L’inauguration de vos locaux d’entreprise est une étape à célébrer ! Elle permet principalement de réunir vos collaborateurs, vos clients, vos partenaires, des médias ou la presse locale à travers un événement significatif. C’est un moment important qui marque l’évolution de l’entreprise et de ses projets futurs.
L’organisation d’une inauguration se définit comme étant une cérémonie officielle marquant la mise en place d’un service ou d’une construction. On retrouve par exemple :
- la rénovation de vos locaux
- l’acquisition de nouveaux locaux
- l’ouverture d’une nouvelle boutique
- la présentation d’un nouveau service
L’organisation de l’inauguration de vos locaux, c’est aussi un moment déterminant pour une entreprise. Elle marque le début de quelque chose de nouveau et représente un changement majeur qui témoigne du dynamisme de l’entreprise.
Une bonne organisation passe notamment par une bonne logistique, une communication efficace et une animation du projet afin de garantir son succès et d’obtenir des retombées positives.
L’objectif principal de l’inauguration est de transmettre un message et de devenir une véritable opération de communication ! Ce message doit être positif et adapté à l’audience présente lors de l’événement.
Définir le format de l’événement
Pour mettre en place l’inauguration de vos locaux, il faut avant tout déterminer le format de l’événement. Une fois que votre projet est défini, vous pouvez alors vous poser la question de comment le réaliser.
Plusieurs formats sont à prendre en compte pour donner vie à votre événement et répondre aux attentes de vos invités :
- Date /jour de la semaine
- Moment de la journée
- Déroulé de l’événement
- Format du repas
- Gestion des timings
Le format de votre événement doit s’adapter à votre public cible. Exemple : les journalistes sont souvent disponibles en fin de matinée, midi et milieu d’après-midi.
Un événement d’entreprise est avant tout une expérience à vivre ! Il peut exister sous différentes formes en fonction de vos objectifs et de vos besoins. Cela demande donc une réalisation orchestrée et une attention particulière en termes de planification et de logistique.
Pensez également à déterminer la durée de l’événement, la date qui convient le mieux et la liste des invités afin de planifier une stratégie de communication appropriée et efficace.
Date
Définir une date est nécessaire pour l’organisation de votre inauguration de vos nouveaux locaux.
Le choix d’une date clé permet une communication claire auprès des invités qui seront présents le jour J. Cela facilite la coordination des agendas et assure un taux de présence positif lors de l’inauguration. Selon les publics, la date peut varier : collaborateurs, clients, personnalités institutionnelles, etc.
Pour les collaborateurs, choisissez une date qui s’intègre bien dans le calendrier interne de l’entreprise en évitant les périodes où il y a une charge de travail plus importante ou pendant les vacances.
Quant à vos clients, il est important de considérer leurs propres contraintes professionnelles et de s’adapter pour maximiser les chances de participation.
Enfin, les personnalités institutionnelles ont souvent un emploi du temps chargé et fixé longtemps à l’avance. Effectuez en avance une prise de contact pour identifier leurs créneaux disponibles.
Veillez donc à maximiser l’impact de votre événement en répondant aux disponibilités de chacun et trouver une date qui correspond à la majorité.
📌 À retenir
- L’inauguration a idéalement lieu les jeudis soit pendant la journée ou à partir de 18 h.
- L’événement doit éviter les week-ends, vacances et jours fériés.
- L’inauguration doit réaliser peu de temps après l’ouverture des nouveaux locaux
Moment de la journée
Pour l’inauguration de vos nouveaux locaux d’entreprise, il est conseillé de choisir un moment de la journée où la luminosité est à son maximum.
Optez par exemple pour le début de la matinée où la fin d’après-midi. Cela vous permettra de créer une ambiance accueillante et de mettre en avant les caractéristiques esthétiques de vos espaces.
À noter tout de même que cela dépend une nouvelle fois de votre public cible.
Si votre événement s’adresse principalement à vos collaborateurs, une inauguration dans la matinée où l’après-midi est idéale. Cela ne bouleverse pas leurs horaires et peut compter comme une journée de travail classique.
Pour vos clients, proposez-leur votre événement en fin de journée. De cette manière, ils peuvent intégrer facilement l’événement dans leur emploi du temps sans perturber leur journée de travail.
Les médias et la presse locale quant à eux, préfèrent souvent des créneaux en début de matinée ou en fin de journée pour pouvoir couvrir l’événement et publier leurs articles rapidement.
Identifier les cibles
Vous devez définir précisément votre public cible, que ce soit en termes de nombre d’invités et des personnes qui seront conviées à cette inauguration. Cette démarche vous permet de planifier efficacement les dépenses liées au budget et de coordonner la logistique nécessaire pour l’événement.
Les différents types de public cible :
- Le ou les dirigeants de l’entreprise
- Les employés
- Les clients potentiels
- Les partenaires commerciaux
- Les médias
En définissant clairement votre cible, vous pouvez personnaliser cette expérience pour répondre aux attentes de chaque invité et créer, de cette manière, un événement plus engageant et pertinent. Cette approche aide à optimiser l’utilisation de vos ressources et à maximiser l’impact global de l’événement, ce qui facilite l’atteinte de vos objectifs et renforçant les relations avec vos invités et partenaires clés.
Établir la liste des invités
Pour préparer l’inauguration de vos locaux d’entreprise, pensez à établir une liste d’invités sélectionnés en amont.
Save the Date
Une fois cette liste finalisée, vous pouvez procéder à l’envoi des “Save the date”. Il est recommandé de les transmettre par e-mail ou en version papier environ trois mois à l’avance. Ces pré-invitations permettent à vos invités de bloquer la date de l’événement dans leur agenda et de s’assurer ainsi d’une meilleure participation. Veillez toutefois à ce que vos invitations soient attrayantes et contiennent les informations nécessaires telles que :
- La nature de l’événement
- La date
- L’heure
- Le lieu
- Le logo de l’entreprise
- Les coordonnées
Voici un exemple de Save the date réalisé pour l’entreprise Valeuriad :
💡Le « Save the date » sert à prévenir vos invités pour qu’ils réservent la date, tandis que l’invitation fournit tous les détails nécessaires pour qu’ils puissent planifier leur participation à l’événement. Il est comme une sorte de “teaser” sur votre événement.
Invitation
Après l’envoi des « Save the Date », préparez les invitations officielles. Elles doivent être plus détaillées et inclure toutes les informations pertinentes sur l’événement.
Les invitations peuvent par ailleurs avoir un lien vers un site web ou une page dédiée où les invités peuvent trouver des informations supplémentaires et confirmer leur présence en ligne.
Assurez-vous par ailleurs de suivre les confirmations de présence et de relancer les invités qui n’ont pas répondu. Cela vous permettra de finaliser les préparatifs et de garantir une participation élevée et contribuer au succès de l’inauguration de vos locaux !
Pour la conception de vos invitations, vous pouvez faire appel à une collaboration artistique grâce à des graphistes ou des illustrateurs. Par ce biais, vous pouvez concevoir des supports de communication qui reflètent véritablement l’esprit et l’esthétique de votre événement.
Voici un exemple d’invitation réalisée également pour l’entreprise Valeuriad en collaboration avec Docteur Paper :
Imaginer un concept événementiel sur mesure
Créer un concept événementiel est nécessaire pour réaliser un événement de ce type. Il permet tout d’abord de donner une véritable identité à votre événement, mais aussi de rendre cette expérience engageante. Pour que votre événement ait du sens, il faut définir au préalable un fil rouge qui donnera une cohérence et une structure à votre projet. Ce fil conducteur vous permettra de maintenir l’attention de vos invités tout le long de votre événement.
Une séance de réflexion peut rapidement sembler désorganisée et chronophage. Cependant, cette étape est primordiale pour définir votre concept. En équipe, alimenter au maximum la réflexion en vous inspirant d’événements passés ou tendances. Noter vos idées et aider vous de ces dernières pour créer votre propre concept événementiel !
Cette journée reflète l’essence et les valeurs de votre entreprise et permet d’offrir un moment unique pour chaque collaborateur. La scénographie mise en place apporte un élément en plus et permet d’immiscer les invités dans une ambiance festive et qui marque le coup. L’objectif est de raconter une histoire et de marquer ce nouveau chapitre.
Que ce soit par des performances artistiques, des animations ou des discours, l’inauguration devient ainsi une opportunité de renforcer les liens avec votre communauté, de faire briller votre marque et de célébrer ensemble un nouveau départ. En parallèle, vous pouvez élaborer une feuille de route détaillée pour structurer chaque étape de l’inauguration de vos locaux. Elle doit inclure tous les moments clés, par exemple les discours officiels, la visite des nouveaux locaux et les différentes animations mises en place. Chaque élément doit être chronométré avec précision pour éviter tout retard le jour J.
Bâtir une logistique événementielle parfaite
Pour que votre événement se déroule sans souci, mettez en place avec vos équipes une logistique événementielle parfaite. Une bonne organisation va vous permettre de préparer chaque détail de votre inauguration avec soins.
La logistique événementielle peut se définir comme étant l’ensemble des activités et des processus nécessaires pour planifier, organiser et exécuter un événement.
Vous pouvez mettre en place un rétroplanning qui est indispensable pour la préparation de votre projet et qu’il soit réalisé en temps et en heure. Ce dernier doit inclure chaque échéance pour avoir une visibilité sur le long terme et les étapes à suivre mois après mois.
Une des étapes importantes est de configurer une planification rigoureuse du jour J. Préparez l’accueil des invités en faisant appel à des hôtes et des hôtesses. Ils pourront accueillir vos invités et distribuer des badges nominatifs pour faciliter les interactions.
Élaborez un planning de montage des installations et des équipements à mettre en place. Ainsi, vous pourrez mieux gérer la co-activité entre les différents prestataires et assurer le déroulement des aspects logistiques. Pensez à coordonner les accès de livraison si nécessaire pour éviter les problèmes liés à la gestion des espaces et aux horaires de livraison. Assurez-vous que les chemins d’accès sont dégagés et qu’il est possible pour vos prestataires de livrer correctement afin de minimiser les imprévus.
Pensez aussi à un plan d’implantation des différents éléments de l’événement comme la décoration, les équipements ou encore les zones dans lesquelles se situent les discours ou les animations par exemple. La gestion des flux est également primordiale pour assurer une circulation des invités et fluidifier les arrivées.
Façonner une scénographie immersive
Une autre étape cruciale pendant la planification de l’inauguration de vos nouveaux locaux est la mise en place des aspects techniques et de la décoration !
Mettez en place une scénographie événementielle qui reflète l’image de votre nouveau lieu.
Elle compose ces quatre éléments :
- L’éclairage
- Le mobilier
- L’équipement audiovisuel
- Le décor et les accessoires
Pensez à l’éclairage et aux jeux de lumières pour mettre en valeur les nouveaux locaux et les sublimer. Incluez également une bonne sonorisation pour l’ouverture du nouveau lieu et les potentiels discours qui seront organisés par la suite.
En parallèle, la décoration doit correspondre au concept de l’événement. Optez pour des éléments modernes et sobres pour éviter de surcharger les nouveaux locaux. L’objectif est de les mettre en avant, pas de les cacher. Grâce à ces différents détails, vous pouvez créer une atmosphère accueillante et professionnelle et marquer ainsi l’esprit de vos invités.
Intégrer des animations
Une inauguration est souvent accompagnée d’animations pendant l’événement. Elles permettent de prévoir des temps forts dans la journée et d’animer l’événement tout au long.
Voici quelques exemples d’animations que vous pouvez organiser :
- Discours de bienvenue
- Visite des nouveaux locaux
- Intervention d’un conférencier
- Ateliers collaboratifs
- Photobooth
- DJ set
- Stand de dégustation
- Exposition artistique
- Projections film/documentaire
Les animations sont des moments où il est possible de rassembler chaque vos invités autour d’une activité commune et de profiter d’un instant tous ensemble. Cela aide à l’engagement des participants et stimule la créativité de chacun.
Le moment fort : le geste inaugural
L’inauguration de vos nouveaux locaux d’entreprise est incontestablement un moment clé dans la vie de votre entreprise. C’est pourquoi il est essentiel de bien préparer le geste inaugural qui lancera les festivités.
Le geste inaugural symbolise un acheminement, un projet qui a du sens et qui a pour but de marquer les esprits.
Ce geste symbolique marque avant tout le début d’une nouvelle ère et doit refléter les ambitions et les valeurs de votre entreprise. Plusieurs gestes évocateurs peuvent être envisagés tels que :
- La coupe d’un ruban
- Le lancement de confettis
- Le lancement de feux d’artifices
- La projection d’un film
- Le son d’une cloche ou autre signal sonore
- Le dévoilement d’une plaque commémorative
Cela dépend du message que vous souhaitez transmettre pour entamer ce nouveau chapitre.
N’oubliez pas d’inclure un discours lors de l’événement pour marquer cette nouvelle étape. Assurez-vous qu’il soit fédérateur et qu’il mette en avant clairement les objectifs de l’entreprise en dressant éventuellement un historique des étapes clés parcourues. À travers ce geste, vous pouvez marquer les esprits et renforcer une image positive auprès de vos invités.
Gérer l’accueil et le déroulement le jour J
Lorsque votre événement aura lieu, veillez à avoir une gestion efficace de l’accueil de vos invités. Le déroulement de la journée doit être fluide et bien rythmé. Cela commence par l’accueil de vos invités avec un verre de bienvenue par exemple. La coordination de votre événement est cruciale pour assurer son bon déroulement.
Pour faire face aux différents imprévus, prévoyez les solutions de secours pour gérer au mieux votre inauguration.
📌 À retenir :
- Assurez-vous que tout soit planifier et coordonner le jour même
- Accompagner les différents intervenants et les invités
- Coordonner vos équipes
- Anticipez les potentiels imprévus
- Informer vos prestataires