15 erreurs à éviter pour un événement hybride !

évitez les erreurs lors de l'organisation de votre événement hybride

 

 

Le secteur des événements a subi une transformation massive depuis mars 2020. Avec une pandémie qui balaie le monde et des événements physiques, tout semblait perdu. Mais s’il y a bien une chose pour laquelle les professionnels de l’événementiel sont connus, c’est leur flexibilité et adaptabilité. Grâce à ces facultés, l’essor des événements virtuels a complètement bouleversé le paradigme, et le public a découvert de toutes nouvelles façons de se connecter et de vivre le monde. Dans le même temps, les organisateurs ont appris à exploiter la puissance de la technologie pour proposer en permanence des événements passionnants.

 

Et maintenant que les choses commencent lentement à revenir à la normale, les professionnels de l’événementiel sont confrontés à un nouveau défi : les événements hybrides. Oui, il est temps de réunir les connaissances virtuelles et physiquement pour créer des expériences passionnantes et immersives pour les participants. Mais avant de vous lancer tête baissée, éliminons les pièges les plus courants, d’accord ? 

Continuez à lire pour découvrir les 15 erreurs à éviter à tout prix lors d’un événement hybride !

 

Ne pas organiser de répétitions

La pratique et les répétitions sont un processus que tout organisateur d’événement devrait tenir. Il est peu probable qu’un professionnel de l’événementiel néglige de répéter les aspects inhérents à la réussite de votre événement. Cependant, il est possible de penser de s’y soustraire pour un événement virtuel. Mais c’est une énorme erreur. Les répétitions des événements virtuels sont tout aussi importantes que celles des événements physiques. Et comme les événements hybrides sont littéralement à la fois virtuels et physiques, les répétitions sont d’autant plus importantes. 

 

Tout doit être testé avant le grand jour, y compris les lumières, le son, les vidéos, le matériel et les outils virtuels. Anticipez tout ce qui pourrait mal tourner et signalez tout problème que vous pourriez trouver. C’est le meilleur moyen de s’assurer que tout se déroule sans problème au moment du spectacle.

 

Ne pas engager de maître de cérémonie ou d’animateur

L’une des erreurs les plus flagrantes commises par les organisateurs d’événements hybrides est d’ignorer le public virtuel – mais nous y reviendrons plus tard. Pour éviter cette erreur potentiellement fatale, les organisateurs doivent engager un maître de cérémonie virtuel qui sera essentiellement la voix de ceux qui regardent l’événement depuis chez eux.

 

Cette personne modérera le chat, répondra aux questions et les transmettra aux orateurs, tout en s’efforçant de dialoguer avec ceux qui ne peuvent pas être physiquement présents. L’absence d’une doublure pour vos participants virtuels ne fera que gâcher l’expérience pour eux.

 

Un contenu trop dense

Le contenu dense est très bien lorsqu’il s’agit d’événements physiques. Cependant, lorsque nous déplaçons la conversation vers l’hybride, les choses diffèrent. N’oubliez pas que vous vous adressez désormais à deux types de publics très différents.

 

Et n’oubliez pas qu’à l’ère du contenu à la demande, personne n’a envie de regarder des présentations lourdes et longues pendant des heures. Faites en sorte que le contenu soit attrayant, divertissant et direct. Utilisez autant d’aides visuelles que possible et faites preuve de créativité avec les séquences B-roll et les écrans verts. Les deux publics vous en remercieront !

 

Une journée interminable

Voici un autre exemple où les organisateurs doivent se rappeler que le terme hybride signifie « physique » et « virtuel ». Bien sûr, le public physique n’aura probablement rien contre un événement de trois jours parsemé de sessions de cinq heures. Mais les participants virtuels ? Pas vraiment.

 

Veillez à trouver un compromis en termes de temps qui satisfera tout le monde. La durée d’attention est déjà courte, surtout lorsque l’on regarde la conférence depuis chez soi. Il est préférable de l’étaler sur plusieurs jours et de réduire les heures.

 

Ne pas former vos orateurs

Les orateurs ont du pain sur la planche. Il était déjà difficile d’apprendre à séduire un tout nouveau type de public dans la sphère virtuelle. Avec les événements hybrides, ils doivent maintenant éviter le piège de parler et de s’engager uniquement avec les participants en personne.

 

Le meilleur moyen d’éviter cela est de leur offrir un soutien. Formez-les à la culture de votre entreprise et aux objectifs de votre événement. Et si vous n’avez pas les qualifications nécessaires pour le faire, trouvez quelqu’un qui les a – cela sera payant !

 

Une mauvaise qualité de diffusion

À l’époque où les événements virtuels sont devenus la norme, de nombreux organisateurs avaient l’impression qu’un appel Zoom était suffisant. Cependant, la fatigue des webinaires s’est vite installée et a prouvé que Zoom n’était pas suffisant à long terme. Les mêmes principes de narration et d’engagement que nous avons appliqué aux expériences physiques doivent être reproduits dans l’espace virtuel et, par conséquent, dans l’espace hybride.

 

Comme nous l’avons déjà mentionné, faites preuve de créativité avec les outils disponibles pour produire une qualité de diffusion – angles de caméra, séquences B-roll, écrans verts, qualité audio et vidéo sont autant d’éléments qui méritent une attention particulière lors de la production d’événements hybrides.

 

Ne pas tenir compte du public en ligne

Se retrouver dans une pièce avec d’autres personnes pour profiter d’un événement est excitant. Tellement excitant que la tentation d’oublier tous ceux qui vous écoutent depuis leur ordinateur peut arriver.

 

N’oubliez pas – et nous ne le répéterons jamais assez – tous les participants qui ne sont pas présents. Les gens se souviennent des mauvaises expériences et personne n’aime se sentir exclu. Ne pas tenir compte du public en ligne aura des conséquences fâcheuses pour la marque et/ou l’entreprise.

 

Pas assez de bande passante ou de puissance internet

Dans notre liste d’erreurs à éviter pour les événements hybrides, nous avons le problème de la connexion internet et de l’électricité. Il faut beaucoup de bande passante pour organiser un événement hybride. Le lieu où se déroule la partie physique de l’expérience doit être équipé d’une bande passante suffisante pour garantir une expérience sans faille aux participants virtuels. Et dans le même ordre d’idées, il est primordial de s’assurer que ce public est informé des besoins en matière d’Internet de son côté.

 

Lorsque vous choisissez le lieu de votre événement hybride, assurez-vous qu’il répond aux exigences en matière d’Internet et d’alimentation électrique nécessaires pour organiser une présentation physique et le diffuser aux participants virtuels. Personne n’a envie d’une panne de courant ou d’une diffusion en direct désordonnée !

 

Choisir la mauvaise plateforme

Les plateformes d’événements hybrides et virtuels ont connu un boom de la demande, ce qui signifie que les planificateurs ont l’embarras du choix. Cependant, cela peut être plus une bénédiction qu’une malédiction, surtout si vous ne savez pas quoi chercher.

 

Lorsque vient le moment de choisir la plate-forme à laquelle les publics distants auront accès, mettez votre chapeau de chercheur. Dressez une liste de tout ce que vous voulez et ne vous arrêtez pas avant de l’avoir trouvé. Faites appel à vos prestataires de production et de technologie événementielle : ils devraient être en mesure de trouver la solution idéale en fonction des objectifs de votre événement.

 

Opter pour les mauvais sponsors

L’importance des sponsors ne peut pas être surestimée, mais se précipiter pour choisir n’importe qui veut bien de vous n’est pas la meilleure façon de procéder. Réfléchissez longuement et sérieusement à votre événement et à vos objectifs.

 

Quel type de sponsors serait judicieux dans ce scénario ? Évitez de choisir des partenaires qui n’ont rien à voir avec le secteur et le thème de votre événement. Vous cherchez à minimiser les distractions, pas à les amplifier.

 

Ne pas assurer le suivi après l’événement

L’engagement du public ne s’arrête pas à l’extinction des feux. Si vous souhaitez organiser une expérience mémorable qui laissera le public sur sa faim, mettez tout votre cœur dans votre marketing post-événement.

 

Partagez des enquêtes, demandez des avis, faites en sorte qu’ils se sentent écoutés. Partagez les meilleurs moments de l’événement sur vos médias sociaux et continuez à élaborer des stratégies qui stimulent l’engagement même après la fin de l’événement.

 

Vous ne tenez pas compte des différentes stratégies d’engagement

Chaque public pose un ensemble de défis différents. Ce qui fonctionne pour un participant physique ne fonctionnera pas pour un participant virtuel. Surtout lorsqu’il s’agit de stratégies d’engagement !

 

Ne tombez donc pas dans le piège qui consiste à donner la même chose à un tigre et à un dauphin parce qu’ils ont des besoins distincts. Prendre la voie de la facilité ne mènera qu’à des impasses.

 

Ne pas maîtriser la tarification

Cette tâche peut s’avérer un peu complexe, mais le budget événementiel est essentiel. Si vous décidez de faire payer les deux publics de la même façon, vous devez vous assurer que les participants à distance bénéficient d’un forfait spécial comprenant des avantages que le public en personne ne reçoit pas. Sinon, vous devriez envisager de les faire payer moins cher. 

 

Ne pas penser au réseautage

Les participants seront désireux de nouer des contacts entre eux, ce qui laisse une grande marge de manœuvre au public physique pour ignorer le public virtuel. Trouvez des stratégies pertinentes pour faciliter le réseautage entre les participants virtuels et entre eux et le public physique.

 

Tout faire soi-même

Soyons francs : même si nous savons tous que les événements hybrides sont l’avenir, ils sont encore relativement nouveaux pour la plupart des organisateurs. La meilleure façon d’assurer le bon déroulement d’un événement est de s’entourer d’un prestataire expérimenté dans ce domaine.

 

Les professionnels événementiels et de la création seront vos meilleurs alliés lorsqu’il s’agira de former les orateurs, d’assurer la qualité de la diffusion, de choisir la bonne plate-forme, etc. Si vous avez besoin d’aide à ce niveau, n’hésitez pas à nous contacter. 

Nous vous aiderons à éviter les erreurs les plus courantes en matière d’événements hybrides !