Vous vous demandez comment organiser un événement marketing simplement ?
L’organisation d’un événement comporte de nombreuses étapes, du choix du lieu à la sélection des intervenants.
L’essentiel réside dans la préparation : il s’agit d’accomplir les tâches les plus importantes afin de pouvoir se concentrer sur l’organisation et, surtout, de profiter de l’événement.
Notre guide présente toutes les étapes essentielles de l’organisation d’un événement. De plus, il simplifie chaque étape du processus afin de rendre la planification aussi simple que possible.
Réfléchissez à l’objectif et au public cible de votre événement
Quel objectif souhaitez-vous atteindre avec votre événement ? Cela peut sembler évident, mais rester concentré sur l’objectif de votre événement dès le départ vous aidera à réaliser la vision que vous avez de votre projet.
Il est également essentiel d’identifier votre public que vous souhaitez attirer. Puis à réfléchir aux meilleurs moyens de l’attirer par le biais du marketing et de la promotion.
Si vous pensez à un public plus jeune, vous aurez plus de chances de le trouver et d’entrer en contact avec lui sur les réseaux sociaux tels que TikTok. Alors que des canaux plus établis comme Facebook conviennent mieux à des publics plus âgés.
Fixez le budget de l’événement
Organisez-vous l’événement pour faire des bénéfices ou simplement pour couvrir vos frais ?
Peut-être l’objectif est-il de collecter des fonds pour une association caritative ou une bonne cause ?
Les billets seront-ils gratuits ou payants – et s’ils sont payants, quel sera leur prix ?
Quelle que soit votre décision, les réponses à ces questions vous aideront à vous concentrer sur les aspects financiers de votre événement, que vous l’organisiez de manière digitale ou physiquement.
Décidez de la date et du lieu
En réglant ces détails clés dès le début du processus d’organisation de l’événement, vous pourrez les partager avec vos participants dès que possible. Ainsi, vous aurez posé les bases de votre événement avec des informations claires et précises.
Réfléchissez à ce que vous attendez du lieu (emplacement, accessibilité, cuisine, installations techniques, etc.). Mais aussi, à la période de l’année la mieux adaptée à votre événement, puis commencez à contacter les lieux potentiels.
Si vous souhaitez plus de renseignements sur les espaces de réception, lisez notre article qui détail comment trouver un lieu événementiel.
Si votre événement se déroule de manière digitale, pensez à la plateforme que vous pourriez utiliser. Livestorm est idéal pour gérer un grand nombre de participants, tandis que Vimeo vous donne accès à des fonctionnalités interactives comme les questions-réponses et les sondages.
Réfléchissez au contenu de votre événement
Il est maintenant temps de penser aux horaires en rédigeant le programme de l’événement.
Qu’il s’agisse d’une conférence avec plusieurs tables rondes et ateliers ou d’une séance de questions-réponses en ligne avec un auteur, la comptabilisation de chaque minute de votre événement vous aidera à rester concentré sur les réservations et les dispositions à prendre.
Rédigez ce programme dans ce sens afin de plonger vos participants dans votre événement.
Parlez aux prestataires et aux intervenants
L’étape suivante à considérer lors de l’organisation d’un événement est la recherche de prestataires.
De la plateforme digitale aux décorateurs, en passant par les food trucks et les maquilleurs, une grande partie du succès de votre événement repose sur votre capacité à trouver des personnes avec qui travailler.
C’est aussi le moment de trouver des orateurs et de vérifier la disponibilité des présentateurs et des invités spéciaux.
Déterminez s’ils conviennent à votre événement en vérifiant où ils se sont produits auparavant et quel type de public ils semblent attirer.
Faites une proposition aux sponsors
Dressez une liste de vos sponsors idéaux.
Réfléchissez bien à ce que vous attendez d’eux et à ce que vous pouvez leur offrir en échange de leur soutien, qu’il s’agisse de produits de marque ou d’un discours principal sponsorisé.
Il s’agit d’un partenariat, alors présentez une proposition de parrainage qui soit mutuellement bénéfique.
L’offre de parrainage doit être gagnant-gagnant pour les deux parties.
Prévoyez des mesures de santé et de sécurité
Si vous organisez votre événement en physique, prévoyez toutes les éventualités en réalisant une évaluation des risques. En élaborant un plan de santé et de sécurité, vous protégez les prestataires et les participants des problèmes potentiels.
Par les temps qui courent, les restrictions peuvent se traduire par des mesures de distanciation sociale ou des exigences strictes en matière d‘équipement de protection individuelle (EPI), alors tenez-en compte.
Pour les événements virtuels, pensez à partager une liste de règles et votre code de conduite avec les participants avant le grand jour (RGPD).
Promouvoir, promouvoir, promouvoir
Il n’existe pas d’approche unique pour le marketing événementiel, alors explorez toutes les options promotionnelles disponibles.
Les campagnes de teasing et les offres de prévente sont deux excellents moyens de créer un buzz.
Vous pouvez également faire équipe avec vos sponsors en matière de promotion, en organisant des reprises ou des cadeaux sur les réseaux sociaux.
La création d’un hashtag unique peut être un excellent moyen d’encourager le contenu généré par les utilisateurs et de créer une conversation en ligne.
Vendez des billets
Prochaine étape dans vos démarches pour organiser un événement : la vente de billets.
Déterminez les types et les prix de vos billets et créez une page d’événements aussi inspirante qu’informative.
Vous pouvez personnaliser votre page d’événement avec WordPress et Wix par exemple. Ces logiciels offrent d’excellents services pour créer gratuitement un site web personnalisé.
La gestion de la billetterie peut également se faire sur un site totalement dédié comment Eventbrite.
Pensez aux prix pour les préventes, aux tarifs VIP et aux options de remboursement.
Envoyez des rappels
Dans les jours qui précèdent l’événement, il est essentiel de faire une présentation générale et finale de votre événement (participants, orateurs, prestataires).
Envoyez aux participants un mail contenant des instructions sur la façon de trouver le lieu de l’événement ou de se connecter à votre plateforme événementielle.
Contactez les prestataires pour confirmer les horaires et, si nécessaire, envoyez des rappels. La gestion logistique de vos prestataires est un point essentiel pour la réussite de votre événement.
Préparez un plan B
Même si tous vos efforts seront consacrés au bon déroulement de votre événement, il est préférable d’être réaliste. Alors, préparez-vous à toutes les éventualités.
Ainsi, vous pouvez élaborer un plan B pour réagir aux obstacles imprévus (comme l’annulation d’un conférencier ou le changement de météo).
Mettez en place des mesures telles que des politiques de remboursement claires ou une implantation de secours en cas de pluie.
Passez en revue votre liste de contrôle
Avant le grand jour, prenez une minute pour examiner le programme de votre événement et pensez à tout ce que vous avez pu oublier.
Par exemple, des panneaux signalétiques, des poubelles disséminés sur le site, etc. Pourquoi pas une copie supplémentaire de la liste des participants afin d’éviter des situations embarrassantes le jour J.
Pour les événements digitaux, vérifiez les paramètres de la plateforme, comme la possibilité pour les participants ou les intervenants de gérer leur micro. Ainsi le rendu sera plus soigné.
Pour finir, constituez une “malle régie” avec des éléments tels que du scotch, des ciseaux ou des crayons, etc. Ainsi, vous êtes parés à plusieurs éventualités.
Amusez-vous !
Constituez une équipe de projet événementiel pour vous épauler.
Ainsi, vous pouvez déléguer une partie de votre événement. Écoutez les conseils des organisateurs d’événements expérimentés et n’ayez pas peur de demander de l’aide.
Cela signifie qu’il faut partager avec d’autres personnes des documents importants tels que les plannings et les coordonnées des fournisseurs. Mettez en place un responsable sur chaque partie de votre projet si possible (traiteur, logistique, plateforme digitale, etc)
Une fois que tout cela est réglé, prenez du plaisir lors du déroulement de votre événement.
N’oubliez pas les activités post-événement
La publication de photos et de messages des participants sur les réseaux sociaux pourrait convaincre les gens d’acheter des billets pour votre prochain événement.
Vous pouvez contacter directement vos prestataires et les sponsors pour les remercier et leur demander leur avis. Les feed-back sont un moyen essentiel de construire une relation sur le long terme.
Essayez de tirer des leçons de votre organisation et voyez si vous pouvez faire mieux à l’avenir.
Mesurez le succès de votre événement
Prenez note des indicateurs clés tels que le nombre de participants, les bénéfices ou les réponses aux enquêtes de satisfaction.
Ce qui est mesuré, comme on dit, est géré. En investissant un peu de temps après chaque événement, vous pouvez apporter les petites modifications qui feront du prochain événement un plus grand succès qui dépassera vos objectifs.
L’importance de la préparation
Prendre le temps de planifier votre événement quatre à six mois à l’avance vous aidera à transformer toute idée en succès.
Améliorez vos compétences d’organisateur d’événements et utilisez ces étapes de gestion d’événements pour éviter tout problème de dernière minute et créer une expérience unique pour votre public.
Prêt pour la planification de votre événement ?
