Comment organiser votre événement hybride en 2022

Comment organiser votre événement hybride en 2022 ? Suivez le guide étape par étape

Si les événements hybrides sont relativement populaires depuis une demi-décennie environ, ce n’est un secret pour personne que la pandémie mondiale de COVID-19 a encore accéléré son développement en 2020 et 2021

 

Les politiques de distanciation sociale de la COVID-19 ont forcé de nombreux organisateurs d’événements à annuler leurs événements physiques et à les remplacer par des événements virtuels. Ils se sont vite rendu compte que les événements virtuels avaient leurs avantages, mais qu’ils ne remplaçaient pas les rencontres physiques. 

Les événements virtuels et les événements physiques ont tous deux leurs propres avantages, alors comment tirer le meilleur des deux mondes ? 

 

La réponse est d’organiser un événement hybride

Vous cherchez à organiser votre premier événement hybride, mais ne savez pas par où commencer ?

Vous êtes au bon endroit. 

 

Dans ce guide, nous allons aborder tout ce que vous devez savoir sur la façon d’organiser votre événement hybride en 2022. Voici quelques sujets abordés dans cet article : 

  • Qu’est-ce qu’un événement hybride ?
  • Pourquoi devriez-vous organiser un événement hybride plutôt qu’un événement physique ou un événement virtuel ?
  • Avantages et défis de l’organisation d’un événement hybride
  • Comment créer un budget pour un événement hybride 
  • Comment maximiser la participation à vos événements hybrides

 

Et bien plus encore. 

Sans plus tarder, commençons par lire ce guide, qui vous permettra d’éviter les erreurs traditionnelles.

 

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Selon le dictionnaire Merriam-Webster, le terme « hybride » (hy-brid | \ ˈhī-brəd) signifie « quelque chose qui est formé en combinant deux ou plusieurs choses ».

Alors, qu’est-ce qui est combiné dans le cas d’un événement hybride ? Par essence, un événement physique et virtuel. 

 

Un événement hybride est organisé à la fois physiquement et en ligne en tirant parti de la technologie. Par exemple, une conférence peut être organisée dans une salle de conférence avec du public, mais elle est également diffusée en direct. Ainsi, les personnes qui ne peuvent ou ne veulent pas se rendre dans la salle vont également “assister” à l’événement en ligne simultanément avec le public de la salle. 

 

Pourquoi organiser un événement hybride ?

Tout simplement pour obtenir le meilleur des deux mondes

 

Un événement physique présente un avantage majeur par ses possibilités d’interactions, de jouer sur les émotions, etc. Nous savons tous que les réunions Zoom ne peuvent pas remplacer à 100% l’intimité et les interactions physiques d’une réunion traditionnelle, et le même problème se pose avec les conférences virtuelles et autres types d’événements virtuels. 

Lors d’un événement physique, par exemple, les participants peuvent profiter des services offerts tout au long de l’événement, ainsi que des décorations sur place et des diverses animations. Dans un événement virtuel, on ne peut pas avoir ces expériences uniques et immersives. 

 

Cependant, les événements virtuels ont aussi leurs avantages uniques. L’un des avantages les plus importants est le fait que nous ne sommes plus limités par les lieux géographiques, et que les organisateurs d’événements peuvent avoir un public plus large en invitant des participants du monde entier. Si vous le souhaitez, vous pouvez également inviter des orateurs et des talents à se produire lors de l’événement virtuel. 

En outre, les événements virtuels peuvent offrir des informations et des données plus approfondies et en temps réel sur les performances de l’événement, et les organisateurs d’événements peuvent également utiliser diverses solutions technologiques pour améliorer l’expérience globale de l’événement virtuel. 

 

Avec un événement hybride, nous pouvons obtenir tous ces avantages en un seul événement. 

 

En ce qui concerne spécifiquement les situations post-COVID-19, les événements hybrides peuvent offrir de nombreux avantages à l’organisateur de l’événement, y compris, mais sans s’y limiter :

  • Permettre aux participants potentiels qui ne peuvent pas se rendre sur le lieu de votre événement d’y assister virtuellement (par exemple, en raison de restrictions sur les voyages internationaux).
  • De nombreuses personnes et organisations ont été financièrement touchées par la pandémie mondiale et peuvent ne pas avoir les moyens de se rendre à votre événement pour le moment.
  • Vous permettre d’obtenir un plus grand nombre de participants au-delà des limites de la capacité maximale de votre lieu événementiel (et de nombreux lieux sont contraints de réduire leurs jauges en raison des politiques de distanciation sociale).
  • De nombreuses personnes ne se sentent tout simplement pas encore à l’aise pour assister à des événements physiques, et vous pouvez encore répondre à leurs besoins en organisant un événement hybride.

 

Les défis de l’organisation d’un événement hybride

Si un événement hybride peut effectivement offrir de nombreux avantages, l’organisation d’un événement hybride peut également être un défi.

La chose la plus importante à faire lors de la planification et de l’organisation d’un événement hybride est de s’assurer que les participants physiques et les participants virtuels puissent vivre une expérience similaire sans sacrifier l’un ou l’autre public, et cela peut être plus facile à dire qu’à faire. 

Ceci étant dit, voici quelques défis clés que vous devrez prendre en compte lors de la planification d’un événement hybride : 

  • Prendre en compte les fuseaux horaires

L’un des principaux avantages d’un événement hybride, comme nous l’avons mentionné, est le fait que des participants de différentes villes et de différents pays peuvent assister à l’événement à distance. 

Cependant, bien qu’un événement hybride puisse « briser » les barrières géographiques, nous devons toujours tenir compte des différences de fuseaux horaires. Si votre événement hybride est physiquement organisé à New York et qu’un participant de Bangkok, en Thaïlande, souhaite diffuser l’événement en direct, nous devons tenir compte du fait que Bangkok a 11 heures d’avance sur New York et qu’il est donc pratiquement impossible de trouver l’heure « parfaite » entre les deux. 

Comprendre les lieux et les différents fuseaux horaires de tous les participants potentiels est la clé pour résoudre ce problème, et même si ce n’est pas une solution parfaite, s’assurer de proposer votre contenu à la demande.

 

  • Logistique de la connectivité

Comme nous le savons, planifier et organiser un événement physique impose des choix logistiques. Néanmoins, en « convertissant » cet événement en un événement hybride, nous devrons prendre en compte les solutions technologiques (c’est-à-dire les plateformes digitales événementielles) et surtout la bande passante Internet en plus de ces contraintes logistiques. 

Que se passe-t-il si votre bande passante Internet diminue soudainement pendant l’événement ? Cela peut non seulement ruiner l’expérience de vos participants à distance, mais aussi avoir un impact négatif sur ceux qui assistent à votre événement physiquement, par exemple lorsque vous devez interrompre la session pour attendre le rétablissement de la connectivité Internet. 

Il est essentiel de prévoir le coup lors de l’organisation d’un événement hybride en prévoyant une connexion de secours et en testant minutieusement toutes les vitesses de connexion et les équipements liés à la connectivité avant l’événement. 

 

  • Interaction virtuelle entre participants

L’opportunité de créer des réseaux reste l’une des principales raisons pour lesquelles les gens participent à des événements. Il peut être beaucoup plus difficile d’assurer une interaction efficace entre les participants et de faciliter la création de réseaux dans un cadre virtuel. 

Il est crucial pour les organisateurs d’événements qui cherchent à planifier un événement hybride en 2022 d’accorder suffisamment d’attention à l’expérience utilisateur des participants virtuels et de rechercher des moyens créatifs de faciliter le réseautage virtuel en fonction du type d’événement hybride. L’essentiel est d’essayer de comprendre comment et pourquoi votre public virtuel cible pourrait assister à votre événement et s’intéresser à votre contenu, et d’essayer de répondre à ses attentes. 

 

  • Choix du lieu

Un autre défi majeur dans l’organisation d’un événement hybride est le choix de votre lieu événementiel. Tous les lieux n’offrent pas suffisamment d’espace pour installer les équipements audiovisuels supplémentaires nécessaires à la diffusion de l’événement et certains lieux n’ont pas les moyens technologiques de le faire (internet ou besoins électriques).

Cela se traduira par un choix plus restreint de lieux parmi lesquels vous pourrez choisir. 

Pour résoudre ce problème, il est essentiel d’avoir une vision claire de la taille et du type d’événement et de vos besoins technologiques afin de garantir la meilleure expérience possible pour les participants virtuels et physique. Cela peut vous obliger à investir dans des solutions et/ou des équipements technologiques supplémentaires, ce qui peut gonfler le coût global de l’événement. 

 

  • Accessibilité

L’organisation d’un événement hybride vous obligera également à prendre en compte les besoins d’accessibilité de vos participants virtuels et physiques, ce qui peut se traduire par des investissements et des efforts doubles. 

Pour les participants physiques, les principales considérations en matière d’accessibilité sont les suivantes :

  • Les possibilités de stationnement accessible et les accès via les transports publics
  • Places assises prioritaires
  • L’accessibilité aux personnes à mobilité réduite
  • Traducteurs et interprètes

 

D’autre part, voici quelques considérations clés en matière d’accessibilité pour les participants virtuels

  • Options de diffusion en direct multilingue
  • Sous-titres
  • Traducteur et Interprète à l’écran
  • FAQ
  • Taille de police réglable

 

Si la mise en place d’un événement hybride accessible peut s’avérer difficile, elle est néanmoins possible. 

 

Comment organiser votre événement hybride en 2022 : Guide étape par étape

Tout en tenant compte de tous les défis que nous avons évoqués ci-dessus, pour le reste de ce guide, nous allons discuter de la façon d’organiser votre événement hybride et d’en assurer le succès dans un guide étape par étape. 

Commençons par la première étape.

 

Étape 1 : Déterminez les objectifs de votre événement hybride

Avant toute chose, il est essentiel d’identifier d’abord l’objectif que vous poursuivez en organisant l’événement hybride.

 

Posez-vous la question : 

  • Pourquoi organiser cet événement ?
  • Que voulez-vous accomplir ? (par exemple, soutenir le lancement d’un produit, renforcer la notoriété de la marque, fédérer vos participants).
  • Quelle(s) valeur(s) pouvez-vous apporter à votre public avec cet événement ?
  • Quelle valeur pouvez-vous apporter à vos sponsors ? (si vous envisagez de créer des partenariats) ?

 

Sur la base de l’objectif identifié, vous pouvez ensuite définir des buts ou des objectifs pour l’événement et attribuer des indicateurs clés de performance à ces objectifs pour mesurer le succès. 

 

Veillez à utiliser le principe des objectifs S.M.A.R.T. lors de la définition des objectifs et assurez-vous que vos objectifs sont :

  1. Spécifiques : aussi clairs et ciblés que possible, facilement compréhensibles par tous.
  2. Mesurables : vous pouvez identifier les bons paramètres pour mesurer les performances.
  3. Atteignables : réalistes afin de ne pas affecter le moral de votre équipe.
  4. Pertinent : en rapport avec l’objectif de votre événement.
  5. Limité dans le temps : vous pouvez assigner une date limite à chaque objectif.

 

Voici quelques exemples d’objectifs d’événements hybrides S.M.A.R.T. :

  • Générer 20 % de prospects en plus par rapport à l’événement physique précédent.
  • Générer 1 000 impressions sur les réseaux sociaux pendant et une semaine après l’événement pour nos sponsors.
  • Augmenter l’engagement (partages, likes, commentaires) de X%.
  • Accroître de X % le nombre de visites des participants aux stands des sponsors.
  • Décupler le pourcentage de membres du public qui répondent à un sondage de X%.

 

Et ainsi de suite. 

 

Étape 2 : Identifiez et comprenez votre public

Bien qu’il existe plusieurs approches pour identifier votre public cible. L’approche de base consiste à cibler le public idéal qui peut vous aider à atteindre les objectifs de votre événement, que vous avez identifiés à l’étape précédente. 

L’élément déterminant le succès de votre événement est la compréhension claire de votre public cible : ses comportements, ses besoins, ses attentes vis-à-vis de votre événement, et surtout comment le convaincre de participer à votre événement. 

 

Développez le buyer persona, un modèle semi-fictif de votre public cible idéal basé sur votre étude de marché et/ou les données de vos événements passés. Le buyer persona doit être aussi détaillé que possible et inclure les informations suivantes :

  • Données démographiques
  • Localisation géographique
  • Secteur d’activité 
  • Profession
  • Activités en ligne et consommation de médias
  • Points sensibles
  • Technologies qu’ils utilisent
  • Besoins en matière d’accessibilité

 

Et plus encore. 

Mieux vous comprendrez votre public cible, mieux vous pourrez concevoir un événement hybride adapté à ses besoins et préférences, comme nous le verrons à l’étape suivante.

 

Étape 3 : concevez votre événement

Maintenant que vous avez déterminé l’objectif et le public cible de votre événement, vous devriez être en mesure planifier votre événement. Ceci comprend les informations suivantes : 

  • Date de l’événement : il ne doit pas nécessairement s’agir d’une date et d’une heure exactes, mais vous devez avoir un calendrier approximatif pour l’événement (par exemple, dans les 6 mois).
  • Public cible : combien de participants visez-vous ? S’agira-t-il d’un événement local (en personne) ou de participants venant de l’étranger ? Données démographiques, etc. 
  • Type d’événement : s’agira-t-il d’un séminaire d’une journée ? Une convention de musique de plusieurs jours ? Etc. 
  • Lieu : créez une liste de lieux potentiels.

 

En ayant au moins une idée du format de votre événement, vous pouvez planifier un budget pour ce dernier (que nous abordons à l’étape suivante) et commencer à obtenir l’adhésion des parties prenantes. 

 

Étape 4 : Créez un budget pour l’événement

Maintenant que vous avez créé un plan préliminaire pour l’événement, vous pouvez commencer à créer au moins un budget performant pour l’événement

 

Les postes d’un budget peuvent varier en fonction du type et de la taille de votre événement hybride, mais vous devez inclure au moins les éléments suivants : 

  • Location du lieu (y compris les coûts supplémentaires tels que l’assurance requise, etc.)
  • Technologie événementielle (streaming, solution de gestion des événements, plateforme d’événementielle, etc. ) 
  • Équipement audiovisuel (sonorisation, lumières, équipement de diffusion en direct, etc.)
  • Personnel
  • Traiteur 
  • Signalisation, image de marque, visuels marketings
  • Scène, décoration
  • Marketing et promotions
  • Location de matériel et de mobilier

 

En disposant d’un budget clair dès que possible, vous aurez plus d’options et plus de temps pour négocier avec les différents prestataires, et vous disposerez également d’une feuille de route bien établie afin d’assurer la rentabilité de votre événement.

 

Étape 5 : Constituer une équipe pour l’événement

Compte tenu de tous les défis auxquels vous serez confronté lors de la planification d’un événement hybride, il est essentiel de disposer d’une équipe solide et bien gérée pour garantir une exécution adéquate du projet. 

 

Vous pouvez structurer votre équipe de différentes manières en fonction du type et de la taille de l’événement, entre autres facteurs, mais ici une équipe d’événement hybride fonctionnelle devrait couvrir au moins les rôles suivants : 

  1. Responsable de l’événement : ou directeur de l’événement, avec pour rôle similaire de diriger la stratégie de l’événement hybride dans son ensemble, de constituer et de gérer l’équipe, d’allouer le budget et de gérer les partenariats (internes et externes).
  2. Coordinateur marketing : responsable de la planification et de l’exécution de la promotion de l’événement à travers différents canaux de marketing avant, pendant et après l’événement. 
  3. Inscription : gestion de tous les aspects du processus d’inscription, depuis la décision de la stratégie de tarification des billets, le lancement de l’inscription, l’enregistrement des participants, l’enregistrement pendant l’événement et la gestion des données recueillies lors du processus d’inscription. 
  4. Parrainage : gestion de tous les aspects liés au parrainage, de la création de propositions de parrainage au suivi après l’événement, en passant par la sensibilisation.
  5. Coordinateur des orateurs et des talents : gestion des orateurs, des talents, des keynotes et autres. 
  6. Gestionnaire du lieu et de la scène : gérer tout ce qui se passe dans le lieu et sur la scène, en veillant à ce que tout se passe correctement le jour J.
  7. Responsable de la technologie : essentiel dans le cas d’un événement hybride, il gère activement la plateforme événementielle virtuelle et les autres outils technologiques avant, pendant et après l’événement, y compris la gestion du streaming en direct. 
  8. Modérateur des médias sociaux : modérer les interactions en temps réel sur les médias sociaux (y compris le chat) avant, pendant et après l’événement.

 

Comme nous pouvons le constater, l’équipe d’un événement hybride peut être assez importante et comprendre plusieurs rôles différents, ce qui fait que garder l’équipe fonctionnelle et organisée peut être un défi en soi. Vous pouvez utiliser des outils comme Trello et Slack pour faciliter une communication et une collaboration plus transparentes entre les membres de l’équipe. 

 

Étape 6 : Choisir le lieu et la date

Vous devrez choisir un lieu idéal pouvant accueillir l’équipement et la technologie supplémentaires dont vous aurez besoin dans le cadre d’un événement hybride, et vous devrez également réserver le lieu tout en tenant compte de la meilleure date et heure possible pour les participants en personne et virtuels. 

 

Voici quelques conseils que vous pouvez utiliser pour choisir un lieu pour votre événement hybride : 

  • Équipement audiovisuel. L’équipement audiovisuel existant s’intégrera-t-il bien à la plateforme événementielle virtuelle que vous utilisez ? Y a-t-il assez d’espace pour votre équipement de diffusion en direct, y compris pour la préparation et l’installation ? En outre, certains lieux peuvent exiger que vous travailliez avec des prestataires audiovisuelles référencés, ce qui peut coûter plus cher. 
  • Emplacement. Il s’agit de s’assurer que les participants peuvent accéder facilement au lieu de l’événement, mais il est également crucial de trouver le bon équilibre entre l’emplacement et le coût (les grands lieux situés dans des grandes villles coûteront évidemment plus cher).
  • Taille et installations disponibles. Pour faciliter la tenue d’un événement hybride, le lieu devra non seulement accueillir les participants, mais aussi comprendre les éléments suivants : 
    • des espaces de stockage pour le matériel audiovisuel
    • des options de connexion Internet fiables et permettant d’ajouter une connectivité de secours
    • un office traiteur, une cuisine, un espace pour les services de restauration et de boissons
    • un espace d’échange pour les participants et un espace pour que les participants puissent rencontrer les partenaires de votre événement.

 

Enfin, et surtout, les frais de location. N’oubliez pas que dans le cadre d’un événement hybride, vous avez la possibilité de réduire la taille de l’événement physique et de chercher à attirer davantage de participants en ligne. Cela peut être une option viable si vous n’avez pas le budget nécessaire pour vous offrir un lieu de réunion suffisamment grand. 

 

Étape 7 : choisissez la bonne plateforme événementielle

Pour prendre en charge le côté virtuel de l’événement hybride, vous aurez besoin de la bonne plateforme d’événement virtuel, capable d’offrir une excellente expérience à vos participants à distance. 

 

Il existe un grand nombre d’options de plateforme et, en fin de compte, vous devez faire le choix de la plateforme événementielle la mieux adaptée à votre événement. Cela dépendra de nombreux facteurs tels que les objectifs de votre événement, les indicateurs clés de performance, les préférences du public cible et le budget, entre autres. 

Par ailleurs, nous avons rédigé un article regroupant les 22 meilleures plateformes digitales événementielles.

 

L’approche idéale est donc d’identifier d’abord les besoins de votre événement et de dresser la liste des caractéristiques indispensables d’une plateforme d’événements virtuels. 

Ensuite, la règle générale est de choisir la plateforme la plus abordable qui offre toutes les fonctions indispensables de votre liste de contrôle. Toutefois, dans certains cas, vous devrez faire des compromis et vous pourrez vous contenter d’une plateforme plus abordable qui offrira certaines des caractéristiques de votre liste de contrôle, mais pas toutes. 

 

Quoi qu’il en soit, étudiez soigneusement vos options afin de choisir la meilleure plate-forme d’événement virtuel possible pour votre événement hybride. 

 

Étape 8 : Choisir et mettre en place des solutions technologiques supplémentaires

La technologie est au cœur de tout événement hybride, aussi, lors de la planification de votre événement hybride, vous voudrez identifier les besoins technologiques dès que possible. 

 

Là encore, les différents types d’événements nécessitent des solutions technologiques différentes, mais voici quelques outils courants à prendre en compte : 

  1. Plateforme d’inscription/de billetterie. Vous aurez besoin d’une solution technologique qui vous permette de vendre et de gérer facilement les inscriptions en ligne. Il existe cependant des plateformes d’événements virtuels comme EventBrite ou Weezevent qui offrent ces solutions.
  2. Une application mobile pour les événements : De nombreux organisateurs d’événements optent pour la création et l’utilisation d’une application mobile personnalisée afin d’améliorer l’expérience des participants. Vous pouvez, par exemple, rendre les horaires de votre événement disponibles sur l’application d’événement, et les participants peuvent également utiliser l’application pour interagir et établir un réseau avec les sponsors et les autres participants. L’idéal est d’avoir une plateforme événementielle responsive. 
  3. Diffusion en direct : Cruciale dans tout événement hybride. Veillez à choisir la bonne solution de diffusion en live en fonction de votre budget et des besoins de votre événement.
  4. Outils de productivité : Vous pouvez investir dans un logiciel de gestion de projet et divers outils de productivité pour rationaliser la collaboration de votre équipe. 
  5. Outils d’engagement des participants : Vous pouvez intégrer des outils de gamification de l’événement (par exemple, des quizz en direct), un mur de médias sociaux et d’autres outils qui peuvent améliorer l’expérience des invités. 

 

Comme pour toute autre chose, il est préférable de commencer par identifier les besoins uniques de votre événement hybride avant de vous engager dans ces solutions technologiques. Non seulement l’utilisation d’outils dont vous n’avez pas réellement besoin peut se traduire par un gaspillage de ressources, mais elle peut également compliquer votre flux de travail et nuire à la productivité de votre équipe. 

 

Conclusion

Félicitations ! Vous êtes désormais prêt à organiser votre événement hybride en 2022, mais aussi dans les années à venir. 

Comme nous pouvons le constater, la clé de la planification et de l’organisation d’un événement hybride réussi est d’identifier et de comprendre réellement le public cible de votre événement : ses données démographiques, ses besoins, ses comportements, et surtout, comment le convaincre de participer à votre événement. 

L’organisation d’un événement hybride peut offrir divers avantages. Combinés, les événements physiques et virtuels vous donneront le meilleur des deux mondes, et plus encore. Cependant, il est probable que vous rencontriez également quelques challenges, notamment en matière de logistique ou de technique.

 

En suivant le guide étape par étape que nous avons partagé ci-dessus, ainsi que les conseils pratiques dont nous avons parlé, vous êtes maintenant prêt à relever ces défis et à commencer à organiser votre événement hybride dès maintenant.