Comment organiser votre Assemblée Générale d’entreprise à distance ?

Assemblée générale digitale d'entreprise

L’Assemblée Générale est un moment important dans la vie d’une entreprise. Elle désigne la réunion des associés et/ou actionnaires et des dirigeants d’une même entreprise. Lors de cette réunion, ces membres sont conviés à débattre et à voter sur un ordre du jour précis.

En d’autres termes, l’assemblée générale est le pouvoir législatif des sociétés.

Une fois que l’assemblée générale s’est tenue, il est nécessaire de produire un procès-verbal reprenant les échanges et les résolutions qui ont été adoptées.

Cette réunion est un rituel immuable pour une entreprise, elle a pour rôle d’échanger et prendre des décisions généralement sur :

  • l’approbation des comptes annuels
  • l’affectation des résultats
  • évoque et choisit les orientations sur la stratégie de l’entreprise

 

Il existe plusieurs types d’assemblées générales : 

  • L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) : elle se tient obligatoirement tous les ans, et doit être organisé dans les 6 mois après la clôture de l’exercice social.
  • L’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : elle rassemble les membres de l’assemblée pour une modification statutaire par exemple.
  • L’Assemblée Générale mixte : AG durant laquelle sont prises des décisions relevant à la fois de l’AGO et de l’AGE.

 

Il se trouve qu’il y ait plusieurs obligations concernant l’organisation de ces réunions. Ces obligations peuvent varier selon les statuts juridiques et financiers de l’entreprise (SARL, SA, côté en bourse ou non, etc.). Elles concernent aussi des délais stricts d’organisation et de convocation, la réalisation et la communication de documents tels que le rapport de gestion, les comptes annuels, les résolutions proposées…

Les objectifs de l’assemblée générale au sens organisationnel peuvent être plus larges. Elle permet aux actionnaires de rencontrer, de côtoyer les dirigeants de l’entreprise. À travers ces rencontres,  les actionnaires s’informent sur les projets, les stratégies de l’entreprise et se rassurent sur la bonne santé de celle-ci. 

 

L’Assemblée Générale renforce le sentiment d’appartenance des actionnaires envers leur entreprise et apporte de la cohésion dans la vision stratégique.

En somme, l’Assemblée Générale est un événement de communication qui insuffle une image dynamique, novatrice et optimiste de l’entreprise.

Contexte : un nouveau format pour votre événement

Comme pour l’année 2020, les assemblées générales 2021 se dérouleront sous forme d’événements digitaux.

Il existe une réglementation concernant l’organisation des assemblées générales. Évidemment, la loi de 1901 ne précise pas comment tenir une AG à l’aide d’internet ! Même si l’organisation de votre assemblée générale reste obligatoire malgré la COVID-19, de nouvelles dispositions sont possibles pour maintenir votre événement. 

Ces dispositions sont disponibles sur ce document, produit par le Ministère de l’Économie et des Finances. Ce document présente une série d’ordonnances, avec une FAQ. Parmi les questions de la FAQ : “Que signifie tenir une assemblée « à huis clos » ?”, “J’ai décidé de tenir l’assemblée « à huis clos ». Comment les membres de l’assemblée peuvent-ils participer et voter ? “.

La question se pose alors rapidement, de savoir comment transformer votre assemblée générale dite « physique » en format digital.  Les formats digitaux, hybrides ou distanciels s’imposent alors. Mais comment ?

Nous avons évoqué les raisons de digitaliser vos événements d’entreprise dans un article précédent. Dans cet article nous avions expliqué les différences entre un événement digital, hybride et physique. Nous ne revenons donc pas dessus dans cet article 😉

Le digital apporte des réponses sur les possibilités organisationnelles de votre événement, et donc du bon déroulement de votre AG.

Ces moyens techniques doivent remplir certaines conditions, précisées par les textes applicables. De façon générale, ils doivent :

  • Permettre l’identification des membres de l’assemblée 
  • Transmettre au moins la voix des participants 
  • Permettre la retransmission continue et simultanée des débats.

 

Nous allons dans cet article, vous présenter comment organiser votre assemblée générale d’entreprise à distance. Ces recommandations s’adaptent pour les moyennes et grandes entreprises, avec généralement un grand nombre de collaborateurs (50 – 249 employés et 250 ou plus).

Étape 1 : comment préparer votre événement

1/ Fixer une date et définir l’ordre du jour

Comme pour votre assemblée générale physique habituelle, vous allez commencer par fixer une date et l’ordre du jour : 

  • Quand se déroule votre événement ?
  • Quel est votre public (en présentiel et distanciel) ?
  • Quel est l’ordre du jour ?
  • Quels KPI mettre en place ?

La réponse à ces premières questions vous amènera à définir votre axe stratégique et débuter la planification de votre événement.

2/ Définir un budget

Préparer le budget de votre événement vous permettra d’obtenir une bonne équation, réussite projet / moyens déployés (humain, matériel et financier).

En amont de votre assemblée générale, il s’agira d’un budget prévisionnel, dont le but est de préparer et d’anticiper toutes les dépenses liées à votre événement.

Pour élaborer votre budget, nous vous conseillons d’utiliser un document Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra de mettre à jour votre budget en un clin d’œil. Mais aussi, il facilite les vérifications de vos dépenses par rapport au budget prévisionnel. C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Pour réaliser ce document, nous vous recommandons de créer des catégories : 

  • édition
  • lieu
  • techniques
  • transport 
  • etc.

et également de détailler chaque poste : 

  • quantité
  • coût unitaire (HT / TTC)
  • temps passé / jour
  • etc.

Conseils : 

  • Demandez des devis auprès de prestataires vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestations afin d’étudier leurs prix et leurs services.
  • Si vous n’avez pas de devis, pensez à surestimer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. 
  • Mettez votre budget à jour aussi souvent que possible. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre tout au long de votre projet.

 

Grâce à votre budget, vous conduirez votre Assemblée Générale 2021 avec succès. De plus, vous pourrez utiliser votre document d’une année sur l’autre pour plus de maitrise et d’anticipation pour les prochaines éditions.

3/ Choisir votre concept et format

Comme nous l’avons expliqué en début d’article, l’organisation de votre assemblée générale 2021 se fera au format digital. Il convient d’adapter les codes audiovisuels à votre événement afin de respecter les mesures sanitaires tout en maintenant le bon déroulement de votre événement.

Vous réaliserez une captation vidéo totale des présentations de votre direction selon l’ordre du jour et une retransmission en duplex ou multiplex dans vos bureaux/locaux, sur votre intranet ou une plateforme dédiée. Plus votre entreprise est grande, plus vous mettrez en place de flux vidéo pour que tous vos employés et actionnaires suivent et participent aux échanges et débats. Pour cet événement en ligne, vous utiliserez ce qu’on appelle le live-streaming participatif.

 

Chez HELPER, nous recommandons de mettre en place une e-plénière. Sur les bases d’une assemblée générale classique, nous mettons en place le matériel nécessaire pour un événement de qualité (concept, univers graphique, dynamisation, participation).

Avec ce format, nous pouvons filmer et enregistrer la présentation de vos dirigeants, tout en intégrant des présentations PPT, vidéos/motion design. La diffusion du discours est alors rythmée et animée. Aussi, l’ensemble de la réunion est diffusée sur une plateforme participative, ce qui permet aux actionnaires d’échanger avec vos dirigeants lors des moments forts de l’assemblée générale.

Généralement, ce format d’événement est organisé dans un studio spécialisé. Si vos locaux sont suffisamment grands, vous pouvez organiser votre assemblée générale d’entreprise en interne. Pour cela, vous devez vous assurer d’avoir de l’espace et les ressources techniques nécessaires. Faites appel à un professionnel pour vérifier ces conditions.

Assemblée générale digitale 2020 de SAFRAN

Vous trouverez ici un exemple concret avec l’assemblée générale digitale de SAFRAN en mai 2020. La réunion est captée et diffusée depuis une salle de conférence (ou studio) et diffusée sur internet. Dans ce live, nous pouvons voir également des intégrations de vidéos telles que des vidéos corporates.

4/ Trouver votre lieu

Comme évoqué dans la partie précédente, votre événement peut prendre place dans plusieurs lieux.

 

Le studio professionnel ou plateau TV

Ces espaces sont totalement adaptés pour les projets audiovisuels et événementiels.

Les studios sont généralement équipés de matériels sonores, de lumières et de vidéos. Nous trouvons aussi des régies techniques complètes qui permettent de gérer les contenus pour votre live-streaming.

Ce sont en studio que les émissions de TV, les publicités ou autres sujets audiovisuels sont enregistrés.

 

Vos locaux

Vous pouvez prévoir votre assemblée générale dans vos locaux. Pour cela, vérifier en amont que les besoins techniques soient réunis.

Dans ces besoins, nous pouvons noter :

  • la taille de vos espaces : il est nécessaire d’avoir un espace de 60m2 pour le plateau ainsi que le matériel (caméra, lumière, décor, son, écran) et 20m2 pour la régie technique. 
  • l’énergie : quelles sont vos installations électriques ? Le matériel pour un événement digital demande des ressources qui ne sont pas communes aux installations électriques dîtes “ménagère”.
  • internet : vous devez bénéficier d’une connexion stable et en continu (minimum de 1.5 Mbp). 

 

Autres lieux 

Naturellement, vous pouvez choisir un autre lieu que vos locaux ou un studio. Ce choix est généralement fait quand nous voulons que la production audiovisuelle soit le reflet de l’image de l’entreprise, de la marque.

Pour valider un lieu, les critères de sélection (pour la partie purement technique), sont les mêmes que ceux évoqués ci-dessus.

 

Conseils : 

La qualité de votre événement dépendra de la qualité du concept général, de l’éditorialisation et du matériel en place. Le confort du lieu pour les équipes techniques est primordial afin de réaliser une assemblée générale sans accrocs.

5/ Choisir vos partenaires

N’hésitez pas à solliciter des prestataires spécialisés. Les nouveaux formats d’événement nécessitent une connaissance et une maitrise technique. Ils pourront vous aiguiller afin que votre événement se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Avant de les contacter, réalisez un cahier des charges de votre événement. Selon la première ébauche de votre projet (objectifs, budget, format, lieu) vous pourrez interroger des spécialistes avec des intentions précises.

Chez HELPER, nous vous conseillons sur l’ensemble de votre projet, et comparons pour vous les prestations les plus avantageuses selon votre cahier des charges ou le brief de votre projet. 

Selon le format que vous aurez choisi pour votre assemblée générale, vous pouvez faire appel à des prestataires, tels que : 

  • une agence pour la gestion de A à Z
  • un studio/plateau TV
  • un(e) directreice(eur) technique
  • un(e) scripte
  • des réalisatrices(eurs)
  • un(e) topeuseuse(eur)
  • des ingénieurs son / lumière / vidéo
  • un  traiteur
  • un coach pour les prises de paroles de vos dirigeants
  • une plateforme participative
  • une direction artistique (graphiste, motion designer, digital designer) 
  • etc.

 

La liste est non-exhaustive, mais elle représente une partie des métiers nécessaires pour l’organisation d’un événement digital

6/ Définir votre contenu éditorial

Contrairement à un événement en présentiel, votre direction sera seule (ou avec un groupe restreint de personne) pendant leur présentation. Ils s’adresseront à plusieurs caméras (qui bien évidemment communiqueront avec les participants).

Sans public, il n’est pas possible de sentir l’atmosphère de la salle. Pourtant, rappelons que l’assemblée générale est un moment de communication ponctuelle de l’entreprise, d’échange et de débats, qui renforce le sentiment d’appartenance de ses actionnaires.

Pour contre balancer cela, les discours doivent être rythmés, captivants et impactants

Ce sont les discours et les présentations en général qui transmettront de l’émotion, de la  cohésion, de l’unité, du sens, de la force et de la valeur à l’assemblée générale.

Voici ci-dessous quelques exemples pour une production de contenus associés au discours : 

  • créer une charte graphique spécifique à votre événement
  • produire un décor/habillage de votre événement
  • coaching prise de parole en public pour les intervenants
  • présentation PPT (sobre & élégante)
  • jingles (vidéo / motion design)
  • tournage de contenus en amont (film corporate, etc.)

 

L’objectif est d’offrir un univers visuel à la hauteur de votre entreprise et d’engager vos participants.

 

Conseils :

La prise de parole devant des caméras n’est pas un exercice facile. Certaines personnes ne sont pas à l’aise. Vous pouvez prévoir des séances de coaching en prise de la parole en amont de votre assemblée générale afin rendre les discours meilleurs.

7/ Déroulement de l’assemblée générale

La convocation à l’AG

Pour tenir une assemblée générale, un délai de convocation légal doit être respecté. En principe, le délai est de 15 jours pour une AGO et de 21 jours pour une AGE. Cette convocation doit être accompagnée de l’ordre du jour, afin que les associées et/ou actionnaires puissent anticiper le contenu de la réunion et préparer les votes. Ci-dessous une liste d’éléments à intégrer : 

  • L’indication du type d’AG : ordinaire, extraordinaire, mixte.
  • La date, l’heure et le lieu de l’AG.
  • L’ordre du jour: thématiques qui vont être abordées et questions diverses.
  • Précisions relatives aux modalités de vote: vote sur place, par correspondance, par voie électronique, que faire en cas d’absence, etc.
  • Pouvoir de représentation à l’AG.
  • Bulletin de vote par correspondance.
  • Documents informatifs: pour permettre aux associés de prendre leur décision.

 

En 2021, votre assemblée générale se déroulera à “huis clos”, c’est-à-dire que ses membres n’assistent à la séance en y étant présents physiquement.

C’est une question qui revient souvent dans les esprits des organisateurs : « Comment mobiliser efficacement les participants lors d’un événement digital ? ».

L’interrogation est légitime, car une assemblée générale d’entreprise revête souvent d’une dimension stratégique. 

 

Afin d’engager vos participants, prévoyez et informez-les en avance : 

  • Lancer vos invitations avant les délais légaux, en indiquant les informations essentielles
  • Communiquer vos documents légaux dès que possibles
  • Anticiper les solutions d’échanges lors de l’événement (téléchargement d’une application ou inscription sur une plate-forme dédiée) 

 

Avec ces informations, vos associés et actionnaires sont prêts pour votre assemblée générale. Ils connaissent l’ordre du jour, le rapport de gestion et les futures résolutions à voter.

 

Le vote des actionnaires

Un moment important de votre assemblée générale sera la présentation des résolutions, ainsi que les votes des actionnaires.

Les conditions dans lesquelles les associés pourront exercer leur droit de vote doivent être fixées par le dirigeant d’entreprise. Il peut par exemple s’agir d’un vote par visioconférence, par téléphone, ou d’un vote électronique par le biais d’une solution en ligne spécialisée. 

Plusieurs outils permettent d’organiser les votes électroniques pendant la séance. Nous pouvons citer par exemple VoxalyEasyQuorum ou Diligent ou Neovote.

 

Mettez en place des outils qui permettront d’engager vos actionnaires (en physique et à distance) à travers : 

  • un chat texte avec modération : impliquez vos participants sur des sujets qui les concernent.
  • un moment pour les Q&A : créez un espace de questions via échanges chat ou vidéo.
  • mise en place des votes électroniques via une plateforme internet dédiée, par téléphone ou visio-conférence.

 

N’oubliez pas de dresser le procès-verbal (PV) d’Assemblée Générale (document obligatoire) à l’issue de ladite réunion. Il vous permet de conserver une trace des échanges et des décisions prises. Par ailleurs, le PV d’AG vous sera nécessairement demandé par le greffe si vous effectuez une modification statutaire.

Étape 2 : piloter votre événement

1/ Mettre en place des documents de gestion de projet

Nous vous présentons ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier toutes vos tâches dans le temps et donc d’avoir une vision claire de votre projet.

Grâce à ces méthodes, vous avancerez sereinement dans vos missions, tout en anticipant certaines tâches pour atteindre vos objectifs

 

Voici deux outils indispensables au pilotage de votre événement : 

  • le rétroplanning : planification des tâches dans le temps. Les rétroplannings sont généralement réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets
  • Trello : c’est un outil en ligne qui s’apparente à un rétroplanning collaboratif. Cet outil est plus participatif et plus lisible que le rétroplanning classique. En revanche il est plus long à mettre en place.

 

Si vous travaillez en équipe sur l’organisation de votre assemblée générale, des outils d’échanges performants sont disponibles. Par exemple, vous souhaitez intégrer votre direction ou votre chargé(e) de communication sur l’organisation de votre événement. Nous recommandons : 

  • Slack : c’est une plateforme de travail qui permet de traiter chaque sujet d’un projet. Il permet aussi d’intégrer des prestataires extérieurs (ex : Victorien de l’agence HELPER) pour faciliter l’organisation de votre événement.
  • Monday : c’est une plateforme collaborative, ou un espace de travail, qui permet de communiquer entre collaborateurs et facilite l’organisation de vos projets 

 

L’avantage de ces plateformes collaboratives est que vous pouvez organiser votre projet avec vos collaborateurs/prestataires à distance.

2/ Préparer l’intervention de votre direction

Selon la contenance des discours de votre direction, vous aurez besoin d’un document regroupant toutes les informations techniques. Si cette prise de parole est accompagnée par exemple d’une présentation PPT, de vidéos, de graphiques, de jingles, alors nous conseillons de créer un document appelé “conducteur technique”. 

Dans notre article précédent, nous vous avions présenté un exemple de conducteur et proposer une version pour vos événements.

Le conducteur technique est une feuille de route, qui, lors d’une assemblée générale par exemple, détaille minute par minute les différentes interventions, les films et autres supports, mais aussi les aspects techniques (son, lumière, vidéo). Il permet d’orchestrer et d’adapter la prise de parole aux impératifs du direct. Grâce à ce document, chacun connait les responsabilités qui lui incombent mais aussi de vérifier si tous les supports et tous les équipements prévus sont au point.

3/ Gérer la mise en place de votre événement

Quelques jours avant votre événement, vous allez réunir toutes les informations relatives à votre assemblée générale afin de synthétiser le projet.

Généralement, cette synthèse se traduit sur un support PPT ou fichier texte. Elle est distribuée aux membres de vos équipes afin qu’ils aient tous le même niveau d’information. Une fois sur le terrain, vous aurez aussi réparti les tâches de chacun.

 

Ce document contient le plus souvent : 

  • le déroulé de l’événement (programme heure par heure)
  • l’édition validée (décor/invitations/visuels/vidéos)
  • le détail du menu traiteur (si une prestation traiteur est prévue)
  • le conducteur technique
  • les animations prévues (ex : dynamisation du discours)
  • la logistique générale (hôtes(ses), sécurité, signalétique)
  • dossier technique (plans et principes des installations technique et décor)
  • planning de montage / démontage

Bien entendu, vous pouvez ajouter ou retirer des parties selon la dimension de votre projet.

 

Qu’est-ce qu’un planning de “montage” ? Qu’est-ce qu’un dossier technique ?

Un dossier technique est un dossier qui recense toutes les informations liées aux installations techniques de votre événement. Par exemple, pour une assemblée générale, on retrouve des plans techniques d’une scène et d’un fond de scène, le détail des matériaux, le matériel & mobilier prévus (tables, chaises, prompteur, micros, écrans, lumières)…

Un planning de montage est un document sous forme de programme. Il s’intègre au dossier technique. C’est le planning ultime avant le début de votre événement.

Il prévoit toutes les interventions des prestataires et de vos équipes pour “monter” votre événement. 

 

Conseils :

Pensez à indiquer les coordonnées des responsables de votre équipe ainsi que le contact de chaque prestataire sur ces documents. En attribuant un référant pour chaque tâche, votre montage sera fluide.

4/ Assurer le jour J

Après des semaines de préparation, ça y est, le grand jour est arrivé ! Avec les documents présentés dans la partie précédente, vous avez le fil de votre événement en tête.

Malgré cela, quelques bonnes pratiques sont à suivre. Il s’agit de vous évitez tout stress additionnel et réduire les éventuels imprévus

  • prévoyez de charger vos batteries (téléphone, ordinateur, autres)
  • vérifiez que vous ayez tous les documents de projet à disposition
  • constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, des stylos, des marqueurs, du lave-vitre, des sacs-poubelles, etc.)
  • constituez une trousse de secours

 

Afin d’éviter tout problème technique, prévoyez des répétitions des discours de votre direction dans les conditions réelles. Ainsi, vous vous assurez que les installations techniques fonctionnent et que toutes les équipes sont prêtes. Cela peut également rassurer ceux qui prendront la parole.

Dans le même temps, testez votre plateforme ou outils d’interaction avec votre audience (Q&A, système de vote, etc.).

 

Conseils :

La gestion humaine lors d’un montage événementiel peut être parfois sous estimé. Les journées peuvent être longues avec une tonne de choses à gérer.

N’hésitez pas à faire appel à des prestataires événementiel sur certains aspects. Par exemple, un régisseur pour suivre votre montage, exploitation (événement) et le démontage. Un modérateur pour gérer la plateforme collaborative ou un “topeur” (personne qui rédige le conducteur technique et guide les techniciens lors de la prise de parole).

Étape 3 : maitriser la post-production

C’est la fin. Les démontages sont terminés et votre assemblée générale d’entreprise s’est parfaitement déroulée. Votre direction, vos collaborateurs et vos actionnaires sont ravis. Bravo !

On ressent souvent du soulagement, de la fierté, après des semaines de travail sur un projet événementiel.

Mais, il reste quelques petites missions afin de clore votre projet. Il s’agit de la “post-production”. 

C’est le moment de faire le bilan et de prolonger votre événement digital. 

 

Voici une to-do list des missions que vous pourrez suivre suite à votre assemblée générale d’entreprise : 

  • remerciez vos participants.
  • remerciez vos partenaires et vos prestataires pour leur intervention.
  • formalisez le discours (bilan, objectifs, perspectives) pour le réutiliser dans l’année (mail récapitulatif, newsletter, intranet, présentation PPT, montage vidéo, information sur votre site web, vos réseaux sociaux, etc.).
  • rassemblez les Q&A de vos actionnaires durant l’événement afin de poursuivre votre ligne directrice.
  • mettez en place un replay vidéo ou un audio de votre assemblée.
  • partagez des photos en interne.
  • jugez les KPI’s : le taux de satisfaction, le nombre de participants et de votants.

 

Faites résonner votre projet pour anticiper la prochaine édition dans les meilleures conditions possibles.

Vous êtes maintenant prêt à organiser votre assemblée générale d’entreprise. Un événement digital pour 100% de maitrise et 100% de réussite !

Vous souhaitez quelques conseils pour l’organisation de votre assemblée générale ?