Les événements ont beaucoup changé ces dernières années. Le développement du numérique et des nouvelles technologies ont modifié certains aspects du secteur. Avec ces nouvelles tendances, les compétences requises pour organisateur d’événement ou un chef de projet comprennent non seulement celles qui s’appliquent à la planification d’événements physique, mais aussi celles qui s’appliquent aux événements virtuels, voire hybrides.
Certaines de ces compétences sont innées pour certaines personnes dites « digital native« . Cependant, pour les autres, avec de l’engagement et la volonté d’apprendre, vous pouvez atteindre un certain niveau de maîtrise.
Ainsi nous présentons ci-dessous les 15 compétences essentielles pour les organisateurs d’événements.
Ces compétences participeront au succès de vos événements en 2022 et au-delà.
Quelles sont les compétences requises pour un organisateur d’événements ou un chef de projet événementielle ?
La compétence humaine ou le savoir-être
En fin de compte, l’organisation d’un événement dépend des personnes impliquées. Que l’événement se déroule physiquement ou virtuellement, les compétences humaines sont essentielles pour un organisateur d’événements. Savoir fédérer et motiver vos équipes permet de tirer le meilleur de leurs compétences et ainsi trace le chemin du succès.
Être organisé
Être organisé est une compétence essentielle non seulement pour les organisateurs d’événements, mais aussi pour toute l’équipe de planification d’événements.
Chacun doit savoir exactement où aller ou à qui s’adresser lorsqu’il a une question ou un souci. En outre, toutes les informations ou tous les dossiers doivent être stockés avec attention afin de ne pas perdre de temps à chercher les éléments nécessaires à l’événement.
La gestion de l’information
L’une des prémisses de la réussite d’un événement tient en la capacité à gérer l’information. En tant que chef de projet, vous êtes amené à gérer des informations telles que les besoins du client, les contraintes de votre lieu événementiel, les contraintes techniques de l’événement, etc.
Toutes vos équipes, votre client, vos partenaires et prestataires doivent être au même niveau d’information au fur et à mesure que le projet se construit. Ainsi toutes les modifications et évolutions de ce dernier sont coordonnées. Rien ne doit être laissé au hasard.
Maîtriser les technologies
Quel que soit un événement physique ou virtuel, la technologie sera impliquée d’une manière ou d’une autre. L’organisateur d’événements n’a pas besoin d’être un expert en codage informatique ou un génie de la technologie en général. Mais la maîtrise de la conception technologique et son vocabulaire est l’une des compétences les plus indispensables à la gestion d’un événement.
La capacité à diriger
L’organisateur d’événements doit être prêt à prendre les rênes à tout moment. Il peut, bien sûr, déléguer certaines responsabilités à un autre membre de l’équipe. Mais si les choses commencent à se gâter ou si l’événement ne se déroule pas sans accroc, le chef de projet doit être prêt à prendre la relève et à redresser la barre.
Le travail en équipe
L’équipe de planification d’événements collabore en organisant des réunions, en échangeant à travers des outils tels que Slack, Trello ou WhatsApp.
Les bons organisateurs d’événements comprennent qu’aucun événement ne sera réussi grâce aux efforts et aux idées d’une seule personne. Les organisateurs d’événements doivent être prêts à écouter les membres de leur équipe et les autres collaborateurs de l’événement à travers des « brainstorming » et l’application des idées. Cette compétence est étroitement liée aux « compétences relationnelles » décrites ci-dessus.
Excellente capacité de recherche
Les organisateurs d’événements doivent avoir de solides compétences en matière de recherche. L’objectif est d’être en veille permanente sur les nouveautés liées au métier, mais aussi de savoir organiser ces nouveautés, ces idées, ces inspirations. Heureusement, à l’ère de la technologie, ces informations sont facilement accessibles par une simple recherche sur Google. Cependant, les compétences en matière de recherche consistent également à passer au crible l’énorme quantité d’informations disponibles et à trouver les informations les plus pertinentes.
Les organisateurs d’événements qui sont de bons dénicheurs d’idées auront plus de facilité à proposer des concepts événementiels originaux, de trouver de nouveaux lieux événementiels, de nouveaux prestataires, etc.
Travailler sous pression
L’organisation d’événement peut prendre de grande proportion. Aussi, il est impossible pour un chef de projet de prévoir toutes les choses qui pourraient mal tourner pendant un événement. Nous pouvons imaginer une panne d’électricité, un prestataire qui livre avec du retard, un intervenant ou speaker qui ne serait finalement plus disponible en dernière minute…
Il est essentiel de garder son sang froid dans ces moments-là. La panique ne peut qu’aggraver une mauvaise situation. Le calme est de rigueur afin de faire face à des imprévus.
Bien entendu, avec l’expérience, ces imprévus sont anticipés avec des solutions de “back up” afin de faire face à toutes les circonstances possibles.
Être passionné
Il n’y a aucun doute, organiser des événements est un métier à plein temps, avec parfois des amplitudes horaires élevées. Il existe des événements qui dure plusieurs jours et même parfois plusieurs semaines. Sans parler de l’organisation en tant que tel qui peut se planifier des mois et des mois à l’avance. Mais un chef de projet passionné sera toujours capable de dépasser ces sentiments de stress et d’épuisement pour coordonner le meilleur événement possible.
Accepter les remarques constructives
L’organisation d’un événement nécessite l’intervention de plusieurs corps de métier. Alors organiser un événement parfait peut être compliqué. Tout le monde peut s’améliorer d’une manière ou d’une autre. Cependant, il peut être difficile de faire une autoévaluation approfondie. C’est là que le feedback constructif du personnel de l’événement et de toute autre personne impliquée dans le projet est inestimable. Les bons cehfs de projets peuvent absorber ces commentaires (négatifs ou positifs) et s’en servir pour s’améliorer dans leur travail.
L’adaptabilité
La capacité d’adaptation va de pair avec l’aptitude à garder son sang froid dans n’importe quelle situation. Parfois, un événement ne peut pas se dérouler exactement comme l’organisateur l’avait imaginé. Il peut s’avérer nécessaire de modifier et d’adapté les plans initiaux pour mener à bien le projet.
Avoir le souci du détail
Tous les événements doivent être planifiés avec une attention extrême aux détails. Tout ce qui peut être contrôlé avant le début de l’événement doit l’être. Ainsi, vous laisserez moins de place au hasard lorsque l’événement commencera, ce qui réduira le nombre d’éléments à gérer pendant l’événement lui-même.
Du concept événementiel, au choix du lieu en passant par les aspects logistiques et techniques doivent être étudiés minutieusement.
Capacité à déléguer
Certaines personnes aiment tout faire elles-mêmes et ont du mal à céder le contrôle. Mais lorsqu’il s’agit d’événements de grande envergure, les organisateurs d’événements doivent être capables de confier des tâches aux membres de leur équipe. La délégation est une compétence qui prend du temps à développer, mais qui est essentielle pour les organisateurs d’événements.
Utiliser le temps de manière efficace
La gestion du temps est l’une des compétences les plus cruciales en matière d’organisation d’événements. Les organisateurs d’événements ne peuvent pas perdre de temps sur des questions insignifiantes et doivent être capables d’établir des priorités. La création de rappels et le respect d’un calendrier serré sont les marques de fabrique des organisateurs d’événements qui réussissent. Généralement, la base d’un projet événementiel se projette sur un rétroplanning.
La recherche de la perfection
La perfection ne sera jamais vraiment atteinte, mais cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas essayer de l’atteindre. Les organisateurs d’événements doivent essayer de rendre chaque événement aussi parfait que possible. Ainsi, même s’il y a quelques imperfections mineures ici et là, l’événement sera globalement un succès.
Conclusion
Bien qu’il existe d’autres compétences pour devenir un bon organisateur d’événements, cette liste contient les essentielles. L’affinage de ces compétences améliorera le succès de chaque chef de projet événementiel et, par conséquent, le succès des événements.
