Comment organiser votre team building d’entreprise ?

Découvrez les étapes pour organiser votre team building d'entreprise.

Le team building est un outil de management pour les entreprises. Généralement organiser par les services de communication, il se présente sous la forme d’événements mensuels, trimestriels ou annuels. 

Ce terme anglais désignant “construction d’équipe” rassemble une partie des collaborateurs autour d’activités ludiques.

C’est un outil facilitateur de lien social qui permet aux managers d’entreprise de : 

  • développer la cohésion d’équipe
  • augmenter la motivation & la créativité
  • la réduction du stress
  • améliorer la communication interne

 

Ces activités ludiques renforcent le sentiment d’appartenance des collaborateurs envers leur entreprise. Elles extrapolent le travail du quotidien tout en valorisant les valeurs et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

 

Aussi, les team building rythment la communication interne d’une entreprise tout au long de l’année. Ils alimentent vos supports de communication tels que votre intranet, vos réunions ou vos affichages.

 

Les team building sont un moyen pour décloisonner les relations interservices et mêler les différentes directions et niveaux hiérarchiques autour d’un intérêt commun. Ils permettent de rompre le travail en silo des entreprises. Ils choient donc les relations dans l’entreprise. 

 

Ces moments privilégiés sont également l’occasion d’échanger plus longuement avec les collaborateurs en sortant du cadre du travail. Le team building est alors accompagné d’un petit déjeuner, d’un déjeuner ou un dîner.

 

En somme, c’est un événement de communication interne ludique qui crée du lien entre les collaborateurs et reflète la personnalité et la culture de l’entreprise. 

Étape 1 : comment préparer votre team building ?

1/ Fixez vos objectifs

La première étape de votre projet consiste à fixer vos objectifs. L’organisation de votre événement réponds à des objectifs managériaux d’un service ou d’une entreprise dans sa globalité.

La définition de vos objectifs peuvent se poser comme suit : 

  • Pourquoi organiser un team building?
  • Quand se déroule votre événement ?
  • Quels sont vos participants ?
  • Quels KPI mettre en place ?

 

Un des facteurs clés pour la réussite de votre team building est de déterminer qui sont vos collaborateurs. En clair, vous devez connaitre votre équipe.

Il est nécessaire de connaître la personnalité de votre équipe, mais aussi, leur savoir faire, leur savoir être et leurs goûts. L’idée est d’inclure chaque membre de votre équipe à ces activités. 

Ils ne doivent pas redouter ces moments ou se sentir isoler à chaque activité. Ceci pourrait être contre productif.

 

Planifiez toujours en gardant à l’esprit les besoins de chacun.

2/ Définissez votre budget

Préparer le budget de votre team building vous permettra d’obtenir une bonne équation, réussite projet / moyens déployés (humain, matériel et financier).

La création de ce budget dit “prévisionnel” dans un premier temps, vous permet de préparer et d’anticiper toutes les dépenses liées à votre événement.

Pour élaborer votre budget, nous vous conseillons d’utiliser un document Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra une mise à jour en un clin d’œil à chaque étape de votre projet. Ceci pour faciliter l’évolution de vos dépenses par rapport au budget prévisionnel. 

C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Pour réaliser ce document, nous vous recommandons de créer des catégories : 

  • lieu
  • activités
  • transport
  • traiteur
  • etc.

 

mais aussi de détailler chaque catégorie : 

  • quantité
  • coût unitaire (HT / TTC)
  • temps passé / jour
  • etc.
Réalisez le budget pour votre team building d'entreprise

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3/ Fixez une date

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos employés s’engagent pleinement dans votre team building si vous ne le planifiez pas en fonction de leur emploi du temps et de leur vie personnelle.

Considérez également que si vos employés entreprennent actuellement un énorme projet avec une échéance imminente, vous voudrez peut-être leur permettre de terminer le projet avant d’organiser votre événement.

 

Choisissez une date en fonction du calendrier de votre entreprise et des contraintes personnelles de vos collaborateurs.

Par exemple, si vous avez des parties prenantes clés qui doivent être présentes à l’événement, assurez-vous que ces personnes sont libres avant de vous engager sur une date.

 

Prenez en compte la saisonnalité de votre team building. Pour toutes les activités en plein air, il est naturellement conseillé de choisir une date durant la période estivale.

4/ Choisissez votre team building

Comme nous l’avons évoqué en début d’article, le team building répond à plusieurs besoins : 

  • développer la cohésion d’équipe
  • augmenter la motivation & la créativité
  • la réduction du stress
  • améliorer la communication interne

 

Dans tous ces cas de figures, il existe différentes approches pour organiser vos activités de team building. Nous observons 4 formats : 

a) Le team building

Le team building implique l’idée de challenge, de défis, de dépassement de soi. C’est une forme d’incentive. Il se présente généralement sous la forme d’une activité à la journée ou à la demi-journée.

Ce moment permet de booster la cohésion au sein de vos équipes, à travers des jeux en équipe, des activités sportives, créatives ou ludiques. Ces activités peuvent réduire le stress quotidien de certains membres de vos équipes. Pensez aussi aux activités de bien-être.

Confiez l’animation de ces activités à un animateur professionnel. L’animateur encadre et rythme votre team building de façon à inclure tous vos collaborateurs, hiérarchie inclus. Ceci favorise les échanges et la convivialité entre les participants de votre événement.

Voici quelques idées pour votre team building d'entreprise

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b) Le team learning

Le team learning à pour but de s’intégrer à votre stratégie d’entreprise. Il se présente généralement sous la forme d’une activité à la journée ou à la demi-journée. 

Avec des activités plus culturelles ou intellectuelles par rapport au team building, elles ont des vertus légèrement différentes. En effet, ces activités aident au développement d’un esprit d’équipe, de la créativité et de l’apprentissage.

 

Ces activités peuvent se dérouler en interne, mais aussi en externe, avec vos clients par exemple, autours de formations ou de journées de travail. Ces deux exemples renforcent votre relation client à travers vos expertises. Elles fédèrent et motivent votre client à continuer de travailler avec vous.

Comme pour le team building récréatif, il est conseillé de confier l’animation de ces activités à un animateur professionnel

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c) Le team building événementiel

Le team building événementiel n’est ni plus ni moins qu’un team building qui s’intègre plus globalement dans un événement en tant que tel. Généralement, nous retrouvons des team building dans les séminaires d’entreprises. Alors, ils répondent aux besoins du séminaire et de ses objectifs.

Le team building digital

Depuis le début de la pandémie COVID-19, le développement des événements digitaux est en forte augmentation.

Les entreprises se sont tournés vers le travail à distance tout en essayant de rester engagées.

 

La planification d’un team building virtuel peut sembler une tâche ardue pour ceux qui ne l’ont pas encore fait. Pourtant, il est toujours possible de maintenir vos team building à distance, répondant à vos besoins récréatifs ou stratégiques.

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Quelle que soit la typologie de votre team building, profitez de ces journées pour alimenter votre communication interne. Il façonne la vie de votre entreprise et apporte un réel sentiment d’appartenance à celle-ci.

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5/ Trouvez un lieu idéal

Le choix du lieu événementiel pour votre team building est un facteur déterminant pour la réussite de celui-ci. Trouvez un lieu inspirant pour garantie les objectifs de votre événement.

Le lieu de vie de votre événement professionnel fera vivre une expérience unique à vos équipes. 

 

Étant donné que les team building sont des événements de courtes durées, vous choisirez un lieu qui ne soit pas trop éloigné pour réduire le temps et les coûts de déplacement.

 

Nous avons relevé quelques questions à vous poser pour choisir votre lieu événementiel : 

  • organiserez-vous votre activité à l’intérieur ou à l’extérieur ?
  • le lieu est-il en lien avec la thématique de votre activité ?
  • combien de participants peuvent tenir dans le lieu?
  • existe-t-il des équipements supplémentaires, tels qu’un accès Internet, un écran, une sonorisation ?
  • un parking est-il à disposition pour vos collaborateurs ?
  • vos espaces peuvent ils, techniquement, accueillir un traiteur ou autres prestataires ?
  • êtes-vous accompagné par un responsable du lieu dans la préparation de vos activités ?
  • etc.

6/ Mobilier vos équipes

Définissez les équipes qui participeront à votre team building. Il peut s’agir d’un service tout entier, un mix de collaborateurs ou de nouveaux venus.

 

En amont :

C’est une question qui revient souvent dans les esprits des organisateurs : « Comment mobiliser efficacement ses collaborateurs pour votre événement ? ».

 

Afin d’engager vos collaborateurs, prévoyez et informez-les en avance : 

  • envoyer un Save the Date
  • lancer vos invitations 1 mois avant au minimum 
  • créer de l’engagement en communiquant des informations pratiques et un programme clair 
  • teaser votre activité et susciter l’intérêt  

 

Avec ces informations, vos collaborateurs sont prêts et motiver pour participer à votre team building.

 

Après l’événement : 

  • recueillez les feed-back de vos collaborateurs
  • créez un sondage pour optimiser et améliorer vos prochaines activités
  • remerciez vos collaborateurs
  • créez une communication interne
  • faites un bilan de votre activité

Étape 2 : pilotez votre événement

1/ Mettre en place des documents de gestion de projet

Nous vous présentons ici plusieurs outils pour piloter votre projet. Ces outils vous permettront de planifier vos team building.

Voici deux outils indispensables au pilotage de votre événement : 

  • le rétroplanning : planification des tâches dans le temps. Les rétroplannings sont généralement réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets
  • Trello : c’est un outil en ligne qui s’apparent à un rétroplanning collaboratif. C’est un outil idéal pour travailler en équipe, suivre l’évolution de votre projet et gagner en productivité.
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Si vous travaillez à plusieurs sur l’organisation de votre événement, vous pouvez utiliser les outils d’échanges suivants, avec un canal dédié :

  • Slack : c’est une plateforme de travail qui permet de traiter chaque sujet d’un projet. Il permet aussi d’intégrer des prestataires extérieur.
  • Monday : c’est une plateforme collaborative, ou un espace de travail, qui permet de communiquer entre collaborateurs et facilite l’organisation de vos projets 

 

L’avantage de ces plateformes collaboratives est que vous pouvez piloter votre projet avec vos collaborateurs et prestataires sur des sujets très ciblés et gagner en efficacité.

2/ Élaborez le programme de votre team building

Préparez un programme de votre team building est un bon moyen d’engager vos collaborateurs.  Ce document est réalisé et communiquer en amont de votre événement.

Ce programme doit être clair, avec les informations essentielles mises en avant : 

  • la date & l’heure
  • le lieu (adresse ou coordonnées GPS si besoin)
  • votre thématique (couleurs & design)

 

Pensez à intégrer un lien vers l’agenda de vos participants. Ainsi, ils ne m’enquerront votre événement. 

3/ Gérer la mise en place de votre événement

Quelques jours avant votre événement, vous allez réunir toutes les informations relatives à votre événement afin de synthétiser le projet.

Généralement, cette synthèse se traduit sur un support PPT ou fichier texte. Elle est distribuée aux membres de votre équipe d’organisation, à vos prestataires (ex : animateurs, traiteur) et à votre lieu réceptif. Elle à pour but que tous les protagonistes aient le même niveau d’information.

 

Ce document contient le plus souvent : 

  • le déroulé de l’événement (programme heure par heure)
  • le détail de vos animations 
  • le menu traiteur (si une prestation traiteur est prévue)
  • la logistique générale (transport, signalétique)

 

Bien entendu, vous pouvez ajouter ou retirer des parties selon la dimension de votre team building.

 

Conseil :

Pensez à indiquer les coordonnées de vos équipes ainsi que vos prestataires dans le dossier. Aussi attribuez un référant pour chaque tâche.

En attribuant les responsabilités & les coordonnées de chacun, vous éviterez tout imprévu.

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4/ Assurer le jour J

Une fois que l’ensemble de votre organisation est prête, il est temps de vérifier les derniers détails logistiques.

En établissant une liste de contrôle, vous vous assurez que tout se passe comme prévu.

 

Voici quelques éléments à prendre en compte dans votre liste de contrôle logistique :

 

  • transport : votre prestataire ou vos participants sont au point pour se rendre à votre team building ?
  • traiteur : vos besoins sont bien pris en compte ? 
  • lieu événementiel : les accès et l’accueil de vos prestataires est-elle bien prévue ? Le programme de votre événement est-il bien pris en compte ?
  • animateur : donnez lui RDV un petit peu en amont du début de votre team building pour faire un rappel du programme.
  • besoins supplémentaires : en cas de météo capricieuse, prévenez vos collaborateurs pour prendre des vêtements de pluie, etc.

 

De même que, quelques bonnes pratiques sont à suivre pour éviter tout stress additionnel et réduire les éventuels imprévus

  • prévoyez de charger vos batteries (téléphone, ordinateur, autres)
  • vérifiez que vous ayez tous les documents de projet à disposition
  • constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, des stylos, des marqueurs, des sacs-poubelles, etc.)
  • constituez une trousse de secours

5/ Récoltez les feed-back

Si vous voulez savoir si votre team building d’entreprise est une réussite, consultez vos participants. Vous pouvez mettre en place une enquête de satisfaction post-événement pour mesurer cela.

Ainsi, vous évaluerez votre événement pour améliorer et optimiser vos futurs team building.

 

Faites également un point avec vos prestataires afin d’obtenir un retour complet sur votre organisation. C’est une manière de faire son autocritique pour progresser. Lévénementiel est un métier relationnel. Il est important d’avoir des relations de confiance sur le long terme avec les partis prenantes de vos projets de communication.

Étape 3 : maitrisez votre communication

Le post-événement est un moment pour allonger la durée de vie de votre team building.

Pour y parvenir, vous pouvez commencer par remercier les participants, vos prestataires amis aussi les “no-shows”. C’est également l’occasion de faire un rapide bilan et d’annoncer un retour d’expérience plus global dans les jours à venir.

 

Dans un deuxième temps, communiquez en interne sur votre team building. Les événements rythment la vie de votre entreprise. Ils alimentent vos supports de communication.

 

Quelques exemples d’actions post-événement : 

  • rassemblez les messages de vos collaborateurs durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
  • partagez des photos en interne 
  • alimentez vos supports de communication (intranet, réseaux sociaux, etc.)
  • créez une vidéo avec vos collaborateurs 
  • jugez les KPI’s : le taux de participation et de satisfaction
  • tirez le bilan de votre team building suivant votre stratégie initiale

 

 

Rappelez-vous que le team-building est un outil de communication interne ludique. Il crée du lien entre les collaborateurs et reflète la personnalité et la culture de l’entreprise.

 

Conseil : 

Préparez ces actions en amont de votre événement. C’est au moment où vous fixez vos objectifs que vous anticipez ces actions.

Ceci, afin d’exécuter mécaniquement votre travail sans perdre de temps, mais surtout sans oublier d’informations.  Vous devez être assez réactif pour surfer sur les quelques jours durant laquelle vos participants seront encore réceptifs à votre événement.

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