionnel

Réalisez votre budget prévisionnel de sorte à cadrer l’organisation de votre événement. Le tout est de répartir les coûts dès le départ et d’assurer une cohérence globale.

 

Nous vous conseillons de réaliser votre budget sur un tableur (type Excel). 

Dans un premier temps, listez l’ensemble de vos dépenses à venir :

  • invitations
  • plateforme digitale
  • animations
  • etc.

 

Pensez à prévoir une enveloppe pour les imprévus.

 

Dans un deuxième temps, détaillez au maximum votre grille budgétaire de façon à avoir une meilleure lisibilité : 

  • intitulé
  • quantité
  • coût unitaire
  • coût total
Réalisez le budget de votre séminaire digital

D’une part, ce tableur guide l’ensemble des prestations que vous aurez définies. Il permet d’éviter des écarts trop importants entre le prévisionnel et les devis récoltés.

 

D’autre part, ce document est en lien direct avec votre comptabilité, en vue de suivre les différentes facturations des fournisseurs.

 

C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Néanmoins, pensez à mettre à jour votre budget aussi souvent que possible. Chaque nouvelle version est un point d’avancement pour votre projet. Par conséquent, la version définitive est l’image de votre événement. Si bien qu’elle constitue une aide pour l’organisation de vos prochains événements.

3/ Choisissez votre thématique

Comment organiser un séminaire digital marquant

 

D’abord, il convient de choisir une thématique qui découle de la typologie de votre séminaire. Vous choisirez une thématique qui répondra à vos besoins. 

 

Ensuite, choisissez une thématique en lien avec les valeurs de votre entreprise. Une thématique qui parlera à vos collaborateurs, vos dirigeants. Pour cela, vous pouvez sélectionner plusieurs thèmes puis les soumettre à vos participants pour approbation. 

 

Enfin, misez sur un thème inspirant. Une thématique atypique et originale dans le but de surprendre vos participants. Mais aussi, d’obtenir un engagement maximal de leur part.

Par exemple : 

  • l’innovation
  • le digital
  • le dépassement de soi
  • le management / le leadership
  • la cohésion d’équipe
  • la performance
  • la motivation
  • la conduite du changement
  • le bonheur
  • la prise de risque
Quelle thématique pour votre séminaire digital ?

Le choix de votre thématique ne manquera pas de susciter l’intérêt, l’implication et la réussite de votre séminaire auprès de vos participants. Il saura aussi apporter du dynamisme à votre événement.

Le tout est d’adapter votre séminaire à vos objectifs et votre public afin d’obtenir le résultat escompté.

4/ Définissez votre programme

L’un des enjeux des événements digitaux est d’insuffler un rythme. Comment rendre votre événement dynamique et participatif ?

 

En réponse à cette interrogation, vous pouvez commencer par édifier un programme.

Le programme détermine :

  • vos timings 
  • vos contenus 
  • vos animations
  • les interactions avec les participants
Définissez votre programme pour votre séminaire digital

Le programme permet de suivre un fil rouge lors de votre événement et d’engager vos participants.

Ensuite, vous pouvez détailler ce programme au fur et à mesure de la construction de votre séminaire : 

 

Vos timings :

Déterminez les créneaux que vous accorder à chaque partie de votre séminaire : introduction, partie 1, partie 2, etc.

Attention à ne pas prévoir un séminaire digital trop long. Variez-les discours et condensez les interventions (10/15 min par orateurs).

Afin de garder vos participants captifs, nous conseillons une durée de trois heures maximum.

 

Vos contenus :

Il s’agit là d’intégrer vos contenus dans chaque partie de votre séminaire. Il peut s’agir de slides, de vidéos ou autres supports déterminants. Diffusez des contenus lisibles. À distance, les formats d’écran varient selon le matériel de vos équipes (petit et grand). Préférez des chiffres ou informations essentielles plutôt que des quantités de textes.

Ces contenus sont toujours en lien avec les sujets de vos différentes parties et dynamise votre événement.

 

Vos animations :

Pour rappel, le séminaire est aussi un moment privilégié et conviviale. Intégrez des team building qui renforcent les liens et la motivation de vos participants. Les team building favorisent les échanges et une bonne cohésion globale.

Pensez à débuter vos animations par une activitébrise-glace”. Généralement de courte durée, cette animation initie les dialogues entre les participants.

 

Les interactions avec les participants :

Anticipez vos séquences d’interactivité pour mieux les intégrer à votre programme. En amont de votre événement, choisissez des moments opportuns pour faire interagir vos participants. Pour cela, plusieurs solutions : le chat, les Q & A, les sondages, les quizz et la gamification.

5/ Recherchez votre plateforme digitale

Il existe des dizaines de plateformes en ligne qui vous permettront d’organiser votre événement digital. Selon les événements, il existe des plateformes de visioconférence, des solutions interactives, de planification d’événements de A à Z, ou de réalité virtuelle.

 

Pour un séminaire digital, nous vous conseillons de vous pencher sur la visioconférence ou les solutions interactives.

 

La visioconférence : 

Les solutions de visioconférence sont multiples. Vous les connaissez. Ce sont celles que nous utilisons depuis déjà plusieurs mois, telles que : Zoom, Teams, Google Meet, etc.

Ces logiciels ont plusieurs avantages.

  • Premièrement, ils sont faciles d’utilisation. Vous pouvez organiser simplement une réunion avec vos collaborateurs. 
  • Deuxièmement, vous pouvez personnaliser les “fonds de scène” à l’écran. 
  • Troisièmement, le chat intégré est accessible à tous les participants pour échanger librement.

Pour finir, ce sont des solutions gratuites ou à coûts très abordables.

 

Néanmoins, ces solutions présentent quelques inconvénients. D’abord, elles laisseront la parole à un seul orateur, laissant les participants comme spectateurs.

Ensuite, ces outils sont devenus le quotidien de vos collaborateurs. Une énième réunion Zoom pourra paraître banale pour vos équipes. L’événement est là pour créer l’événement.

 

Pour finir, la technologie présente quelques failles en termes de qualité audio et vidéo.

La visioconférence à ses avantages. Mais si vous voulez marquer les esprits, cette solution ne sera pas suffisante.

 

Les solutions interactives : 

Ces solutions permettent de dynamiser vos événements et les rendre plus interactifs et inclusifs.

Elles ont des avantages pour votre séminaire.

 

  • Premièrement, elles embarquent des expériences interactives. Vous pouvez mettre en place des systèmes de vote, sondages, quizz, jeux, etc.
  • Deuxièmement, ces solutions sont collaboratives. C’est un point essentiel dans l’organisation d’un séminaire d’entreprise. Vos participants pourront vivre un moment convivial à travers des challenges, des concours créatifs ou des jeux ludiques.

 

Néanmoins, ces solutions ont un coût plus élevé qu’une vision conférence classique. Aussi, elles nécessitent une organisation plus pointilleuse. 

Mais le résultat est bien plus en phase avec vos objectifs.

 

Planifiez des démos avec des prestataires pour choisir l’outil idéal. Évitez les solutions type “application”, qui nécessitent un téléchargement au préalable. Ceci ajoute une barrière d’accès à votre audience.

quelle plateformes digitales pour votre séminaire digitale ?

Nous possédons une base de donnée avec + de 300 plateformes digitales !

Contactez HELPER pour plus d'informations sur le séminaire digital

6/ Mettez en place une technique adéquate

Nous venons de voir les avantages et inconvénients entre les différentes plateformes digitales.

 

Techniquement, le deuxième point à prendre en compte est le matériel que vous utilisez pour capter et diffuser votre séminaire. C’est-à-dire le matériel physique qui accompagnera votre plateforme.

Nous avons tous connu des problèmes de son ou de vidéo lors de conférences ces derniers mois. Nos outils informatiques ne sont pas tous optimaux pour réaliser des visioconférences sans accrocs. 

 

Pour votre séminaire digital, nous préconisons la mise en place d’un matériel technique adapté à vos besoins. Le principe est simple, avoir un son et une image claire et intelligible

 

1/ Organisez votre séminaire dans un lieu isolé. L’objectif est de limiter les nuisances sonores extérieures. L’idéal est d’enregistrer votre séminaire dans un studio. Les studios sont équipés d’isolations acoustiques qui absorbent les réflexions sonores.

organiser votre séminaire digital dans un studio adapté

2/ Équipez-vous de microphones professionnels. Afin d’uniformiser la sonorisation, utiliser des micros indépendants pour les orateurs. Aussi, certaines personnes à distance parlent avec des tonalités différentes. Alors, il est nécessaire d’utiliser un microphone qui contrôle le gain de façon autonome et donc d’ajuster automatiquement le son en fonction de la personne qui parle. Le micro cravate est un outil discret et efficace pour les prises de sons.

Choisissez des micros adaptés à vos besoins

3/ La captation vidéo est un point essentiel pour votre séminaire. Afin d’obtenir une image de qualité et adapté à ce type d’événement, travaillez avec du matériel professionnel. Au même titre que le son, ce matériel remplira ses fonctions. Dans un premier temps, vous pouvez opter pour une caméra autonome, c’est-à-dire que vous gérez vous-même. Dans un second temps, une caméra automatique qui permet de faire des focus si plus orateurs interviennent par exemple.

Mettez en place des vidéos de qualité

4/ Vérifiez votre connexion internet. Dans le cadre d’un séminaire digital, vous pouvez être amené à partager des documents, diffuser des films ou organiser des animations.

Une connexion filaire est fortement conseillée. Une diffusion de bonne qualité peut demander jusqu’a 30 Mbps de bande passante.

7/ Organisez des team building

Ce terme anglais désignant “construction d’équipe” rassemble les participants de votre séminaire autour d’activités ludiques.

C’est un outil facilitateur de lien social qui permet aux managers d’entreprise de : 

  • développer la cohésion d’équipe
  • augmenter la motivation & la créativité
  • la réduction du stress
  • améliorer la communication interne

 

Ces activités ludiques renforcent aussi le sentiment d’appartenance des collaborateurs envers leur entreprise. Elles extrapolent le travail du quotidien tout en valorisant les valeurs et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Ces moments privilégiés sont également l’occasion d’échanger plus longuement avec les collaborateurs en sortant du cadre du travail.

En organisant un team building, vous donnez une nouvelle énergie à votre séminaire digital. Par exemple, il peut entrecouper vos présentations ou discours. 

Voici quelques idées pour votre team building digital

Aujourd’hui, il existe de nombreuses activités en ligne qui permettent à des équipes de réaliser un team building en distanciel. 

Avec notamment la réalité virtuelle, l’évènementiel propose des animations qui pourront impressionner, motiver et marquer les esprits de vos collaborateurs. 

8/ Faites appel à un conférencier professionnel

Faire appel à un conférencier professionnel pour votre séminaire peut être une bonne idée pour plusieurs raisons.

 

Premièrement, l’intervention d’un conférencier change la perception des messages pour vos collaborateurs. Étant donné que vos équipes sont habituées aux interventions de votre directeur général ou des managers, la prise de parole d’un intervenant externe peut davantage capter leur attention.

 

Deuxièmement, le conférencier peut être une personne inspirante pour vos équipes. De grands spécialistes ou personnalités publiques participent à des événements. Quelle que soit la thématique de votre séminaire digital, vous trouverez un conférencier pour guider vos messages : un chef étoilé, un sportif de haut niveau, un politique, un philosophe, etc.

 

Troisièmement, faire appel à un conférencier professionnel motive vos équipes. Il a l’habitude de ce genre d’événement, mais aussi de travailler avec des entreprises. Parfois, les conférenciers sont des journalistes de métier. Alors, ces conférenciers adaptent vos objectifs aux messages à véhiculer. Ils savent transmettre des messages uniques et mémorables.

Un conférencier pour votre séminaire digital

Intervention de Thomas Pesquet lors d’une conférence TEDx Talks à Paris en 2012

9/ Intégrez un webinar à votre séminaire

Dans le cadre de votre séminaire, vous pouvez intégrer un webinar externe à votre programme.

 

Le webinar désigne la transmission en ligne de contenu à l’aide de la technologie vidéo. On distingue ici le séminaire digital, dédié à votre public interne. Le webinar lui, est organisé pour un public externe, avec pour objectif de transmettre une expertise.

intégrez un webinar à votre séminaire digital

Nous pouvons considérer le webinaire comme une formation rapide sur un sujet précis. En ce sens, vous pouvez transmettre une formation ou des techniques de travail  précieuses pour vos équipes.

 

Choisissez un webinar en lien avec votre objectif et votre thématique. Vous plongerez vos équipes au cœur de votre problématique.

En résumé, le webinar alimente votre séminaire digital.

10/ Pilotez votre événement

Nous vous présentons ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier votre séminaire digital.

 

Le premier document à réaliser est le rétroplanning. Le rétroplanning est un outil afin d’organiser ses projets de manière efficace. Il se présente sous la forme d’un calendrier. Vous débutez par remplir les missions en partant de la date de fin supposée de votre événement en remontant vers la date du jour.

Ce document est réalisé au début du projet puis évolue légèrement selon les contres temps inévitables liés à l’événementiel.

Ces plannings sont souvent réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets. Nous conseillons Google Sheet pour un travail collaboratif et une meilleure répartition des tâches.

Mettez en place un retroplanning pour votre séminaire digital

Le deuxième document à réaliser est le cahier de projet. Ce cahier se présente sous la forme d’une présentation PPT ou Google slides.

Construisez ce document au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation de votre événement.

 

À l’aide de ce cahier de projet, votre équipe aura le même niveau d’information.

Quelques jours avant votre événement, vous allez réunir toutes les informations relatives à votre événement afin de les synthétiser dans ce document.

 

Dans le cadre d’un séminaire digital, ce document peut contenir : 

  • le déroulé de l’événement (programme heure par heure)
  • le détail de vos animations 
  • les informations relatives à la plateforme
  • les contenus éditoriaux
Le cahier de projet pour réussir l'organisation de votre événement

Pour finir, le troisième document utile à l’organisation de votre séminaire est le conducteur technique.

Le conducteur technique est une feuille de route établie lors d’une prise de parole. Le document se présente sous forme de tableau détaillé minute par minute. Il permet d’orchestrer et d’adapter la prise de parole aux impératifs du direct.

 

Par exemple, si votre séminaire digital est accompagné d’une présentation PPT, de vidéos, d’images, de jingles, etc. alors ce document vous permettra de jongler entre ces supports. 

Tout compte fait, c’est un guide technique qui reflète ce qui se passe à l’écran de vos participants.

Grâce à ce document, chacun connait les responsabilités qui lui incombent.

Aussi de vérifier si tous les supports et tous les équipements techniques prévus sont disponibles.

Réalisez un conducteur technique pour votre prise de parole

11/ Communiquez en interne

L’après événement est un moment important afin d’allonger la durée de vie de votre séminaire.

Pour y parvenir, vous pouvez communiquer en interne sur votre séminaire. Les événements rythment la vie de votre entreprise. Ils alimentent vos supports de communication.

 

Quelques exemples d’actions post-événement : 

  • rassemblez les messages de vos collaborateurs durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
  • partagez des photos en interne 
  • alimentez vos supports de communication (intranet, réseaux sociaux, etc.)
  • créez une vidéo avec vos collaborateurs 
  • jugez les KPI’s : le taux de participation et de satisfaction
  • tirez le bilan de votre séminaire suivant vos objectifs de départ

 

Rappelez-vous que le séminaire renforce la cohésion des équipes et le sentiment d’appartenance à l’entreprise

 

Conseil : 

Préparez ces actions en amont de votre événement. C’est au moment où vous fixez vos objectifs que vous devez anticiper ces actions. 

Mettez à exécution cette communication post événement aussi rapidement que possible. En étant réactif, vous surferez sur les quelques jours durant laquelle vos collaborateurs sont encore réceptifs à votre événement.

Conclusion

Une grande partie des appréhensions concernant la planification d’un événement virtuel vient du fait que, pour de nombreux organisateurs, il s’agit d’une première expérience. 

Pourtant, nous remarquons bien des points positifs aux événements digitaux.

 

Nous espérons que cet article fera avancer votre projet événementiel. 

Vous êtes maintenant prêt à organiser votre séminaire d’entreprise. Un événement digital pour 100% de maitrise et 100% de réussite !

Vous avez un projet ? Parlons en.