5 étapes pour choisir votre plateforme digitale événementielle

Intégrer les dernières tendances à votre stratégie événementielle d’aujourd’hui, c’est vous adapter à l’événementiel de demain. Si les nouvelles tendances sont si importantes, c’est parce qu’elles constituent le caractère évolutif du milieu dans lequel nous évoluons, sur le plan humain mais également professionnel. 

Découvrez comment choisir votre plateforme digitale en 5 étapes avec HELPER

Les plateformes digitales sont les nouveaux canaux de communication pour vos événements d’entreprise. Depuis le début de la crise sanitaire et ses restrictions, vos événements s’adaptent et se transforment. 

 

Les rassemblements physiques ne sont plus possibles. Une rupture s’est créée dans les relations avec vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires, vos prospects.  Malgré cela, les besoins de communiquer de votre entreprise est plus que jamais d’actualité. Que ce soit pour des événements de communication interne ou externe, la culture et les valeurs de votre entreprise s’expriment. 

Cette période de rupture est le moment de continuer à développer le capital relationnel de votre entreprise, d’affirmer ses valeurs et ses ambitions. Des plateformes digitales vous permettront de communiquer en toute sécurité et manière créative, en transmettant de l’émotion, de la cohésion, du sens et de la force à vos messages.

 

Il existe des dizaines de plateformes en ligne qui vous permettront d’organiser votre événement digital. Dans cet article, nous vous exposons les 5 étapes pour choisir votre outil digital adapté à vos besoins et organiser votre événement à distance en toute simplicité et sérénité.

 

Avant tout, il convient de définir un événement digital, qu’il soit hybride ou virtuel. 

L’événement hybride

Les événements hybrides sont des événements physiques auxquels participe également un public en ligne. Lors de cet événement, les publics vivent la même expérience et participent au même contenu via la vidéo diffusée sur une plateforme web. La plateforme de diffusion virtuelle permet aux publics, où qu’ils se trouvent, de participer et d’interagir avec l’événement.

La plateforme pour vos événement digitaux hybrides

L’événement virtuel

Les événements virtuels sont des expériences en ligne généralement organisées autour d’un sujet ou d’un thème commun. Ces événements comprennent plusieurs sessions (vidéos ou audios), selon un programme précis.

Ces événements digitaux sont généralement de grande envergure, hautement interactifs et offrent une expérience riche et engageante. 

Ici, un exemple concret d’accompagnement de HELPER pour les Audio-Days. Un événement virtuel marketing centré sur les expériences clients. Une série de podcasts sont proposée en accès libre avec des sessions live vidéo et une solution de networking.

Les Audio Days, un événement digitale créer par Intuiti et accompagné par l'agence HELPER

En somme, les plateformes digitales événementielles, quelles soient hybrides ou virtuelles, maintiennent vos stratégies de communication en cohérence avec les valeurs et la culture de votre entreprise.

Nous allons voir dans cet article, comment choisir la solution qui répondra à vos besoins.

1/ Définition : qu’est-ce qu'une plateforme digitale événementielle ?

Commençons par définir ce qu’est une plateforme digitale avant d’évoquer les différents choix. Une plateforme digitale ou plateforme de gestion d’événements est une solution logicielle ou un site web développé pour organiser votre événement. C’est grâce à cet outil que votre public participera à votre événement en ligne.

Elle représente l’image de votre événement. C’est l’expérience utilisateur vécu par vos participants qui jugera la réussite ou non de votre événement.

Quelle est l’utilité d’une plateforme digitale ?

L’intérêt de recourir à ces outils, c’est qu’ils sont capables de diffuser vos contenus de manière optimisé sur le web et en libre accès, avec de multiples fonctionnalités tel que le networking, l’interactivité, la gestion d’inscription, emailing, etc.

Selon votre événement, qu’il soit hybride ou virtuel, le choix de votre plateforme digitale variera.

En effet, dans le cas d’un événement hybride, vos participants suivront tous et en même temps un sujet commun. La solution qui soutiendra votre événement permettra de diffuser vos contenus, intégrer la gestion et l’interactivité de vos participants.

Dans le cas d’un événement virtuel, le choix de votre plateforme digitale se portera sur une série de fonctionnalités plus poussée, avec pour mission d’accompagner l’organisation globale de votre événement digital. Nous verrons plus bas dans cet article, les différentes solutions et fonctionnalités associées.

Dans ces deux cas, la plateforme digitale simplifie donc vos missions d’organisation et garantit une meilleure expérience pour vos participants.

Dans quelles circonstances utiliser une plateforme digitale ?

Le digital s’installe de plus en plus dans les projets de communication événementielle. La COVID-19 a doublement accélérée cette tendance. Le digital pallie aux absences de rassemblements et une communication globale affaiblie. Il redynamise la créativité grâce à de nouvelles techniques plus innovantes, plus modernes et qui peuvent plus facilement attirer l’attention. Il ne faut pas oublier que l’événementiel est un moyen d’engager votre public à travers votre communication.

Pour votre événement, votre première mission à faire est d’identifier qu’elles seront les objectifs de votre projet puis de déterminer la typologie et le format de votre événement, virtuel ou hybride.

 

Les objectifs de votre événement pourront être de nature très différentes : 

  • motiver les équipes
  • célébrer une bonne nouvelle
  • faire une annonce / informer
  • remercier
  • fêtes du calendrier (noël, etc.)
  • autres

 

Et destiné à un public éclectique : 

  • collaborateurs / partenaires
  • clients
  • prospects
  • investisseurs
  • presse / influenceurs
  • grand public
  • autres

 

Selon ces premiers “grands objectifs” vous pourrez bâtir une stratégie de communication, puis sélectionner une solution digitale adaptée afin de transmettre vos messages de manière optimiste, créatif et engageant.

Les systèmes de visioconférence ou logiciel de webinaires ne sont pas adaptés pour transformer vos événements réels en événements digitaux. Des solutions telles que Zoom, Teams ou Google Meet n’embarquent pas des fonctionnalités d’interactivités développées, de norme de sécurité pour la protection de vos données sensibles ou l’absence de l’expérience de marque.

2/ Les caractéristiques principales pour choisir votre plateforme digitale

1/ La première caractéristique à prendre en compte pour le choix de votre plateforme digitale est sa technologie en tant que telle et si elle fonctionne correctement. C’est certainement une première approche cartésienne, mais si le digital à pour valeur l’innovation, celui-ci se doit d’être efficient.

 

2/ Le deuxième élément à prendre en compte est l’interface de votre plateforme. Elle devra être conviviale et intuitive. Comme pour un événement physique, l’objectif est de faire vivre une expérience aux participants. Sur internet et pour les solutions digitales en général, l’expérience utilisateur (UX Design) est au cœur des enjeux afin de remplir vos objectifs stratégiques. L’UX design est la combinaison de la technologie, du design et des stratégies mises en place.

 

3/ Le troisième point concerne la sécurité des données. Choisissez une plateforme virtuelle hébergée dans le pays de résidence et vos participants. Ainsi vous vous assurer d’une meilleure qualité des flux vidéos et la conformité à la RGPD.

En tant qu’organisateur d’événements digitaux, vous êtes responsable des données de vos participants. Vous assurer la sécurité et l’utilisation appropriée de ces données en toute conformité (site web en HTTPS, pays d’origine de la plateforme, certification ISO 27001, où sont stockés les données, à qui appartiennent-elles ? etc.).

Développement d'une plateforme digitale en intégrant l'UX design

Conseil :

Préférez une plateforme qui permet une personnalisation graphique. Le digital permet la mise en œuvre de travaux graphiques et des déclinaisons cohérentes selon vos supports de communication (site vitrine, mails, réseaux sociaux, replay, etc.). 

Certaines solutions ont déjà des “builders” pré enregistrées, ce qui facilitera la personnalisation aux couleurs votre événement si vous n’avez pas de direction artistique dans votre entreprise. 

Pensez aussi responsive design ! Une conception responsive est une conception d’interface digitale qui fait en sorte que l’affichage d’une quelconque page d’un site s’adapte de façon automatique à la taille de l’écran du terminal qui le lit (portable, tablette, ordinateur).

3/ Liste des outils existants

Les solutions Nantaises

Evals est une solution d’animation pour rendre vos événements (réunions, séminaires, assemblées générales, conférences, remises de prix) interactifs et participatifs en donnant la parole en live à vos participants.

 

LiveE propose des solutions digitales live et interactives pour l’événementiel, le marketing et la communication. LiveE n’est pas qu’un simple outil, un logiciel ou une interface web sans support. Une équipe de spécialiste du live et de l’interactivité vous accompagne grâce à un support et un service sur-mesure.

 

EVA est la plateforme qui vous permet de paramétrer et gérer l’ensemble de vos événements digitaux, live et interactifs, en toute autonomie. Cette solution est développée par LiveE, en se distinguant par sa prise en main en toute autonomie et sans support poussé.

 

Ces trois solutions digitales vous permettront de dynamiser vos événements et les rendre plus interactifs.

Elles sont adaptées pour des événements hybrides avec pour valeur ajoutée l’inclusion.

Elles ne permettent pas d’organiser votre événement dans sa globalité (développement web personnalisé, service emails, networking, multi-session, leads, etc.).

Les solutions digitales live et interactives

Comme pour les trois solutions présentées précédemment, les solutions ci-dessous permettent de dynamiser vos événements et les rendre plus interactifs et inclusifs.

 

Sparkup est une plateforme virtuelle interactive. Elle s’accorde avec des outils de visio conférence tels que Zoom, Teams ou Google Meet. Sparkup se distingue par son ergonomie, sa personnalisation et des options interactives très engageantes.

 

Wisembly est une solution collaborative combinant une large suite de fonctionnalités interactives à des outils vidéos. Elle est proche de Sparkup, ergonomique, personnalisable et engageante.

 

Slido est très proche des plateformes Sparkup et Wisembly. Elle à l’avantage d’être bon marché. En revanche, c’est un prestataire étranger, ce qui nécessite de faire un travail de préparation et de suivi en anglais. 

 

Bewi a développé une multitude de fonctionnalités interactives. Cette solution est très adaptée aux événements hybrides. L’interactivité passe par une solution mobile, sans pour autant avoir besoin de télécharger une application.

 

Beekast est une plateforme web qui vous accompagne au quotidien dans la création, l’animation et le suivi de vos réunions et formations, même à distance. Les activités proposées sont faciles à prendre en main et à déployer. 

 

Klaxoon est une suite d’outils conçus pour le travail en équipe, au bureau ou à distance. Elle a été développée pour la synchronisation du travail au quotidien, la planification, le suivi et la co-création.

 

LiveStorm est une plateforme de communication vidéo tout-en-un pour les entreprises qui souhaitent implémenter une stratégie de communication vidéo performante. Vos équipes marketing, ventes, service clients et RH peuvent facilement créer tout type d’événements en ligne pour leur audience, qu’il s’agisse de webinars, podcasts, démonstrations produits ou événements.

Les solutions d’organisation d’événements digitaux

L’intérêt de recourir à ces outils “tout-en-un”, c’est qu’ils sont capables de vous épauler dans l’ensemble des étapes de vos événements. Ils simplifient le travail de coordination de vos équipes sur une même interface.

La plateforme digitale pour organiser vos événements digitaux

En effet, avoir recours à plusieurs briques de solutions expertes d’un processus vous oblige à multiplier les plateformes — hébergeur pour le site web, solution de ticketing, outil de mailing, lecteur vidéo, etc.

Outre le coût que cela représente, la multiplication de ces solutions peuvent vite devenir de vrais casse-têtes si ces briques ne communique pas forcément entre elles ou encore un facteur chronophage.

La plupart de ces plateformes digitales vous permettront d’organiser votre événement de A à Z.

Eventmaker est le logiciel qui vous permet de gérer tous vos événements d’entreprise, virtuels ou réels, en vous offrant un précieux gain de temps et une meilleure expérience participant.

 

Eventdrive propose une plateforme pour gérer vos événements professionnels de A à Z. Concevoir, exécuter, mesurer, dupliquer, tout y est. De la création et la programmation de mails au check-in digital en passant par l’application mobile. Sa mission ? Simplifier l’organisation de votre événement, pour que vous puissiez vous concentrer sur la création de valeur et donc d’émotions. 

 

Appcraft est une marque blanche qui propose une solution globale très complète, multi-formats et simple d’utilisation. AppCraft permet de capitaliser et de centraliser l’ensemble des besoins digitaux que nécessite un événement en une seule et même plateforme. C’est une plateforme de communication événementielle, 100% Made in 🇫🇷, à la fois « plug and play » et/ou développements spécifiques.

 

Hopin développe une plateforme d’événements en ligne où les participants peuvent apprendre, interagir et se connecter avec des personnes de partout dans le monde. Les événements Hopin sont connus pour leurs capacités de conférence complètes: scènes, réseautage, sessions en petits groupes (tables rondes), sponsors, billets et analyses.

 

Inwink a été développée pour gérer et piloter vos évènements BtoB. Inwink regroupe tous les acteurs de l’événement autour d’une solution unifiée : Organisateur, Participant, Exposant, Speaker. Inwink est un produit développé par Infinite Square, une société spécialisée dans le développement de solutions logicielles innovantes pour les entreprises.

 

Digitevent est la solution pour booster la participation de votre événement, connecter les participants, mesure vos objectifs événementiels. La plateforme permet de gérer les invitations, les inscriptions et l’engagement de vos participants sur vos événements présentiels, hybrides ou virtuels.

 

Spotme, plateforme d’événements personnalisable qui propose des conférences virtuelles, des expériences numériques pour engager votre public à travers un fil d’actualité. Des séances en petits groupes aux programmes personnalisés, Spotme propose une solution unique.

 

Airmeet accueillera votre événement pour dans un univers ergonomique avec un système de networking bien développée. Airmeet est une plateforme US.

 

Eventtia facilitera la gestion de votre événement en construisant des sites Internet au design attractif, mettre en place les inscriptions en ligne, gérer des listes d’invités, concevoir des scènes virtuelles, impliquer vos participants, et plus encore.

 

Hubilo est une plate-forme de gestion d’événements basée sur le cloud. Hubilo est une solution unique pour tout type d’événement – qu’il s’agisse d’une conférence, d’un séminaire, d’un atelier ou d’un événement à l’extérieur. Elle permet de procéder manuellement et automatise l’ensemble du processus, depuis les inscriptions, la billetterie, la mise en réseau jusqu’au lancement de votre événement, avec une analyse détaillée générée automatiquement.

 

Nous pouvons aussi citer les plateformes Attendify, Evenium, Eventify moins connues en France, mais présentent des similitudes avec les outils présentés ci-dessus.

Les solutions digitales ludiques

Kahoot transforme les présentations et la formation par l’engagement. Avec Kahoot !, vous pouvez créer et héberger des jeux dans une session en direct ou attribuer des jeux à votre rythme pour un entraînement à distance. Il est utilisé par les cadres, les RH, les professionnels du L&D, les équipes de vente, etc. pour la formation, la conformité, les présentations et les événements, pour connecter et engager le public.

Wooclap souhaite changer radicalement l’expérience d’apprentissage, qu’elle soit en face à face ou à distance pour engager vos participants avec des questions/réponses.

Les solutions de réalité virtuelle

L'événement au Laval Virtual 2020

Crédit photo : Laval Virtual 2021

meetingplay à pour mission de connecter vos participants les uns aux autres ainsi qu’au contenu de la réunion. Elle permet aussi de connecter les participants aux conférenciers, aux sponsors et aux exposants. Les deux stimulent la fréquentation et les retombées, ce qui permet à l’organisateur d’atteindre leurs objectifs.

 

6connex est une solution basée sur le cloud qui élargit la portée de l’audience et stimule un engagement de contenu approfondi pour les communautés marketing, ventes, recrutement, formation et RH.

 

Virbela crée des mondes virtuels attrayants pour le travail à distance, l’apprentissage et les événements. Avec des espaces 3D immersifs qui sont profondément participatifs et collaboratifs, Virbela donne vie aux expériences professionnelles et personnelles en ligne, tout en permettant aux équipes distantes d’être plus connectées et productives.

 

– Fairtual Technologies est une plateforme d’exposition virtuelle rassemblent clients, fournisseurs, distributeurs et demandeurs. Elle permet de créer des salons, des conférences, des séminaires virtuelles 3D. Sa plus grande force consiste à créer des salons virtuelles professionnelles, avec la possibilité de customiser des stands et même des pavillons entiers. Aussi, la plateforme embarque les fonctionnalités de planification et d’organisation de rendez-vous.

Vous souhaitez des informations supplémentaires sur toutes ces plateformes digitales ?

4/ Quelle plateforme digitale choisir ?

étape 1 : Définir votre cahier des charges

Le cahier des charges est la base de conception de votre projet événementiel. Il vous guidera dans le choix de votre plateforme digitale.

Votre cahier des charges peut contenir les informations suivantes : 

 

Objet de votre cahier des charges : 

  • présentez synthétiquement l’objet de votre cahier des charges

 

Votre entreprise :

  • présentez votre entreprise, ses activités, ses valeurs

 

Date de votre événement : 

  • date de début 
  • date de fin

 

Contexte et enjeux de votre événement : 

  • quels sont les objectifs de votre événement ?
  • à qui est-il destiné ?
  • avez-vous organisé un tel événement l’année passée ?
  • est-ce un événement régulier ?

 

Le déroulé : 

  • quel est le déroulé prévisionnel ?
  • le nombre de participants

 

Les fonctionnalités (liste non exhaustives) : 

  • Une billetterie
  • une inscription avec formulaire de contact et informationnel, trombinoscope
  • gestion des emails embarqués 
  • informations identifiables : tutoriel, programme, contenu global
  • système de networking entre les participants & partenaires (matchmaking)
  • Solution participative lors sessions live : chat / quizz / sondage / nuage de mots / gamification … 
  • un espace pour vos partenaires
  • un back office avec les statistiques de votre événement
  • un back office pour la création/modifications de votre événement 
  • vidéo et audio intégré
  • système de notifications 
  • enquête de satisfaction
  • FAQ

 

Le budget : 

  • quel est votre budget global ?
  • quel était le budget de N-1 ?

 

Vos coordonnées : 

  • votre nom, prénom
  • adresse mail
  • numéro de téléphone

 

Conseil : 

Vous pouvez également élaborer le rétro-planning, autre élément indispensable de votre cahier des charges. Ce type de planning est indispensable pour l’organisation de votre événement. Il se construit à partir de la date de la fin du projet, en sachant que ce dernier est immuable.

Le cahier des charges mentionne également le budget alloué à l’événement. Il est important d’intégrer un montant pour les imprévus. Comptez entre 5 et 10% du budget total pour ce dernier.

Précisez les responsabilités de chacune des parties prenantes de l’événement dans votre cahier des charges. Déterminez notamment quels sont les volets pris en charge par les participants, les partenaires, les sponsors et l’organisation elle-même.

étape 2 : tester plusieurs plateformes digitales

Grâce à l’identification de vos besoins et la rédaction de votre cahier des charges, vous pouvez maintenant vous lancer à la recherche de la solution idéale pour votre événement digital.

Lors de votre prise de contact avec les prestataires, n’hésitez pas à communiquer l’ensemble de votre cahier des charges et soyez précis dans votre demande. Ainsi, vous pourrez faire passer les bons messages à vos interlocuteurs et avoir des retours en total corrélation avec les besoins de votre événement.

 

1/ Faites des tests

Une des difficultés qui résulte dans la recherche de nouveaux outils digitaux est de se projeter et comprendre leurs fonctionnements. Alors, demandez des démonstrations à votre interlocuteur et faites des tests du produit. 

Testez en plusieurs et projetez-vous sans perdre de vue vos objectifs de départ.

 

 

2/ Demandez un support selon vos besoins

Certaines plateformes nécessitent des compétences techniques pointues. Selon les compétences de vos équipes, vous aurez peut-être besoin d’un support technique de la part de votre prestataire afin d’organiser votre événement digital dans les meilleures conditions possibles (avant, pendant, après). Peut-être que ce support prendra la forme d’un chef de projet dédié à votre projet ou un support téléphonique/mail quand vous en aurez besoin.

Aussi, vos participants n’auront peut-être pas de connaissances ou une aisance avec ces outils digitaux. Dans ces cas-là une assistance technique pendant l’événement sera nécessaire.

Aussi, prenez en compte le délai de prise en main de la plateforme. Il faut que vous ayez une prise en main suffisamment en amont de votre événement pour découvrir et s’habituer aux différentes fonctionnalités,  préparer vos contenus et anticiper les futures remarques de vos participants. Cette marge de manœuvre est indispensable.

 

 

3/ Jugez les tarifs des plateformes digitales

Vous trouverez une plateforme adaptée à votre budget. Il faut savoir qu’il existe tout type de budget et de facturation selon les plateformes disponibles. Nous observons des budgets pour des événements “one shot” ou des services sous forme d’abonnement, appelé “Saas”. 

Généralement, les budgets des plateformes sont basés sur leurs licences et le développement web associé. Des options additionnelles sont aussi généralement à prendre en compte en fonction de vos besoins.

Il n’existe pas de tarif universel. Alors, n’hésitez pas à demander plusieurs devis, en intégrant tous vos besoins. Ces études de prix vous permettront d’orienter vos choix selon votre budget.

Prenez en compte que c’est cette plateforme digitale qui vous permettra de communiquer de manière créative, en transmettant de l’émotion, de la cohésion, du sens et de la force à vos messages. Les variations de votre budget peuvent se justifier selon le rendu final recherché.  

Choisissez la solution digitale qui sera cohérente en fonction de vos stratégies de communication, les valeurs et la culture de votre entreprise.

 

Conseil : 

Opter pour une plateforme qui propose une intégration de rendez-vous dans les agendas de chaque participant. Ainsi, votre public pourra définir son programme personnel en fonction du contenu proposé et ne manquera pas une session. Pratique !

5/ Sélectionner votre plateforme digitale

Vous avez à présent fait votre choix. Il ne vous reste plus qu’à confirmer ce choix à votre futur prestataire.

À ce moment crucial de l’organisation de votre événement, contactez, remerciez et expliquez aux prestataires non retenus les raisons de ce choix. C’est important pour tous les acteurs du secteur de connaitre les valeurs différenciantes et les enjeux technologiques de demain.

Avant de débuter votre future collaboration et prendre en main la plateforme digitale, commencez part faire un rappel de votre cahier des charges à votre prestataire. Votre cahier des charges ou votre retro planning auront peut-être évolué au fur et à mesure du montage de votre projet. C’est important pour toutes les équipes d’être au même niveau d’information, surtout au départ d’une nouvelle aventure.

 

Vous êtes maintenant prêt à organiser votre événement digital. Un événement digital pour 100% de maitrise et 100% de réussite.

J'ai travaillé avec HELPER sur un événement (audio-days.com). Je ne devrais pas (car j'aimerais garder les compétences de HELPER pour nous), mais je suis forcé de recommander le travail de Victorien et de l'agence. Fiables, impliqués, sérieux...
Quentin Franque

Directeur Marketing, Intuiti

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La technologie réalité étendue (XR) est un terme faisant référence aux interactions homme-machine par l’intermédiaire des environnements combinés réels et virtuels, générées par la technologie informatique et les appareils portables.

La XR est un sur-ensemble qui comprend tout le spectre du «réel complet» au «virtuel complet». Elle introduit et superpose les technologies de la réalité augmentée (RA), la réalité mixte (MR) et la réalité virtuelle (VR). La XR est une nouvelle technologie avec une croissance rapide appliqué de nombreux domaines, telles que le divertissement, l’événementielle, le marketing, l’immobilier, l’éducation et le tourisme.

La XR permet d’être transporté dans des environnements habituellement impraticables ou totalement imaginaires. Elle donne l’opportunité de bouleverser les dimensions spatiales, les perspectives dans un monde 100% réel tout en préservant les relations humaines vs machines. 

En combinant d’autres technologies comme la réalité augmentée, le streaming multiplex et l’interaction, les possibilités sont pratiquement infinies. Ces nouveaux formats apporterons une immersion plus complète, réelle et émotionnelle à vos événements et réalisations audiovisuelles de communication. 

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