Même si les événements se digitalisent de plus en plus depuis quelques années, les événements physiques sont restés un pilier pour la communication des entreprises.
Et puis la COVID-19 est arrivé.
Nous vivons une adaptation inédite des événements du physique vers le digital.
Les plus grands événements mondiaux de 2020 & 2021 se sont déroulés sur le web. Par exemple, L’ Apple Event 2021, le SXSW ou le salon de l’agriculture se sont réinventés. Ils proposent une nouvelle expérience, riche en contenu digital, qui répond à leurs besoins.
Il est clair que, dans le cas du salon de l’agriculture, un format digital ne remplacera jamais un événement physique. Ceci amputerait certainement tout ce qui rend cet événement formidable, à savoir les relations entre les hommes, la terre et les animaux.
Cependant, les bénéfices des événements digitaux pour les participants et les organisateurs ont le potentiel de changer définitivement le paysage de la communication événementielle et le marketing au sens plus large.
Même si les événements physiques reviendront progressivement, les bénéfices évidents du digital mis en lumière par la COVID-19 devraient faire perdurer certaines pratiques.
Nous vous présentons dans cet article les 10 bénéfices d’un événement digital.
Ces bénéfices sont tirés des dizaines d’événements organisés depuis plus d’un an. Quels sont ces avantages et à qui profitent-ils ?
Internet est un espace dans lequel il n’y a pas frontière. Les événements digitaux prenants place sur le net, ils bénéficient des mêmes vertus.
Il n’y a pas de limites géographiques aux événements digitaux.
Vous pouvez organiser votre événement depuis votre lieu de travail en vous adressant à votre public cible à travers le monde.
Imaginons un salon professionnel. Généralement, le public qui s’y déplace est proche du lieu ou il prend place. Avec le digital, vos prospects s’étendent à une plus grande échelle. Vous gagnez en visibilité pour votre cible marketing.
Maintenant, pensons à votre événement de communication interne (convention ou séminaire d’entreprise). La mise en place d’un événement digital permet de rassembler vos collaborateurs à un même endroit, sans qu’ils se déplacent. Si votre entreprise dispose de plusieurs bureaux à travers la France et/ou dans le monde, vous pouvez communiquer de manière efficace et uniforme.
© événement Conversation de iAdvize
L’événement Conversation de iAdvize à rassembler 16000 participants (16 fois plus que le public initialement attendu à Station F)
En clair, vos actions de communication et de marketing s’internationalisent. Vous communiquer à une plus grande échelle en conservant la qualité de votre audience, vos contenus et vos messages.
Au même titre que votre événement digital touche une audience plus large, il aide également à un plus grand réseautage.
Lors d’un événement physique, le temps est souvent compté et limité. Les participants assistent à des conférences à la chaine, se joignent à des ateliers et des démonstrations.
Avec des plannings aussi serrés, il n’est pas rare que les participants passent à côté d’opportunités clés de d’échanges et mises en relation avec d’autres participants.
Les événements digitaux facilitent beaucoup les choses, car il existe des options de chat en direct et des interactions basées sur des d’intérêts communs. Les participants peuvent également rechercher d’autres participants avec leurs noms, leurs e-mails et se connecter avec eux.
On observe aussi des options de prises de rendez-vous. Les participants peuvent échanger en one to one par l’intermédiaire de visio-conférence, au sein même d’un événement.
Pour mettre en place un système de networking efficace, choisissez une plateforme digitale adaptée à vos besoins.
L’organisation d’un événement digital incombe que vous possédez l’ensemble des coordonnées de vos participants. Notamment leurs adresses emails pour des raisons d’accès sécurisé et de communication autour de l’événement.
La plus grande partie des plateformes digitales événementielles proposent un système d’emailing intégré.
C’est super pratique pour communiquer sur votre événement. Et donc, applicable à votre enquête de satisfaction en fin d’événement. Vous pouvez envoyer en un clin d’œil votre enquête à l’ensemble de vos participants.
Ce qui est beaucoup moins fastidieux que de coordonnées votre outil d’emailing, votre tableur contenant vos emails et votre questionnaire.
Aussi, certaines plateformes disposent de sondages en direct et des systèmes de notation. Par exemple, les participants donnent des notes sur une échelle de 5 étoiles pour chaque contenu.
Il est possible aussi de connaître l’engouement du public pour vos différentes sessions en fonction des inscriptions à ces dernières.
Avec une rétroaction appropriée, il devient plutôt simple de planifier vos feed-back pour votre événement.
En résumé, ces fonctionnalités améliorent la qualité de votre événement.
La génération de leads est déduite par la taille de votre audience et l’efficacité de votre networking.
Par ailleurs, l’expérience vécue par vos participants et la qualité de votre contenu est tout autant un facteur déterminant. Nous verrons ce sujet dans le point suivant.
Nous identifions ici plusieurs typologies d’événements :
- Le webinaire
En proposant des espaces de prise de parole à des exposants, vous apportez du contenu de qualité à votre programme. En créant un programme de qualité avec des sources différentes, vous amplifiez l’identification de clients potentiels.
- Lancement produit
Travaillez main dans la main avec les journalistes et les influenceurs. La communication sur votre nouveau produit sera amplifié grâce à la presse et influenceurs spécialisés. En préparant un contenu de qualité couplé à une sélection d’influenceurs qualifié, vous toucherez votre audience cible.
- La web TV
En ouvrant vos contenus vidéos au public, vous êtes susceptible de créer une communauté sur des thématiques précises. Ces contenus vous place comme expert de votre sujet et facilite la mise en relation de prospects.
- Le salon professionnel
Attirer des participants vers son stand lors un salon physique peut être onéreux ou compliqué. Prendre le temps d’échanger avec des prospects et obtenir les coordonnées est une mission ardue.
Avec les événements virtuels, les exposants et les participants disposent d’une fiche informationnelle. Par conséquent, ceci vous facilite les demandes de prises de contact ciblées pour des échanges avec des prospects qualifiés.
La crainte de beaucoup d’entreprises qui organisent un évènement en ligne est de ne pas parvenir à offrir une expérience unique pour les participants.
Comment transmettre des émotions à un public virtuel ?
La réponse est dans l’expérience que vous allez faire vivre à votre public, à travers la scénographie, l’UI, l’UX et votre contenu en tant que tel.
Offrir une expérience capable de rivaliser avec celle des évènements physiques est votre nouveau challenge.
Les 3 éléments qui font vivre une expérience unique à vos participants :
- Le contenu éditorial
C’est votre contenu qui fera passer vos messages. Il peut se présenter sous plusieurs formes tel que : des discours, des slides, des vidéos, des podcasts, vos rédactions.
Grâce au digital, vos contenus sont valorisés et font vivre des émotions à votre public. Jamais l’image (graphisme, motion design, vidéo) n’a était autant plébiscité par les entreprises depuis la digitalisation des événements.
Au contact de la technique et la technologie virtuelle, ces images aideront à rythmer votre événement et engager votre public.
- La scénographie et l’UI
La scénographie et l’UI sont deux choses complémentaires pour votre événement. L’interface de votre plateforme digitale est une extension de votre scénographie ou vice et versa.
Le digital vous permet d’animer votre concept scénographique. Cet univers complet vous aide passer vos messages avec plus d’impact.
- L’UX
C’est le parcours logistique du digital. Comme pour un événement physique, vous pouvez déterminer le parcours de vos participants lors de votre événement digital.
Les événements digitaux sont avant tout bâtis sur une expérience intuitive.
Grâce à l’UX design, vous pouvez proposer une expérience fluide, engageante et unique.
Au-delà de ces trois piliers de l’événement digital, l’expérience ne s’arrête pas là.
L’expérience vécue par votre public s’étale au-delà de votre événement avec par exemple :
- aux replays disponibles
- aux interviews de vos intervenants
- la réalisation d’un Vlog
- aux posts sur vos réseaux sociaux
- à la publicité sur internet
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Les coûts liés aux événements physiques se concentrent essentiellement sur la réservation d’un lieu, le transport et les moyens humains et matériels : un animateur ou conférencier, les aménagements et la technique puis la restauration.
Parmi ces éléments, seuls la partie technique et animateur peuvent se retrouver sur votre événement digital.
Étant donné que l’ensemble de votre événement se déroule sur internet, les coûts liés à la logistique et aux aménagements d’un lieu n’existent plus.
Les économies budgétaires peuvent être considérables selon la taille de votre événement. Plus il est grand, plus vous ferez d’économies.
Maintenant, cela ne veut pas dire que les événements digitaux sont gratuits. Pour organiser un événement digital, il existe des coûts inhérents à la qualité de ce dernier.
Il ne s’agit pas de mettre en place des échanges vis Zoom ou Teams.
Des enveloppes budgétaires nouvelles sont allouées pour votre événement telles que la mise en place d’une plateforme digitale et la création de contenus. De nouvelles compétences d’expertises sont au service de votre événement.
Malgré cela, ce format d’événement vous fait économiser de l’argent, tout en conservant votre public et vos messages.
Les évènements virtuels ont un avantage majeur, la simplicité : il est facile de participer à un évènement en ligne.
Vous pouvez réunir une communauté qualifiée autours de votre événement. Contrairement à un événement physique où le participant est relativement passif, l’événement digital promet une expérience et des échanges plus importants.
Vous pouvez réunir une communauté qualifiée autours de votre événement.
Il faut ensuite la gérer. L’animer durant votre événement. Mais surtout, renforcer son engagement tout au long de votre événement.
Engager vos participants induits de les faire participer. Mais Comment ?
En mettant en place des outils et du contenu qui permettront d’engager des échanges et des posts sur les réseaux sociaux.
Vous pouvez en amont de votre événement :
- préparer des contenus pour vos participants : rédaction de posts, création graphique pour partage sur les réseaux sociaux, édition d’un hashtag
- lancer des sujets ou des questions sur la plateforme de votre événement.
Cette première étape fera raisonner votre événement sur les réseaux sociaux. Aussi, vous anticiperez les premières questions ou sujets qui suscitent de l’intérêt.
Durant l’évent, mettre en place :
- un chat texte ou vidéo : impliquez vos participants sur des sujets qui les concernent
- un brainstorming : amplifiez et organisez facilement les idées de chacun
- des votes et des sondages : obtenez du feed-back en instantané
- des quizz et des gamifications : rendez l’apprentissage ludique avec des quizz énergisants pour faciliter la mémorisation des savoirs.
- un moment pour les Q&A : créez un espace de questions et maitrisez-les
Ces outils de networking facilitent les échanges et la mobilisation de vos participants. Grâce à ces outils, vous ferez vivre votre communauté durant votre événement.
En post événement :
- réalisation un questionnaire de satisfaction
- faire un bilan avec vos participants
Ces moyens et techniques facilitent l’engagement de vos participants. L’engagement est également lié à l’expérience globale que vous ferez vitre à votre public (voir le point 5).
En associant les deux, moyens techniques et expérience, vous engagerez votre public.
Au même titre que rassembler 50 ou 500 personnes n’implique pas les mêmes budgets, il n’implique pas non plus la même empreinte écologique.
Tout d’abord, en organisant un événement digital, vous réduisez les déplacements de vos participants. De même que vous réduisez le déplacement de prestataires et l’ensemble de sa main d’œuvre
Ensuite, votre événement prenant place sur internet, il y a que très peu de moyen matériel contrairement à un événement traditionnel.
Ceci réduit considérablement les déchets, notamment les produits jetables ou à usage unique. C’est un point que nous retrouvons souvent dans les décors événementiels.
Pour finir, vous réduisez le gaspillage alimentaire. Pour chaque événement, les prestations des traiteurs sont optimisées. Mais le gaspillage, aussi petit qu’il soit, est inévitable lors d’événement physique.
L’événementiel digital et le développement durable tendent à se rapprocher pour une évolution des méthodes de travail et d’organisation
L’atteinte de vos objectifs est mesuré grâce à des indicateurs clefs de performance : KPI. Ces KPI’s sont définis en amont de votre événement.
Le digital quantifie beaucoup de données.
Contrairement à un événement physique, l’organisation de votre événement digital pourra être tracé.
C’est un avantage certain quand on souhaite mesurer le succès de son événement.
Vous trouverez ci-dessous les 10 KPI’s pour mesurer votre événement digital :
- Le nombre d’inscrits à votre événement (vs le nombre d’invitations)
- La quantité d’utilisateurs de votre plateforme événementielle & leurs temps de connexion
- Le taux d’ouverture de vos emails (invitations, suivi de l’événement).
- Le nombre d’interactions entre vos participants et votre plateforme (nombre de connexions, clics sur vos contenus).
- Le nombre d’interactions entre vos participants (les échanges en amont de l’événement, le nombre de messages via le chat, l’utilisation de votre FAQ, les prises de rendez-vous).
- Le nombre de publications sur les réseaux sociaux (en prenant en compte le contenu des publications et les réactions à ces dernières).
- Le nombre de vues de vos replays : Un événement digital ne s’arrête pas au live. Il s’arrête quand tous les messages ont été délivré à toutes les cibles.
- le % de satisfaction de votre événement via votre questionnaire de satisfaction
- Le nombre de téléchargements de vos documents (programme, contenu, slides, etc.)
- Votre ROI global : coût événement / chiffre d’affaires généré.
L’ensemble de ces KPI vous servirons pour améliorer vos futurs événements digitaux.
Afin d’atteindre vos objectifs en termes de KPI’s, pensez à être actif le jour J de votre événement. Gardez le contact avec vos intervenants et participants pour partager du contenu sur les réseaux sociaux.
Organiser des événements “grand public” nécessitent la création de partenariats et de sponsoring.
À première vue, il peut sembler que les événements digitaux n’offrent pas un bon rapport qualité-prix pour les sponsors. Il n’y a pas de lieu physique, pas de kiosques / stands réels, pas d’interaction en personne avec le public.
Pourtant, les interfaces des plateformes digitales sont pensées pour présenter les sponsors de façon optimisés.
Grâce à des espaces dédiés, vos sponsors ont un terrain d’expression conséquent durant votre événement.
Les partenaires et sponsors peuvent se connecter avec les participants à tout moment. Ils peuvent présenter et promouvoir leurs services via leurs fiches informationnelles, mais aussi le networking.
Par conséquent, vos sponsors communiquent à l’ensemble des participants de votre événement.
Aussi, leurs présences peut paraitre plus intelligible et inclusive qu’un événement physique.
Une grande partie des appréhensions concernant la planification d’un événement virtuel vient du fait que, pour de nombreux organisateurs, il s’agit d’une première expérience.
Les évènements virtuels sont amenés à devenir une composante essentielle de l’événementiel, parfaitement complémentaire des évènements physiques.
Avec des coûts moins élevés, mais davantage d’impact, les évènements digitaux sont en mesure de présenter un ROI élevé et de séduire les entreprises.
Le prochain défis sera sûrement de proposer des évènements et des expériences « phygital », alliant des éléments à la fois physiques et digitaux.
Vous avez un projet ? Parlons en.
