12 conseils pour réussir l’organisation de votre événement

L’organisation d’un événement n’est pas une tâche simple. Elle nécessite une organisation minutieuse pour limiter les risques le jour J et garantir le succès de votre événement.

L’intérêt de planifier rigoureusement votre événement en amont vous permettra de vivre le moment présent sereinement.

Votre événement doit se dérouler sans accrocs et de manière naturelle. Même si, en backstage, nous savons que c’est le “branlebas de combat” pour assurer une expérience unique aux participants.

C’est un peu comme dans une cuisine d’un grand restaurant. Une ambiance cosy en salle avec un service précis et qualitatif. Une ambiance plus agitée en cuisine afin de garantir la réussite de la soirée.

La réussite d’un événement tient dans sa préparation et ses briefings.

La bonne communication des informations auprès de vos équipes et des prestataires est le point central de l’organisation d’un événement.

Dans cet article, nous avons identifié 12 conseils clés que vous devez garder à l’esprit pour réussir l’organisation de votre événement.

Définissez l’objectif et le format de votre événement

Quels sont vos objectifs ?

Avant de vous lancer dans la logistique, comme le lieu ou les intervenants, vous devez prendre le temps de déterminer l’objectif et la raison de la planification de cet événement.

Ceci semble assez évident, mais ce premier point est essentiel pour la suite. Quel est le but ultime de cet événement ?

Établissez votre objectif de la manière la plus précise possible, voulez-vous :

transmettre des connaissances aux participants ;
remercier vos collaborateurs ;
collecter des fonds pour un projet ;
inaugurer un nouvel espace ?

Une fois vos objectifs définis, vous pouvez créer un cadre préliminaire pour l’organisation de votre événement. Ce cadre doit fournir des idées clés et exprimer comment vous allez atteindre les objectifs fixés. Par exemple, la date de votre événement.

Imaginez votre format

La réponse à vos objectifs vous permettra de définir votre public cible.

S’agira-t-il d’un événement de 50 personnes, de 500 personnes ou de 1000 personnes ? Vous devez commencer à réfléchir à la taille de l’événement.

Vos participants viennent-ils de tout le pays ou s’agit-il d’un événement local ?

L’identification de votre cible, de manière démographique et géographique déterminera votre lieu événementiel. Votre événement est-il local ? Ou sera-t-il organisé dans une destination stratégique ? Commencez à établir une liste restreinte de villes et de lieux qui conviennent à votre événement.

Sachez que le choix de votre lieu est un facteur déterminant pour réussir l’organisation de votre événement.

Pour finir, quelle typologie d’événement découle de vos objectifs ?

Faites-vous connaître un nouveau produit ou service ? Un événement festif ? Un séminaire ou team building pour vos équipes ?

Créez un concept unique

Votre public cible, quant à lui, définira votre concept créatif de votre événement.

Il s’agit ici d’organiser un événement marquant et inspirant ?

Misez sur un concept unique, qui reflète l’identité de votre entreprise. Gardez en tête que la thématique de votre événement doit être en lien avec le format et les objectifs de votre événement.

Le tout est d’adapter votre événement à votre public afin d’obtenir le résultat escompté.

Ainsi, vous ferez vivre à vos invités une expérience mémorable.

Grâce à votre concept créatif, vous pourrez définir :

votre décor ;
les thématiques ;
vos animations ;
etc.

En définitif, cette première étape organisationnelle pose les fondations de votre événement. C’est une étape incontournable pour tous projets événementiels.

Planifiez de manière chirurgicale

La planification de votre événement inclut toutes les étapes de votre projet.

Créez un document qui réunit toutes ces informations. Ce document doit être accessible à toute votre équipe.

Pour cette première étape, nous vous conseillons de mettre en place un rétroplanning. Il se présente sous la forme d’un calendrier. Vous débutez par remplir les tâches en partant de la date de fin supposée de votre événement en remontant vers la date du jour.

Ces tâches sont réparties par catégories : lieu, traiteur, technique, etc. Détaillez les tâches autant que possible pour ne rien oublier.

Ces plannings sont souvent réalisés sur un tableur Excel ou Google Sheets.

Le rétroplanning est un document essentiel pour réussir l’organisation d’un événement.

Une fois, votre rétroplanning établi, vous pouvez répartir les missions dans votre équipe. On pourrait appeler cette répartition un “Qui fait Quoi” ?

Pensez à déléguer une bonne partie de votre projet.

Les timings sont souvent sous-estimés et la préparation se déroule plus lentement que prévu.

Réalisez votre budget prévisionnel

Toutes les tâches que vous avez planifiées dans votre rétroplanning se retrouve dans votre budget.

Comme pour le rétroplanning, le budget se présente par poste. Ceci aide à comprendre la répartition des coûts selon vos besoins.

La création d’un budget permet d’éviter les mauvaises surprises (comme le manque d’argent pour une animation, etc.).

Vous aurez plus de chances de réussir l’organisation de votre événement si vous établissez à l’avance l’ensemble de votre budget.

Aussi, pensez à le mettre à jour au fur et à mesure que votre projet avance. À mesure que votre événement se consolide, vous devrez revoir le budget. Les postes de dépenses changeront sans doute, mais n’oubliez pas de conserver vos budgets. Les mises à jour reflètent les changements que vous effectuez.

Le budget événementiel un outil de contrôle et d’aide à la décision.

Et comme vous ne voulez jamais dépasser votre budget, il est courant que les organisateurs fassent des ajustements pour s’assurer que vous respectez votre budget.

Par ailleurs, il est toujours possible d‘organiser un événement sans budget.

Pour finir, pensez à prévoir une enveloppe pour les imprévus. Il n’est pas rare de changer certains aspects d’un événement en cours de route. Par exemple, en cas de mauvais temps, un problème d’impression ou un mobilier abimé.

Montez une équipe de choc

Pour les petits événements, vous pouvez vous charger personnellement d’une grande partie ou de la totalité de l’organisation. Par exemple, un petit déjeuner, un cocktail déjeunatoire ou une prise de parole.

Cependant, pour les grands événements, vous aurez besoin d’une équipe organisée pour exécuter la production et garantir la réussite de votre événement.

Si vous constituez une équipe à partir de zéro, il est important de désigner les rôles dès le départ pour assurer les différentes responsabilités.

Tous les membres de l’équipe doivent rendre compte à un chef de projet, qui lui, a une visibilité sur l’ensemble de l’organisation.

Constituer l’équipe événementielle idéale

Chef de projet

Il supervise l’ensemble du projet décrit ci-dessous. Cette personne est responsable en dernier ressort de l’exécution de l’événement. Elle gère le budget, prend les décisions d’achat au plus haut niveau et dirige la stratégie générale.

Le chef de projet pilote l’événement, en organisant des réunions ou comité de pilotage. Sa mission est de manager les équipes afin de réussir l’organisation de l’événement.

Lieu réceptif

Cette personne est le principal contact avec le lieu ou prend place votre événement. Par exemple, les responsables techniques & logistiques, les sponsors & le personnel sur place : sécurité, photographe ou restauration.

Votre responsable du lieu connait tous les contacts utiles sur place, mais aussi les aspects techniques de votre lieu réceptif.

Direction artistique

Votre responsable artistique élabore l’ensemble de la conception visuelle. C’est en quelque sorte la charte graphique de votre événement. Il réalise les documents imprimés et digitaux, tels que les invitations, le programme, le décor ou la signalisation, ainsi que tout ce qui est nécessaire à la digitalisation (réseaux sociaux). En résumé, il met en valeur votre événement.

Marketing et communication

Cette personne travaille sur le calendrier éditorial de votre événement. Il peut s’agir des publications sur les réseaux sociaux, les relations avec les médias ou la promotion de votre événement.

Aussi, sa mission est de s’assurer que les invités et participants disposent de tout ce dont ils ont besoin : invitation, programme, élément de communication, etc.

Gestion des inscriptions

Ce membre de l’équipe occupe de la configuration des inscriptions, travaillent avec une plateforme digitale. Elles produisent et gèrent les badges, génèrent des rapports et s’assurent que le processus d’inscription (avant et pendant l’événement) se déroule sans problème.

Production

Ces personnes s’occupent de trouver des prestataires, de négocier les devis et consolider votre budget.

Aussi, la responsabilité de la production événementielle s’attache à réaliser des plannings de montage et démontage. La coordination et les relations avec les prestataires sont des axes de travail important pour vos événements sur le long terme.

Logistique

Il s’agit là de déléguer al gestion des flux des invités. Établissez les plans en amont de votre événement afin de les appliquer le jour J. Par exemple, mettez en place de signalétique, la gestion des hôtes et hôtesses, la supervision des transports : avion, train, transfert, hôtel, etc.

Coordonnez votre équipe

Une fois l’équipe en place, vous êtes prêt à débuter la planification de votre événement. Mettez en place des documents de travail afin que toute votre équipe soit au même niveau d’information. Partagez vos travaux sur des serveurs ou Google Drive.

La gestion de l’information est la clé pour réussir l’organisation d’un événement.

Soignez les détails

Si vous voulez surprendre agréablement et fédérer vos convives, pensez à tout jusqu’au moindre détail. Quelle expérience vous souhaitez faire vivre ?

Quelle musique sera diffusée ? Avez-vous un coin photo intéressant ? À quoi ressemblent vos présentations PPT ? Comment est habillée votre équipe ? Vos animations sont-elles au point ?

Cette expérience peut se traduire sur la partie digitale avec une mise en œuvre en termes d’UX et d’UI.

Pour cela, vous devez rédiger ou mettre en image l’ensemble de votre projet. Vous pouvez, comme nous, réaliser un cahier de projet.

L’objectif de ce cahier est de répertorier l’ensemble de votre projet. Nous pouvons par exemple, trouver les parties suivantes :

rappel du projet
information du lieu (adresse, implantation, accès livraison, etc.)
déroulé de l’événement (programme)
détail traiteur
etc.

Plus vous détaillez votre projet, du montage jusqu’au démontage des installations, plus votre projet sera un succès.

Ainsi, vous obtiendrez une plus grande maitrise organisationnelle pour une expérience maximale des convives.

Essayez de surprendre les participants. Dépassez leurs attentes avec des idées et un concept innovant. C’est exactement ce qui crée un événement marquant.

Trouvez votre lieu idéal

Le choix du lieu et de la date de votre événement sont deux considérations majeures qui façonneront la planification de votre projet.

Commencez à rechercher les lieux le plus tôt possible. Le marché des lieux événementiels est saturé. Et surtout, ces lieux sons réservés bien en avance.

Il est donc important de chercher et trouver votre lieu avec méthode. Ainsi, nous vous conseillons de :

faire plusieurs recherches
demander et comparer les devis
poser des options sur les lieux qui vous semblent opportuns

Si vous souhaitez plus de détail sur la recherche de lieu, vous pouvez consulter cet article qui vous explique comment trouver votre lieu événementiel.

Le choix de votre lieu se fera en fonction de la typologie de votre événement, mais aussi de la date à laquelle il se tiendra. La date de votre événement peut influencer le coût du lieu en raison des facteurs de saisonnalité.

Pour finir, l’une des règles fondamentales avant la réservation d’un lieu événementiel, c’est de réaliser un repérage avant de signer le contrat. Lors de ces repérages, n’hésitez pas à poser quelques questions à votre interlocuteur, telles que :

Une personne référente du lieu vous accompagne-t-il durant votre événement ?
La consommation de l’eau et de l’électricité est-elle incluse dans le locatif ?
Le matériel technique est-il intégré à la location ?
Des prestataires sont-ils imposés ?
Le ménage est-il inclus ?
etc.

Prévoyez un plan B

Au moment le plus inattendu, il se peut par exemple, que la climatisation ne fonctionne pas correctement, que la météo soit capricieuse en cas d’événement en extérieur ou que le matériel ne passe pas par la porte.

Analysez donc ces points à l’avance et prévoyez un plan de secours.

Travaillez différents scenarii avec votre lieu et vos prestataires afin de pouvoir rebondir en cas d’imprévu.

Identifiez et sélectionnez vos outils digitaux

La technologie améliore l’univers d’un événement, tant pour les organisateurs que pour les participants.

Lorsque vous planifiez votre prochain événement, vous devez identifier vos besoins technologiques et les délais de mise en œuvre.

Certains outils digitaux devront être mises en œuvre bien avant l’événement, tandis que d’autres pourront être mises en attente jusqu’à l’approche du jour J.

Inscription et billetterie

La gestion des inscriptions des participants est plus transparente que jamais ! Eventbrite et d’autres plateformes en ligne permettent de commencer à vendre des billets en quelques minutes. Vous devrez choisir votre plateforme au plus tôt afin de pouvoir promouvoir l’inscription et envoyer votre public vers le site Web d’inscription.

Outils de productivité

Il est important que les organisateurs d’événements utilisent des outils de gestion de projet pour rester organisés. Certaines planifications sont complexes, mais les logiciels de gestion de projet permettent d’alléger un peu le stress.

Pour partir du bon pied, vous pouvez commencer par travailler avec Trello, qui propose un certain nombre de modèles de planification d’événements. Aussi, vous pouvez mettre en place une messagerie instantanée pour votre équipe telles que Slack ou Discord.

Plateforme événementielle digitale

Si vous organisez un événement digital ou un événement hybride, alors vous aurez besoin d’une plateforme événementielle.

Pour tirer profit d’une plateforme événementielle, celle-ci doit être une composante intégrée de la stratégie d’événement. Veillez à ce que chaque participant ait tout ce dont il a besoin pour vivre une expérience exceptionnelle.

SI vous souhaitez en savoir plus sur ces outils, lisez cet article qui explique comment choisir votre plateforme digitale événementielle.

Diffusion ou enregistrement en direct

Vous avez une grande communauté répartie dans plusieurs régions ou pays ? La diffusion en direct des sessions est un excellent moyen de se connecter et d’étendre la portée de votre événement. L’enregistrement des sessions est un autre moyen d’étendre la portée de votre événement et d’encourager la conversation à se poursuivre bien au-delà de l’événement physique.

Outils d’engagement

La technologie change la façon dont le public souhaite être impliqué et les événements évoluent constamment pour répondre à ces attentes. Si vous souhaitez aller plus loin dans l’engagement, pensez à incorporer des technologies sur place, comme un social wall. Vous pouvez aussi mettre en place des outils de gamification qui encouragent les participants à s’impliquer dans l’événement.

Communiquez sur votre événement

Communication interne

Le post-événement est un moment pour allonger la durée de vie de votre team building.

Pour y parvenir, vous pouvez commencer par remercier les participants, vos prestataires amis aussi les “no-shows”. C’est également l’occasion de faire un rapide bilan et d’annoncer un retour d’expérience plus global dans les jours à venir.

Dans un deuxième temps, communiquez en interne sur votre team building. Les événements rythment la vie de votre entreprise. Ils alimentent vos supports de communication.

Quelques exemples d’actions post-événement :

rassemblez les messages de vos collaborateurs durant l’événement afin de poursuivre les échanges.
partagez des photos en interne
alimentez vos supports de communication (intranet, réseaux sociaux, etc.)
créez une vidéo avec vos collaborateurs
jugez les KPI’s : le taux de participation et de satisfaction
tirez le bilan de votre team building suivant votre stratégie initiale

Communication externe

Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion réussie d’un événement.

La typologie d’événement, votre public cible, vos ressources internes et votre budget déterminent votre approche marketing.

Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, privilégiez ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires, mais ciblés, plutôt que de parler de l’événement à tout le monde.

Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Veillez à ce qu’il soit bref et qu’il transmette fidèlement l’idée de l’événement à votre public.

Comment allez-vous attirer le public pour assister à votre événement ?

Tous les événements réussis ont un plan de marketing et de promotion pour faire passer le mot et susciter l’enthousiasme.

Mais par où commencer ?

Il existe de nombreuses façons de commercialiser votre événement – des réseaux sociaux aux blogs en passant par la publicité en ligne et même les panneaux d’affichage – mais quel que soit votre choix, chaque tactique doit être un élément stratégique de votre plan marketing.

Composantes d’un plan de marketing événementiel

Buts et objectifs

Lors de la création d’un plan marketing, il est indispensable de définir des buts et des objectifs spécifiques au marketing.

Comme pour les objectifs généraux de votre événement, la définition d’objectifs marketing spécifiques est un moyen de s’assurer que tous les efforts sont orientés vers des résultats mesurables.

Les objectifs marketing les plus courants sont les suivants :

Augmenter les inscriptions en ligne
Augmenter le trafic sur le site web de l’événement
Faire connaître vos produits et services
Acquérir des leads
Développer l’engagement sur vos réseaux sociaux

Les tactiques

Vos tactiques sont celles que vous utiliserez pour atteindre vos objectifs. Il s’agit de tout ce que vous utiliserez pour vos efforts de marketing, comme les publicités en ligne, le marketing vidéo, les médias sociaux, l’e-mailing, les relations publiques, etc.

Pour décider des tactiques à utiliser, vous devez avoir une bonne compréhension de votre public cible.

Votre événement est-il orienté vers les jeunes professionnels ? Les publicités Instagram ou Facebook peuvent être une tactique que vous choisissez.

Si vous orientez votre événement exclusivement vers un public local, les publicités géo-ciblées sont un élément à prendre en compte.

Calendrier éditorial

Au fur et à mesure que vous identifiez des tactiques, vous devriez commencer à élaborer un calendrier éditorial qui donne une vue d’ensemble de vos actions de marketing.

Par exemple, si vous décidez d’utiliser le marketing par email, vous devez planifier chaque envoi dans le temps.

Prenez soin de vos invités pour briller le jour J

Briefer vos équipes et vos prestataires afin de réserver le plus bel accueil aux invités.

Planifier du temps avec vos équipes de logistique et production afin de briefer les équipes d’hôtesses, le traiteur et autres personnes en façade de votre événement.

L’objectif est de sensibiliser l’ensemble des parties prenantes aux enjeux de l’événement.

Mettez en place une ambiance conviviale et diplomate avec les participants, les intervenants et les partenaires.

Essayez de résoudre leurs problèmes ou leurs questions, même si vous êtes fatigué et que tout ne se déroule pas comme prévu.

À la fin de la journée, ce dont les gens se souviennent, c’est de la façon dont ils ont été traités et de l‘atmosphère générale, et non de ce que l’orateur a dit sur la scène.

Effectuez des répétitions avant l’événement

24h avant le début de l’événement

Assurez-vous que vous avez informé les participants de l’itinéraire à suivre pour se rendre sur place. Aussi pensez à préparer les documents imprimés ainsi que le contenu audio et vidéo.

Ensuite, vérifiez si chacun comprend ses tâches et ses responsabilités et si votre lieu est prêt. À cette fin, vous pouvez rédiger une liste de contrôle.

Une liste de contrôle similaire peut être rédigée pour la vérification de la préparation le jour de l’événement : si tout est en place, fonctionne, est fait à temps.

N’oubliez pas d’imprimer le cahier de projet de l’événement et faites-en parvenir une copie à chaque membre de votre équipe. En outre, communiquez à chacun les coordonnées (numéro de téléphone) pour une meilleure fluidité le jour J.

Pour finir, mettez en œuvre ces derniers petits détails :

chargez les batteries de vos outils (téléphone, ordinateur, autres)
constituez une “malle de production ” (scotch, feuilles de papier, des stylos, des lingettes, des sacs-poubelles, etc.)
constituez une trousse de secours

Les répétitions le jour J

En premier lieu, faites des tests techniques. Prenez du temps sur votre planning de montage pour tester l’ensemble du matériel.

Chaque membre de votre équipe doit être mobilisé pour ces répétitions. Ainsi, vous vous assurez que tout fonctionne comme prévu.

En deuxième lieu, réalisez des répétitions. On appelle aussi cette partie le filage technique.

L’objectif de ces filages est de mettre en œuvre le matériel technique (testé préalablement) avec les intervenants afin de finaliser les derniers détails.

Grâce à ces deux points clés, vous êtes en route pour réussir l’organisation de votre événement.

Demandez un retour d’expérience

Vous serez probablement fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile de donner une évaluation objective de son déroulement.

C’est pourquoi, mettez en place une enquête de satisfaction après des participants à l’issue de l’événement.

Demandez-leur d’évaluer différents aspects de l’événement : la logistique, les intervenants, les contenus, le traiteur, le lieu, etc.

Pour cela, vous pouvez travailler avec des outils comme SurveysMonkey ou Typeform.

Ces informations vous aideront à éviter des erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements.

Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises et votre événement sera une réussite !

Faites également un point avec vos prestataires afin d’obtenir un retour complet sur votre organisation.

C’est une manière de faire son autocritique pour améliorer les process organisationnels. L’événementiel est un métier relationnel. Il est important d’avoir des relations de confiance sur le long terme avec les partis prenantes de vos projets de communication.

Déterminez vos KPI

Comment allez-vous mesurer la réussite de votre événement ? Vous devez commencer à réfléchir aux moyens d’évaluer votre événement bien avant qu’il n’ait lieu.

Les objectifs que vous avez identifiés dans la première étape constituent un bon point de départ.

Données et analyses

Combien de billets avez-vous vendus, et par quelles sources ? Quel a été le coût par participant ? Et combien de prospects qualifiés avez-vous obtenus ? Combien de pré-commandes avez-vous vendues ? Une fois l’événement terminé, ce ne sont là que quelques-uns des paramètres que vous pouvez mesurer.

En plus de quantifier la réussite de votre événement, vous devriez également jeter un regard qualitatif sur l’événement.

Enquêtes sur les événements

En plus des chiffres, une autre façon de mesurer la réussite est le retour d’information de vos participants.

Grâce aux enquêtes, vous pouvez comprendre la perception de l’événement par les participants, ce qui peut vous aider à identifier les points forts et les points faibles de l’événement.

Buzz social et en ligne

Vos followers sont-ils plus actifs que d’habitude sur les réseaux sociaux de votre entreprise ? Les personnes inscrites publient-elles des informations sur l’événement via le hashtag ?

Lisez également les messages pour savoir ce que les participants disent réellement. Les messages sont-ils élogieux ? Y avait-il plus de quelques plaintes communes ? Vous devez surveiller avant, pendant et après votre événement pour dégager des tendances et des idées.

L’atteinte de vos objectifs passe par ces KPI’s.

Conclusion

Vous connaissez à présent toutes les étapes pour réussir l’organisation de votre événement.

Ce cheminement peut varier selon la nature de votre événement et vos compétences en interne.

Néanmoins, la réussite d’un événement passe toujours par une planification minutieuse et une gestion de l’information rigoureuse.