Comment organiser votre séminaire d’entreprise en 5 étapes ?

Découvrez comment organiser votre séminaire d'entreprise en 5 étapes avec HELPER

Le séminaire d’entreprise est un événement professionnel qui a pour objectif de réunir vos collaborateurs autour d’un projet commun.

Sa mission principale est le travail. Généralement organisé lors de la rentrée (aout ou septembre) ou en fin d’année comptable (juin ou juillet), le séminaire renforce la cohésion de vos équipes et créer des synergies.

 

Pour autant, le séminaire d’entreprise est également un moment privilégié et conviviale. Il favorise le dialogue entre les différents services et niveaux hiérarchiques et développe l’implication des participants. Il est essentiel au développement d’une entreprise

Il s’articule, la plupart du temps, autour de temps de travail, des animations et des team building. C’est pourquoi il crée immédiatement un sentiment d’appartenance à l’entreprise.

 

Par ailleurs, le séminaire d’entreprise permet aussi à vos dirigeants de véhiculer des messages fort : stratégie globale, valeurs, nouveaux projets, etc.

Le séminaire d’entreprise est devenu particulièrement populaire et tendance ces dernières années. 

 

On distingue différents types de séminaires d’entreprise.  Chaque type de séminaire professionnel répond à un objectif précis et s’adresse à un public différent.

Les typologies de séminaires

Le séminaire de formation

Le séminaire de formation est une rencontre qui vise à former les collaborateurs d’une entreprise (ex : nouveaux outils digitaux). Généralement organiser hors des locaux de l’entreprise, il se déroule sur une journée ou une semaine, et valide de nouvelles compétences autours des objectifs fixés. On l’appelle également, journée d’étude.

Le séminaire d’intégration

Le séminaire d’intégration, aussi appelé onboarding, est destiné aux nouvelles recrues d’une entreprise. Il peut être organisé dans vos locaux ou à l’extérieur pour plus d’originalité. Il a pour objectifs considérés les nouveaux venus comme des membres à part entière de l’équipe et apporter une première sensation d’appartenance à l’entreprise. Un recrutement réussi passe par une intégration réussie.

Le séminaire incentive

Le séminaire incentive, aussi appelé séminaire de motivation et de cohésion, il est là pour renforcer l’homogénéité et développer un esprit d’équipe. Ce séminaire peut prendre la forme de réunion de travail, ou de team building avec des moments ludiques. L’organisation de ce séminaire permet aussi de fidéliser ou de récompenser les différents collaborateurs.

Le séminaire de management

Le séminaire de management est destiné aux managers d’une entreprise. Il participe à l’amélioration des performances managériales de ses cadres. Idéalement organisé hors des bureaux, ce séminaire développe la cohésion des équipes et ainsi, améliore leurs rentabilités et leurs conditions de travail quotidiennes.

Le séminaire de direction

Le séminaire de direction est  organisé à l’attention des différents cadres supérieurs et dirigeants d’une entreprise. L’objectif est de réunir les dirigeants des différents service pour échanger et acter des décisions liées à la stratégie globale de l’entreprise. Ce même séminaire peut déboucher sur un séminaire de formation ou incentive pour les collaborateurs de l’entreprise.

En somme, le séminaire d’entreprise est un véritable outil de management qui, en résumé, transmet vos messages clés et fait avancer le développement de votre entreprise.

 

Voyons maintenant de plus près les 5 grandes étapes pour organiser votre séminaire.

1/ Fixer vos objectifs

Avant de lister votre lieu ou votre cible, vous devez d’abord vous mobiliser sur les motivations de votre projet. Quels sont les objectifs managériaux de mon service ou de mon entreprise ?

Les objectifs de votre séminaire peuvent être multiples : 

  • la formation du personnel
  • favoriser la cohésion entre les différents services de votre entreprise
  • stimuler la motivation des équipes
  • présenter un nouveau projet à vos collaborateurs
  • transmettre la culture d’entreprise
  • intégrer de nouvelles recrues
  • etc.
Définissez vos objectifs afin d'organiser un séminaire d'entreprise réussi

C’est en principe clair, mais vous pouvez manquer d’informations. Définissez ces objectifs de sorte que votre séminaire soit un succès pour les participants et donc pour votre entreprise. Vous avez trois types de correspondants à satisfaire :

 

Votre direction générale : elle a probablement déjà tracé le cadre des projets événementiels. Pour votre l’organisation de votre séminaire d’entreprise, vous avez peut-être des informations par la diffusion de mémos, d’un règlement interne ou de consignes annuelles (type d’hôtellerie autorisé, distances maximales d’éloignement, prestataires présélectionnés, budget plafond, etc.).

Le service qui commande le séminaire : ce peut être votre propre service ou un autre dans l’entreprise. Il devient alors le « client » que vous devez contenter. Vos efforts dans l’organisation du séminaire seront votre touche personnelle et, si le séminaire est réussi, vous en serez partiellement l’auteur.

Les participants au séminaire : ce sont les participants qui vivront l’expérience que vous aurez créée. Ainsi, une grande partie de la réussite de votre séminaire dépendra de la résultante de votre projet et des retours d’expérience.

 

Dans l’ensemble, ces objectifs accompagneront votre réflexion sur le choix du type de séminaire à organiser. Aussi, ils dessineront les besoins de ce dernier.

2/ Définir votre budget

Quel que soit votre budget, vous avez la possibilité de planifier un événement mémorable, d’organiser un séminaire d’entreprise marquant. 

Ceci dit, vos objectifs devront être fixés en amont afin de monter un budget cohérent.

 

Dans la plupart des situations, il est recommandé de parler de budget par personne. Ainsi, vous anticiperez toutes les évolutions de votre projet ou d’un séminaire à un autre.

En premier lieu, il s’agit d’un budget prévisionnel. 

 

Préparer le budget de votre événement vous permettra d’obtenir une bonne équation, réussite projet / moyens déployés (humain, matériel et financier).

Pour élaborer votre budget, nous vous conseillons d’utiliser un document Excel ou Google Sheets. Une fois paramétré, ce tableur vous permettra de mettre à jour votre budget en un clin d’œil.

Mais aussi, il facilite les vérifications de vos dépenses par rapport au budget prévisionnel.

C’est un outil de contrôle et d’aide à la décision.

 

Pour réaliser ce document, nous vous recommandons de créer des catégories : 

  • lieu
  • traiteur
  • transport 
  • etc.

et également de détailler chaque poste : 

  • quantité
  • coût unitaire (HT / TTC)
  • temps passé / jour
  • etc.
Réalisez votre budget pour votre séminaire d'entreprise

Pour vous donner un coup de pouce, nous avons créé pour vous un modèle de budget pour votre événement !

Conseils : 

  • Demandez des devis auprès de prestataires vous permettra de connaître précisément vos futures dépenses. N’hésitez pas à comparer plusieurs prestations afin d’étudier leurs prix et leurs services.
  • Si vous n’avez pas de devis, pensez à surestimer les coûts afin d’éviter les mauvaises surprises au moment des dépenses. 
  • Mettez votre budget à jour aussi souvent que possible. Ainsi, vous aurez une marge de manœuvre tout au long de votre projet.

 

Grâce à votre budget, vous conduirez votre séminaire d’entreprise avec succès. De plus, vous pourrez utiliser votre document d’une année sur l’autre pour plus de maitrise et d’anticipation pour les prochaines éditions.

3/ Choisir une thématique

Comment organiser un séminaire d’entreprise marquant et inspirant

C’est la question que vous vous posez depuis que vous êtes en charge d’organiser le séminaire de votre entreprise.

Misez sur un thème atypique, qui reflète l’identité de l’entreprise. Aussi, la thématique de votre séminaire doit être en lien avec la typologie et les objectifs de votre événement. 

Ce sera l’occasion de réunir vos équipes dans une atmosphère propice aux échanges et au travail. Un bon thème ne manquera pas d’ailleurs de susciter l’intérêt et l’implication de toute l’équipe. Il saura aussi apporter du dynamisme à votre séminaire.

Le tout est d’adapter votre séminaire à votre public afin d’obtenir le résultat escompté.

Top 5 des thèmes pour votre séminaire d’entreprise

Séminaire sportif

Le sport est un thème de cohésion par excellence. Il est favorable au dépassement de soi et à renforcer l’esprit d’équipe.

Le sport constitue également un très bon moyen d’évacuer le stress, de se détendre et de créer un sentiment d’appartenance. 

 

Un séminaire au vert

De plus en plus sollicité, le séminaire au vert favorise la déconnexion. Une déconnexion au sens propre, en oubliant un instant ses outils numériques. Une déconnexion au sens figurer pour changer d’air. Pensez à un événement zéro déchet. D’ailleurs, nous avons rédigé quelques lignes sur le sujet ICI 🙂

Un séminaire nature est aussi propice à la créativité, la culture, les échanges et à la détente.

 

Un séminaire gastronomique

Mettre en place un évènement d’entreprise sur le thème de la gastronomie & l’œnologie est la garantie d’offrir à vos collaborateurs une expérience authentique commune. La gastronomie constitue une place majeure dans notre culture. Elle rassemble vos collaborateurs tout en partageant de bons moments d’échanges et de convivialité

 

Un séminaire de bien être et relaxation

Depuis quelques années, le bien être au travail est un sujet majeur dans les entreprises.

Aussi, pourquoi ne pas choisir cette thématique pour votre évènement professionnel ? Vos collaborateurs pourront en effet se ressourcer dans un environnement sans stress.

Cette thématique est en l’idéal pour stimuler leur créativité et la productivité.

 

Un séminaire artistique et culturel

Dans un cadre ludique et créatif, ces activités permettent à vos collaborateurs de créer du lien. Aussi, il est possible de découvrir les talents cachés de vos équipes.

Pendant l’évènement, ils pourront unir leur imagination pour créer, imaginer, façonner une œuvre commune. Ils pourront apprendre et enrichir leur culture en lien avec votre projet.

 

Cette liste est non exhaustive. Il existe beaucoup d’autres de thématiques et sous thématiques qui peuvent être accompagné votre séminaire (l’exploration, l’artisanat, le développement personnel, les jeux vidéo, etc.)

Ces thématiques découlent sur le choix de votre lieu et les activités liées à celles-ci.

4/ Trouver un lieu inspirant

Jusqu’ici, nous avons évoqué les aspects théoriques de votre événement, place à l’organisation.

Le choix du lieu pour votre séminaire est un facteur déterminant. Il représente l’aspect le plus tangible de votre projet.

Le lieu de vie de votre séminaire fera vivre une expérience unique à vos équipes. Celui-ci doit être en adéquation avec vos objectifs et la thématique fixés.

 

Dans certains cas, l’organisation de votre séminaire peut se dérouler dans vos locaux. De cette façon, nous vous présentons quelques conseils ci-dessous : 

  • dédier un wifi pour les équipes concernées
  • préparez des espaces adaptés et équipés pour vos activités
  • prévoyez un programme pour ne pas perturber les autres collaborateurs
  • vos espaces peuvent ils, techniquement, accueillir un traiteur ou autres prestataires
  • etc.

 

Bien que l’organisation dans vos locaux est envisageable dans certain cas, la recherche d’un lieu extérieur est le plus probable.

La déconnexion avec son lieu de travail a des bienfaits pour votre séminaire : 

  • de sortir vos collaborateurs de leur quotidien
  • de permettre certaines activités
  • d’accueillir un traiteur
  • etc.
Trouver un lieu inspirant pour votre séminaire d'entreprise

Ne perdez pas de vue que certains critères sont primordiaux pour la réussite d’un séminaire et que vous devez en tenir compte dans le choix de votre destination. Globalement, nous identifions les points suivants :

  • Distance maximale d’éloignement pour les participants au séminaire. 
  • Acheminement : moyens d’accès des participants, transport, prise en charge à la gare ou à l’aéroport, etc.
  • Environnement : centre-ville, campagne, montagne, mer.  
  • Période : dates d’arrivée et de départ (nombre de nuitées au total, nombre de jours ou demi-journées au total).
  • Nombre de participants prévus : résidentiel, semi-résidentiel, journées d’étude, chambres uniquement, repas.
  • Besoins en salle : plénière, réunions, activités, repas.
  • Agencement et équipement : disposition des salles, besoins en matériel (mobilier, internet, vidéo projecteur, micro, etc.).
  • Loisirs-animations : activités sportives, jeux, visites, repas à l’extérieur, etc.
  • Besoins particuliers : chambres particulières pour certains participants (handicapés, VIP…), mise en chambre, etc.
Comment trouver votre lieu pour votre séminaire d'entreprise

Selon la typologie de votre séminaire d’entreprise, d’autres facteurs peuvent être pris en compte : 

 

Si votre objectif est avant tout humain :

En imaginant faire vivre une expérience à vos collaborateurs (intégration, cohésion, culture d’entreprise) vous allez chercher un lieu propice à rompre les barrières sociales, favoriser l’échange et la décontraction. Le cadre est également un atout crucial, plus le lieu est cosy & chaleureux, plus on va pouvoir influer sur la création de lien, d’interactions entre les participants. 

Il est donc encouragé de réserver un lieu qui peut également accueillir ou proposer une activité de groupe (cours de cuisine, initiation au yoga, chasse au trésor, escape game, etc.).

 

Si votre objectif est la formation de vos collaborateurs :

Avec l’ambition de former vos collaborateurs à de nouvelles compétences, il est fondamental de trouver un lieu qui peut accueillir confortablement l’équipe, en offrant du mobilier ergonomique et les outils nécessaires (vidéo projecteur/ écran, internet haut débit, cahiers, stylos, etc.). Les atouts de l’espace choisi sont : d’être fonctionnel, équipé, et bien insonorisé pour la concentration du groupe et sa productivité

 

Si votre enjeu est l’orientation stratégique de votre société :

Pour les séminaires de direction ou de management, il est plutôt conseillé de choisir un cadre « premium » mais corporate qui viendra souligner l’importance des choix à opérer. Aussi le cadre donne le ton et influe sur le déroulement de la journée.  Un espace à taille humaine, où les prestations (mobilier, catering, matériel technique) sont à la hauteur des enjeux de la journée. En cas de brainstorming, il est mieux de se tourner vers des espaces qui sont équipés de creative room, de tableaux interactifs, et qui offrent un cadre disruptif propice à la créativité et à l’échange.

 

Cette définition de vos besoins, souvent exprimés en fonction du type de séminaire à organiser, va être un préliminaire à la recherche d’un lieu d’accueil. 

La recherche de la “perle rare” peut prendre du temps. 

Trouvez un lieu unique et peu connu afin de faire vivre une expérience remarquable à vos collaborateurs et atteindre vos objectifs managériaux.

 

Conseils : 

  • Nous recommandons d’avoir un interlocuteur unique avec votre lieu de façon à limiter le risque de perte d’informations (un chef de projet ou un régisseur général). Pour rappel, votre lieu représente l’axe stratégique pour votre séminaire. 
  • Pensez aux transports “vert” quant au choix de la destination de votre événement. Est-ce que votre lieu est accessible à pied, à vélo, en transport en commun ? Ceci favorise la réduction de la pollution de l’air et l’ambition d’un projet RSE.
  • Tendance : de plus en plus d’entreprises et de collaborateurs veulent rompre avec l’univers du digital lors de leurs séminaires. Le retour à des expériences plus “sobres” ou naturelles est en vogue. On appelle cela la digitale detox. Ceci favorise la réduction du stress, permet de se reconnecter aux autres et augmente la productivité. Rien que ça !

Votre séminaire digital

Avec l’augmentation du digital et du télétravail, les relations entre collègues et les échanges entre collaborateurs ont diminués. La qualité de leur travail peut donc en pâtir.

Alors, replacer l’humain au cœur de l’entreprise et rétablir le contact s’avèrent être des éléments nécessaires pour optimiser la performance et entretenir une bonne cohésion d’équipe.

Vous souhaitez organiser un séminaire digital ?

5/ Planifier des animations

Quand il s’agit d’animer un séminaire d’entreprise, on parle de team building. En français, “renforcement d’équipe”, le team building s’intègre à votre séminaire et accompagne vos objectifs établis.

Ces team buildings ou animations seront liées à la thématique que vous aurez choisie. Ils rythment votre séminaire, boost le moral et la cohésion de vos équipes.

Planifiez des team building pour vos équipes pour dynamiser votre séminaire

En tant qu’organisateur(trice) du séminaire, vous ne pouvez pas à la fois être au moulin et au fourneau. Il est donc judicieux de faire appel à un animateur(trice) pour animer vos team buildings.

Dans cette optique, l’animateur(trice) présente plusieurs avantages :

  • Maîtrise le sujet du séminaire 
  • Met les participants à l’aise : “brise-glace” ou “ice-breaker” en anglais
  • Possède et présente des supports le travail (réutilisable post séminaire)
  • Sait écouter, observer et faire progresser les participants

En somme, l’animation de votre séminaire apporte du professionnalisme à vos activités et permet d’atteindre les objectifs suivis.

Il existe des dizaines, voir des centaines d’activités envisageables pour votre séminaire d’entreprise.

 

Selon les thématiques abordées précédemment, voici quelques idées :

 

Séminaire sportif

  • rallye sport 
  • olympiade
  • découverte du surf
  • initiation au golf
  • E-sport
  • etc.

 

Un séminaire au vert

  • une micro aventure : idéal pour les aventuriers et le tourisme local
  • l’agriculture urbaine
  • initiation à la permaculture
  • produisez votre vin chez le vigneron
  • le stage d’ornithologie
  • la randonnée sylvothérapie
  • etc.

 

Un séminaire gastronomique

  • une activité smoothie et ludique : Permajuice
  • le challenge culinaire
  • brassage de votre propre bière
  • cours d’œnologie
  • etc.

Un séminaire de bien être et relaxation

  • cours de yoga
  • apprenez à masser
  • le coaching beauté
  • séance mode avec personal shopper
  • fabrication de produit de beauté bio

 

Un séminaire artistique et culturel

  • activités solidaires : faire don de ses moyens pour aider d’une bonne cause
  • créer une œuvre artistique commune
  • artisanat : initiation à la porterie, au soufflage de verre ou la fabrication de bijoux
  • découvrir l’univers du jeu vidéo (VR, nouvelles technologies, etc.).
  • etc.

 

Nous arrivons à la fin de cet article. Il reprend les 5 grandes étapes pour organiser votre séminaire d’entreprise. Bien entendu, d’autres étapes telles que le choix d’une date, l’élaboration d’invitation, la création de vos contenus, etc. sont à mettre en œuvre. Mais l’essentiel est là ! 

 

Vous êtes maintenant prêt à organiser votre séminaire d’entreprise. Un événement avec 100% de maitrise pour 100% de réussite !