Événementiel hybride : comment organiser votre événement ?

Comment organiser votre événement hybride ?

Depuis le début de la COVID-19, nous observons une digitalisation des métiers du marketing et de la communication

 

Cette transformation touche également l’événementiel. Avec la reprise des activités économiques, la digitalisation devient une tendance forte pour les prochains mois et années à venir.

 

Avec le retour des rencontres physiques et la fin du 100% télétravail, les événements tendent à devenir “hybride”.

Nous avons abordé cette nouvelle tendance et ses objectifs dans un article précédent. Aussi, vous trouverez dans cet article :

 

 

Dans ce nouvel article, il s’agit de détailler la manière d’organiser un tel événement de communication. La question qui se pose : Comment organiser un événement hybride ?

 

Nous n’aborderons pas ici les grands schémas pour organiser un événement. 

Mais plutôt les points techniques et digitaux qui transforment vos événements. 

 

L’idée est de développer les avantages des nouvelles ressources technologiques afin d’embellir votre communication événementielle.

 

Découvrez comment organiser un événement hybride résolument innovant et performant.

Préparez votre événement en amont

La dimension de votre événement

Lorsque l’on parle d’événement hybride, on parle d’un spectre technologique adapté à votre événement. 

 

La technologie permet de connecter vos publics. Ainsi, la première étape de votre projet consiste à déterminer la dimension de votre événement. Combien de participants sont attendus ? Où sont ils localisés ?

 

Déterminez ces deux grandes matrices. Ensuite, vous pourrez analyser les besoins techniques, technologiques et organisationnels.

Connaitre ses publics

La mise en place d’outils digitaux nécessitent une étude préalable de votre public.

 

En effet, l’intérêt d’un événement hybride est de faire vivre des expériences communes à des publics à distance. 

Ces expériences se traduisent alors par l’utilisation d’internet, intranet, les réseaux sociaux et d’outils digitaux.

 

Votre public doit se sentir à l’aise avec ces outils. Il serait contre productif et dangereux de créer des inégalités dans ces expériences. La connaissance de votre public est un facteur de réussite de votre événement.

 

En définitive, analysez votre public en vue d’adapter les solutions expérientielles de votre projet événementiel. 

Quels sont vos objectifs ?

L’organisation de votre événement réponds à des objectifs managériaux précis.

 

Pour définir ces objectifs, posez-vous les questions suivantes : 

  • Pourquoi organiser un événement ?
  • Quand se déroule-t-il ?
  • Ou se déroule l’événement ?
  • Qui sont vos participants ?

 

Ces objectifs sont corrélés aux moyens à mettre en œuvre pour les atteindre. En effet, grâce à la définition de ces objectifs, vous pourrez définir les moyens en termes de marketing et de communication.

 

Ces objectifs peuvent être de natures différentes :

  • faire connaitre votre produit ou service ;
  • développer la notoriété de votre entreprise ;
  • faire passer des messages à vos collaborateurs ;
  • célébrer un moment spécial ;
  • etc.

 

En d’autres termes, mettez en place une stratégie marketing et de communication afin d’atteindre vos objectifs.

Fixez votre budget

Préparer le budget de votre événement vous permettra d’obtenir une bonne équation entre la réussite de votre projet et les moyens mis en place.

L’événementiel hybride permet d’obtenir un bon rapport qualité / prix. Néanmoins, il convient de déterminer les limites de votre projet.

En effet, la mise en place de moyens technologiques pour l’organisation d’un événement hybride peuvent fortement varier financièrement.

 

Nous vous conseillons de créer un premier budget dit “prévisionnel”. Ce budget à deux fonctions : dans un premier temps, il prépare le terrain de vos futurs enveloppe budgétaire. Puis, il permet d’anticiper toutes les futures dépenses liées à votre événement.

Aussi, dans ce budget prévisionnel, catégorisez vos dépenses. Alors, vous aurez une idée des proportions de vos dépenses dans chaque catégorie. Par exemple, nous pouvons déterminer les catégories suivantes : 

  • le lieu
  • la plateforme digitale
  • la technique
  • le transport
  • le traiteur
  • équipe projet
  • etc.

 

Cette liste est non exhaustive. Néanmoins, elle tire les grandes lignes de votre budget.

Travaillez ce budget via un tableur Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra une mise à jour en un clin d’œil à chaque étape de votre projet. 

Le budget événementiel est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

 

Pour finir, pensez à mettre à jour votre budget aussi souvent que possible. Chaque nouvelle version est un point d’avancement pour votre projet.

Par conséquent, la version définitive est l’image de votre événement. Si bien qu’elle constitue une aide pour l’organisation de vos prochains événements.

Définissez vos KPI’s

Fixez les KPI’s de votre événement en amont est indispensable pour atteindre vos objectifs.

Définir des KPI’s pour un événement hybride présente plusieurs avantages. L’avantage le plus certain, par exemple, est celui que le digital est quantifiable. En clair, le digital permet de gérer de la data ou des statistiques afin de mesurer un événement.

Ainsi, définissez ces KPI’s en fonction de vos objectifs, mais aussi les capacités de votre solution digitale.

Ce point peut d’ailleurs faire l’objet du choix de votre plateforme de diffusion. En effet, selon les solutions existantes, les recueils de statistiques ne sont pas toujours équivalentes. Quoi qu’il en soit, nous verrons ce point un peu plus loin.

 

Généralement, nous observons les KPI’s suivants :

  1. Le nombre d’inscrits à votre événement ;
  2. La quantité d’utilisateurs de votre plateforme événementielle & leurs temps de connexion ;
  3. Le taux d’ouverture de vos emails ;
  4. Le nombre d’interactions entre vos participants ;
  5. Les interactions entre vos participants (les échanges en amont de l’événement, le nombre de messages via le chat, l’utilisation de votre FAQ, les prises de rendez-vous) ;
  6. La quantité de publications sur les réseaux sociaux (en prenant en compte le contenu des publications et les réactions à ces dernières) ;
  7. Le nombre de vues des replays de l’événement ;
  8. le % de satisfaction via un questionnaire de satisfaction ;
  9. Le nombre de téléchargements de vos documents (programme, vidéos, slides, documents annexes) ;
  10. Votre ROI global : coût événement / chiffre d’affaires généré ;

 

L’ensemble de ces KPI sont essentiels en vue d’améliorer vos futurs événements.

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Organisez votre événement

Définir votre plateforme digitale

Une plateforme digitale est une solution logicielle ou un site web développé pour connecter votre événement. C’est grâce à cet outil que votre public participera à votre événement en ligne. En clair, il réunit votre public physique et votre public à distance.

 

L’événement hybride implique donc d’intégrer des solutions digitales. Ces solutions ou techniques, tirent des avantages afin d’agrémenter votre événement.

 

Il existe des dizaines de solutions digitales. Définissez votre solution selon vos besoins.

Par exemple, si votre objectif est de promouvoir un produit, vous pouvez activer une campagne sur un réseau social (tel qu’Instagram ou YouTube).

 Ou alors, si vous cherchez à célébrer un moment spéciale pour votre entreprise, vous pouvez mettre en place une solution de gamification ou d’échanges pour vos publics à distance.

 

L’idée est de mettre en place une solution technologique dotée de fonctionnalités qui aident vos événements.

Ceci comprend l’intégration de solution de d’inscriptions, de paiements, de networking ou de personnalisation graphique. Cette plateforme doit intégrer une solution de streaming pour des sessions live ou en replay.

En somme, un outil digital intuitif qui connecte vos publics dans le but d’atteindre vos objectifs.

Trouvez votre lieu idéal

Dès que vous commencez à imaginer votre événement, vous pensez au lieu ou il prendra place.

 

Le lieu reflète l’image de votre événement. Il est l’élément principal que votre public gardera en tête.

Dans le cadre d’un événement hybride, plusieurs critères sont à prendre en compte afin de trouver votre lieu idéal.

 

Bien entendu, votre cahier des charges général guidera votre choix. Ce n’est pas tout… L’aspect technologique d’un événement hybride nécessite d’intégrer des notions supplémentaires pour faire votre choix.

 

Premièrement, assurez-vous qu’une connexion internet est existante dans le lieu. Aussi, testez le débit de cette dernière. La mise en place de streaming demande un minimum de débit internet.

 

Deuxièmement, vérifiez s’il existe un espace dédié aux matériels techniques. En effet, la régie technique d’un événement digitalisé entraine l’installation d’un certain nombre de matériels.

 

Troisièmement, demandez les puissances électriques disponibles dans le lieu. Toutes les technologies fonctionnent grâce à l’électricité. Selon vos besoins, des besoins spécifiques peuvent être nécessaires.

 

N’oubliez pas de réaliser des repérages avant de sélectionner un lieu. Vous n’imaginez pas acheter une maison sans avoir réalisé de visites ?

 

C’est la même chose pour votre lieu événementiel.

Pilotez votre événement

Maintenant, il est tant d’organiser votre événement.

L’organisation d’un événement se fait généralement en équipe. Que ce soit des membres en interne, des freelances ou des prestataires, monter un événement se fait à plusieurs.

 

L’accomplissement d’un projet événementiel est possible qu’en réunissant les compétences de chacun. Par exemple : le graphisme, la gestion de projet, le matériel technique ou la restauration.

Ainsi, il est primordial de piloter votre projet de manière à aligner le niveau d’information aux différents protagonistes de votre équipe.

Pour cela, nous vous conseillons la mise en place de deux documents. 

 

Le premier document est le rétroplanning. Le rétroplanning qui a pour objectif d’organiser votre projet de manière efficace. 

Il se présente sous la forme d’un calendrier. Dans ce calendrier, nous retrouvons toutes les tâches de chaque thématique. Par exemple, la restauration, la logistique, la technique, etc. Vous débutez par remplir les missions en partant de la date de fin supposée de votre événement en remontant vers la date du jour.

Ainsi, tous les membres de votre organisation connaissent les délais de réalisation de leur propre partie.

N’hésitez pas à communiquer ce document à vos équipes dès le début de votre projet. Le partage d’informations et la gestion des délais sont des éléments clés dans la réalisation de projets événementiels.

 

Le deuxième document est le cahier de projet. Ce cahier se présente sous la forme d’un document Word ou une présentation PPT. Il synthétise les grandes ligne de votre projet avec les informations essentielles.

Construisez ce document au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation de votre événement. Comme pour le rétroplanning, partagez régulièrement ce document avec vos équipes. Ainsi, vous serez raccord sur l’avancée de votre événement.

 

Dans le cadre d’un événement hybride, ce document peut contenir : 

  • le déroulé de l’événement (programme heure par heure) ;
  • le planning de montage ;
  • les informations relatives à la plateforme digitale ;
  • les contenus éditoriaux ;
  • etc.

 

Cette liste est non exhaustive. Elle dépendra de la dimension de votre événement.

Assurez le jour J

Le jour J d’un projet événementiel peut être un peu stressant. Est-ce que votre organisation est au point ? Tout se passera-t-il comme prévu ? Autant de questions difficiles à répondre.

Néanmoins, il est possible d’éviter trop de stress et de réduire les éventuels imprévus.

 

Pour cela, nous avons détaillé trois points importants. Ces trois points sont liés à la gestion technique et technologique.

 

En premier lieu, il convient de déterminer le rôle de chacun sur le terrain. En d’autres termes, vous pouvez réaliser un tableau “Qui fait Quoi” ?

L’objectif de cette répartition est de couvrir tous les besoins le jour, et de désigner un responsable. Par exemple : la gestion logistique des invités, la partie technique (son, lumière, vidéo), la gestion digitale – streaming (plateforme événementielle ou réseaux sociaux), la communication en live, etc.

 

En deuxième lieu, faites des tests techniques. Prenez du temps sur votre planning pour tester l’ensemble du matériel. 

Chaque membre de votre équipe doit être mobilisé pour ces répétitions. Ainsi, vous vous assurez que tout fonctionne comme prévu. La gestion des streaming, duplex ou multiplex peut être délicat. 

 

En troisième lieu, réalisez des répétitions. On appelle aussi cette partie le filage technique. Ce terme est tiré du spectacle vivant. Il désigne la mise en scène de votre événement dans les conditions réelles, mais sans public.

L’objectif de ces filages est de mettre en œuvre le matériel technique (testé préalablement) avec les intervenants afin de finaliser les derniers détails. C’est un point important pour immerger les intervenants et les acclimater aux supports techniques. 

 

En outre, nous conseillons :

 

  • chargez les batteries de vos outils (téléphone, ordinateur, autres)
  • vérifiez que tous les documents de projet sont disponibles (imprimés, version digitale).
  • constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, des stylos, des marqueurs, des sacs-poubelles, etc.)
  • constituez une trousse de secours

Communiquez sur votre événement

La communication est la clé du déploiement de votre événement.

 

Premièrement, vous pouvez réaliser une charte graphique complète pour votre événement. Ce point est très lié au contenu éditorial.

Cette charte doit permettre à votre événement d’être reconnu en clin d’œil. Dans vos réalisations graphiques, vous pouvez par exemple : créer un logo, du motion design, des jingles audio.

En définitive, cette charte est l’outil principal pour vos communications tout au long de votre événement.

 

Deuxièmement, lancer la campagne de communication en amont de votre événement. Pour cela, vous pouvez utiliser une landing page, les newsletters, les réseaux sociaux, la publicité digitale ou les relations publiques. Ceci dans le but de promouvoir votre événement et mobiliser un maximum de participants.

 

Troisièmement, maintenez vos efforts durant votre événement. Vous pouvez poster des nouvelles en temps réel sur vos médias sociaux à l’aide de quelques hashtags clés qui vous aident fédérer votre communauté.

 

Finalement, faites perdurer votre communication après l’événement. Ainsi, vous allongez la durée de vie de votre événement.

Quelques exemples d’actions post-événement : 

  • rassemblez les messages de vos participants durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
  • alimentez vos supports de communication (intranet, réseaux sociaux, etc.)
  • réalisez un best-off
  • faites un bilan sous forme d’infographie

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