Événement hybride : tout savoir sur cette nouvelle tendance

Découvrez les nouvelles tendances des événements hybrides

Depuis mars 2020, nous avons vu de nombreux événements devenir virtuels.

 

Les salons professionnels, événements sportifs, concerts et autres événements physiques ont été interrompus pendant la pandémie COVID-19. 

 

Certains événements ont été transformés grâce au digital. D’autres ont été reportés ou annulées.

 

Mais maintenant que des millions de personnes sont vaccinées, les entreprises commencent à voir la lumière. D’ailleurs, Google ou encore Facebook viennent d’annoncer le retour au bureau pour leurs employés

 

Le 100% télétravail n’est pas une option envisagée par ces géants. C’est pourquoi nous pouvons penser qu’il en sera de même pour la plupart des entreprises.

 

De cette manière, de nouvelles perspectives sont en cours pour ramener des événements physiques au cœur des stratégies de communication.

 

Dans la mesure ou les événements virtuels ont gagné beaucoup de terrain dans l’industrie événementiel depuis un an, un bon nombre d’avantages et de bonnes pratiques se sont dessinés. 

Dans cet esprit, les spécialistes du marketing planifient désormais des événements hybrides pour le futur. D’ailleurs, Google a annoncé de nouvelles approches pour le travail au bureau. Notamment une approche hybride du travail pour plus flexibilité de ses employés.

 

L’objectif de ces événements hybrides est de faire converger les événements physiques et les événements virtuels. 

On appelle aussi cette pratique l’événementiel “phygital”, qui résulte de la contraction des mots physique et digital.

 

Les événements hybrides représentent donc la nouvelle tendance pour les mois et années à venir.

 

Alors, comment les organisateurs peuvent-ils conserver les avantages des événements virtuels pour leurs événements physiques ?

 

Nous présentons dans cet article les tendances des événements hybrides ainsi que des exemples concrets.

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est la coopération d’un événement physique et d’un événement virtuel. 

Avec un événement hybride, les avantages tirés des expériences digitales sont combinés aux événements physiques.

 

Plus concrètement, les événements hybrides incluent une présence physique sur un lieu et une présence virtuelle en direct. Cette fusion d’expériences permet au public, où il se trouve, de participer, d’apprendre, d’interagir et de s’engager.

 

Par exemple une émission de télévision peut être considérée comme un événement hybride. D’un côté, nous avons des personnes physiques sur un plateau TV, de l’autre des téléspectateurs derrières leurs écrans.

 

Généralement cette fusion d’expérience est permise par la mise en place d’une plateforme digitale événementielle. Ces plateformes sont les nouveaux canaux de communication pour les événements d’entreprise.

Votre événement s’appuie donc sur internet et le streaming vidéo pour diffuser vos contenus à un public plus lointain. 

 

Pour autant, il n’existe pas de règle définie pour ce que devrait être un format hybride. Ces événements s’adaptent à votre public et vos objectifs.

Pourquoi organiser un événement hybride ?

Tout d’abord, nous avons expliqué les raisons du retour des événements physiques prochainement. Puis, ce que représente un événement hybride dans le contexte actuel.

 

Alors, il convient dans un premier temps de déterminer les avantages des événements digitaux. Puis, de voir comment ces avantages peuvent se conjuguer avec vos événements physiques.

 

Voici les avantages des événements digitaux : 

 

  • augmentez l’audience de votre événement
  • assurez un plus grand réseautage pour vos participants
  • recueillez des feed-back plus facilement
  • générez des leads
  • faites vivre des expériences uniques
  • économisez de l’argent
  • booster l’engagement de vos participants
  • réduire votre empreinte écologique
  • mesurez vos KPI’s
  • Valorisez vos sponsors

 

Tous ces avantages ont été observés depuis quelques mois. 

 

Bien entendu, les événements virtuels ne peuvent pas remplacer un événement physique. L’événementiel désigne le rassemblement des personnes. Le relationnel est la valeur la plus forte de ce métier.

 

C’est pourquoi ces avantages se conjugueront avec l’événementiel physique. Mais comment ?

 

Nous observons quelques limites aux événements physiques. Nous les énumérons ci-dessous. Ces limites peuvent être palliées par des solutions digitales :

 

  • les espaces des lieux réceptifs peuvent être limités en raison de mesures sanitaires. 
  • la flexibilité du télétravail peut empêcher de rassembler l’ensemble des participants
  • les budgets des entreprises peuvent être réduits 
  • de nombreuses personnes peuvent encore hésiter à voyager et à se rassembler en groupes 
  • les complexités logistiques peuvent être un frein à l’organisation d’événements
  • certains profils d’événement peuvent entacher la RSE de l’entreprise
  • la ROI de ces événements est plus difficilement identifiable

 

Tirer parti des avantages du digital afin de construire des événements hybrides permettra aux organisateurs d’événements de maintenir correctement leurs stratégies de communication événementielle.

Contactez-nous pour l'organisation de votre événement hybride

Comment organiser un événement hybride ?

L’organisation d’un événement hybride suit la méthodologie des événements physiques et digitaux.

De cette manière, nous avons détaillé cette organisation en 7 étapes : 

Fixer vos objectifs

Vous identifiez dans un premier temps vos objectifs. Cette première étape est la clé pour le reste de votre organisation. Voici quelques exemples d’objectifs :

 

  • annoncer un nouveau projet à vos collaborateurs
  • présenter votre nouveau produit à la presse
  • promouvoir votre marque

 

La définition des objectifs passe par rassembler toutes les informations de votre événement : sa forme, le nombre de participants, la cible, etc.

Définir un budget

Après avoir déterminé vos objectifs, vous fixez le budget associé. Le budget se définit avec les composantes de votre projet : enjeux stratégiques, les objectifs poursuivis et le nombre de participants.

Le budget est un outil de contrôle et d’aide à la décision. 

Piloter votre événement

Nous vous présentons ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier votre événement, en collaboration avec vos équipes.

 

Le premier document à réaliser est le rétroplanning. Il se présente sous la forme d’un tableur. Le rétroplanning est un outil de planification des tâches. Il se présente sous la forme d’un calendrier. Il permet de maitriser votre projet dans le temps et de répartir les missions de manière efficaces.

 

Le deuxième document à réaliser est le cahier de projet. Ce cahier se présente sous la forme d’une présentation PPT ou Google slides.

Construisez ce document au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation de votre événement. À l’aide de ce cahier de projet, votre équipe aura le même niveau d’information : choix des prestataires, évolution de la ligne éditoriale, validation du programme, etc.

 

Gérez ces documents via le cloud pour un partage plus simple avec vos équipes et des mises à jour sécurisées.

Construire un concept créatif

Passons sur point plus tangible pour votre public : le concept créatif 

Créer un concept unique, suscitant des émotions demande d’être curieux et de réaliser une veille des tendances en permanence. Réalisez des benchmarks concurrentiels et notez les best practice événementiels et digitales pour suivre ces tendances. 

 

Ainsi, vous apportez de nouvelles idées à vos projets.

 

Par ailleurs, vous pouvez animer des brainstormings avec vos équipes pour pousser certaines idées et créer de la valeur à plusieurs. 

 

Un concept percutant révèle et affirme l’identité de votre entreprise pour donner de la valeur et du sens à votre événement.

Choisir une plateforme digitale

Les plateformes digitales sont les nouveaux canaux de communication pour vos événements d’entreprise.

 

L’intérêt de recourir à ces outils, c’est qu’ils sont capables de diffuser vos contenus de manière optimisés sur internet, avec de multiples fonctionnalités tel que le networking, l’interactivité, la gestion d’inscription, emailing, etc.

Alors, choisir la bonne solution digitale est fondamental pour votre événement hybride.

Aussi, elle simplifie vos missions d’organisation et garantit une meilleure expérience pour vos participants.

Trouver un lieu adapté

Votre événement hybride peut prendre place dans plusieurs styles de lieu.

L’espace le plus adapté est le studio. En effet, les studios sont équipés d’internet haut débit, de matériels sonores, de lumières et de vidéos. Nous trouvons aussi des régies techniques complètes qui permettent de gérer les contenus pour votre live-streaming.

 

De plus, les studios connaissent les contraintes des plateformes digitales. Ils pourront paramétrer la partie technique en fonction de vos besoins.

 

Bien entendu, vous pouvez organiser votre événement hybride dans un lieu tiers ou dans vos propres locaux. Pour cela, il suffit de vérifier quelques détails techniques de faisabilité. Cette possibilité n’est pas la plus économique en raison du coût des transports et d’installation de matériels.

Communiquer sur votre événement

Créez du contenu dédié à l’événement tout au long de son organisation pour engager votre public. Que ce soit en amont, durant ou après l’événement.

Pour y parvenir, vous pouvez par exemple : 

 

  • préparer une landing page avec les informations pratiques
  • réalisez une ligne éditoriale en rapport avec votre événement
  • communiquez cette ligne éditoriale à vos participants pour les partager sur les réseaux sociaux
  • créez un hashtag
  • teasez des nouvelles de votre événement 
  • communiquez sur votre événement en direct
  • réalisez un replay ou best-off en fin d’événement

 

La communication est un moyen de faire connaître votre événement. Préparez cette communication au moment de l’élaboration de vos objectifs stratégiques.

La création de contenus et définir leurs applications est un travail d’anticipation.

3 exemples d’événements hybrides

Le premier exemple est celui de BPI France, l’événement Inno Génération.

 

Pour cette sixième édition, l’événement s’est déroulé physiquement à l’Accor Arena de Paris, et diffusé sur internet. L’événement a réuni 45000 visiteurs. Ces visiteurs virtuels ont pu suivre en direct les 400 ateliers et conférences ou encore les 70 tops speakers. Autre chiffre à retenir : 16 000. Comme le nombre d’interactions et rendez-vous business qui ont pu être maintenu grâce à la digitalisation de cet événement.

Le deuxième exemple est celui du Z Event. Le Z Event est un événement caritatif créé par Adrien Nougaret ayant pour objectif de réunir des streameurs francophones afin de récolter des dons qui permettront de soutenir une association caritative. Il est organisé sur le site de streaming Twitch.

En 2020, le marathon de jeux vidéo a récolté 5,7 millions d’euros pour Amnesty International.

Le troisième événement est le défilé de mode de Simon Jacquemus. Le défilé s’est déroulé en toute intimité, dans le sud de la France. Cent dix spectateurs été présents au défilé. Pour les autres, le show était diffusé sur Instagram, avec plus de deux millions de “vues”.

Découvrez plus d’exemples d’événements hybrides. Des inspirations tirées des plus grandes marques ainsi que des acteurs majeurs du digital.

Conclusion

Comme son nom l’indique, l’événementiel hybride s’inspire des événements physiques et virtuels, et réuni le meilleur des deux mondes dans un ensemble complet.

 

L’accélération du digital des derniers mois a permis de mettre en place de nouvelles pratiques événementielles. De cette façon, nous nous sommes aperçu de certaines vertus.

 

Pour résumé :

  • vous touchez une plus grande audience
  • vous faites vivre une expérience unique
  • vous améliorez votre RSE

 

Aussi, l’événementiel est une composante du marketing. Celui-ci se digitalise fortement depuis des années maintenant. La COVID-19 à engager ce processus pour l’industrie des événements.

Aujourd’hui, il existe un consensus croissant sur le fait que les événements hybrides sont l’élément clé de l’évolution du marketing.

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