Ces dernières années, les événements professionnels se sont décuplés sur le marché, laissant place à des organisations plus grandes les unes que les autres. Dans ce lot, les conventions d’entreprise font partie de ces événements qui demandent une réelle organisation pour préparer et concevoir toute la logistique qui gravite autour.
Pour définir une convention d’entreprise, ce terme se réfère à un événement qui est organisé annuellement dans l’objectif de rassembler les différents acteurs d’une entreprise.
Elle permet notamment aux dirigeants de prendre la parole et d’échanger sur la vision stratégique de l’entreprise ou de la marque. Cela peut amener à parler des résultats de l’organisation au cours de l’année, mais également de motiver les différents collaborateurs et services.
Cette communication interne a pour but principalement d’informer et de communiquer sur plusieurs sujets ainsi que répondre aux questions potentielles.
Dans la majorité des cas, une convention se clôture par une soirée d’entreprise avec un ton plus festif qui allie le travail et la convivialité.
Vous souhaitez organiser ce type d’événement pour votre entreprise ? Retrouvez ci-dessous toutes les informations nécessaires qui pourront vous guider dans la conception de ce projet.
Définir les objectifs
Pour construire votre convention d’entreprise, il est important et nécessaire de prévoir en amont chaque objectif qui se réfère à l’organisation et à la conceptualisation de votre événement.
Plusieurs questions peuvent être utiles pour que vous puissiez réfléchir à l’avance au plan d’action :
- Quelle est la mission principale de l’événement ?
- Quel est le public cible ?
- Quelle est la date et l’heure idéale pour l’événement ?
- Quel est le lieu le plus approprié pour l’événement ?
- Quel est le budget disponible pour l’événement ?
- Quelles sont les ressources nécessaires (matériel, personnel, etc.) ?
- Quels fournisseurs ou prestataires de services seront indispensables (traiteur, décorateur, sonorisation, etc.) ?
- Quelles activités ou programmes seront inclus dans l’événement ?
Ces questions peuvent vous aider à préciser certaines tâches et de définir par la suite des axes stratégiques pour commencer la planification de votre événement.
Constituer une équipe d’organisation
Au sein d’une entreprise, il est possible de dédier certaines taches aux différents services présents pour gérer la création de l’événement et faire participer vos collaborateurs à la création du concept.
Certains peuvent être chargés de l’envoi des inscriptions et des save the date ainsi que de l’élaboration des supports de communication en interne ou en externe. Tandis que d’autres peuvent s’occuper de la budgétisation et de la gestion des prestataires sur le terrain.
En moyenne, les conventions durent la plupart du temps entre 1 à 3 jours en comptant en amont des temps de montage. N’hésitez pas à faire appel à une agence événementielle pour vous accompagner au mieux et vous aider dans cette démarche.
Choisir un lieu et une date
Le choix du lieu et de la date pour un événement est une décision importante et à prévoir. Veillez à rechercher des lieux événementiels qui sont desservis par des lignes de transports à proximité et qui offrent des options d’hébergement pour les participants qui viennent de loin. Prenez également en compte le niveau de capacité d’accueil de l’espace, en veillant à ce qu’il corresponde au nombre d’invités attendus.
La date et l’heure doivent être soigneusement sélectionnées pour que la majorité des parties prenantes puissent y assister. L’objectif est d’éviter les vacances scolaires et les jours fériés pour maximiser les chances de participation.
Ensuite, il est essentiel de vérifier l‘agencement de l’espace et les meubles mis à disposition afin de s’assurer que la logistique de l’événement puisse être gérée au mieux. Selon le budget disponible, il peut être envisagé de demander la privatisation de l’espace pour qu’il soit dédié uniquement à l’entreprise pendant la période de l’événement.
Le lieu choisi donnera le ton de l’entreprise et influencera l’impression générale laissée aux participants. Il est donc recommandé de réserver le lieu au minimum 6 et 8 mois à l’avance pour maximiser les chances de trouver l’espace qui convient aux besoins de l’entreprise.
Voici quelques exemples des lieux à Nantes pour accueillir vos conventions d’entreprise 🏗️
Déterminer un budget
La gestion du budget d’un événement est une étape cruciale pour assurer son bon déroulement. Il est donc essentiel de définir clairement les objectifs, ce qui permettra d’orienter les décisions financières dans la bonne direction.
Optez pour une liste détaillée des besoins pour identifier toutes les dépenses potentielles, des plus importantes aux plus petites. Une fois cette liste établie, priorisez les dépenses en fonction de leur importance en lien avec les objectifs.
Pour suivre de près les avancées du budget prévisionnel, il est indispensable de détecter rapidement les écarts éventuels et prévoir des axes d’amélioration si besoin. En suivant ces étapes avec rigueur et attention, cela vous permet de gérer efficacement le budget d’un événement et d’assurer le succès de ce dernier.
Découvrez notre guide complet pour établir un budget événementiel
Planifier les contenus de la convention
Pour visualiser les actions dans le temps, mettez en place un rétroplanning qui sera utilisé par vous et vos équipes dans le but de visualiser chaque étape de la conception de l’événement.
Cet outil est fréquemment utilisé dans les agences événementielles pour exécuter dans un ordre chronologique les tâches associées au projet. Cet échéancier permet de commencer depuis la date de fin du projet pour répartir les actions à mener tout au long de la réalisation de l’événement.
Plusieurs plateformes sont disponibles pour effectuer un rétroplanning événementiel :
- Excel : Indémodable, ce logiciel lancé par Microsoft permet de créer des feuilles de calcul en intégrant des tableaux, des plannings ou encore des graphiques.
- Miro : Plateforme collaborative, Miro est conçu pour communiquer entre équipe et faciliter la gestion de projet. Avec une interface intuitive, vous pouvez y ajouter vos idées de façon claire et compréhensive.
- Notion : Cette application de prise de notes est conçue dans le cadre de projets collaboratifs. Il est possible d’y intégrer vos mémos ou de gérer un espace de travail entre équipes.
Enfin, un conducteur technique peut également être mis en place pour s’assurer du bon déroulement de chaque opération liée à la production et à la conduite de l’événement. Il a pour rôle d’assurer l’organisation et bon achèvement des étapes du projet en cours. Cette feuille de route reprend de manière précise les actions qui se déroulent dans la journée et permettre de structurer le jour J.
Dynamiser les plénières et les prises de parole
Lors d’une convention, la prise de parole fait partie intégrante de l’événement.
Pour que les réunions et les animations soient percutantes, créez en amont du contenu pertinent et faire appel à des speakers spécialisés dans ce type d’exercice.
Pour ce qui est du contenu, pensez à construire vos idées grâce au fil rouge mise en place. Les prises de parole doivent être claires et compréhensibles pour tous les participants.
Veillez à avoir du dynamisme dans vos propos, c’est pourquoi vous pouvez faire appel à un intervenant spécialisé dans l’animation de votre convention (Maitre de Cérémonie)
L’intervenant pourra non seulement rythmer les échanges, mais aussi s’assurer que chaque sujet abordé suscite l’intérêt des adhérents. Il est également important de prévoir des moments d’interaction avec des questions réponses, des ateliers collaboratifs, ou encore des sondages en direct, pour maintenir l’engagement de tous les participants.
Animations
Optez pour des animations originales et créatives, les personnes présentes doivent ressentir la convention non pas comme une contrainte, mais comme une opportunité.
Le choix des intervenants clés est une décision stratégique qui peut influencer significativement la participation active des collaborateurs. Optez pour des intervenants qui ont une expertise reconnue dans le domaine abordé ou qui sont des personnalités inspirantes et motive les participants à s’investir davantage dans les discussions et à tirer le meilleur parti de la convention.
Ne négligez pas le traiteur lors de votre convention d’entreprise. Pensez au menu et à la forme du déjeuner, en proposant par exemple un cocktail déjeunatoire pour favoriser les échanges informels et offrir une pause agréable et conviviale.
L’intégration de jeux participatifs et de quiz interactifs entre les sessions constitue une manière ludique et efficace de stimuler l’interaction et l’engagement des participants. Ces activités contribuent à maintenir l’énergie et l’enthousiasme tout au long de la convention, renforçant ainsi son impact et sa valeur pour l’ensemble de l’entreprise.
Enfin, n’oubliez pas d’adapter le contenu à votre public cible. Identifiez les attentes et les intérêts de votre public afin de proposer des interventions pertinentes. Utilisez des exemples et des cas pratiques pour illustrer vos propos, ce qui facilitera la compréhension et l’assimilation des informations.
Imaginer une scénographie
La scénographie d’un événement est crucial dû à son impact visuel et son atmosphère globale.
Construisez une thématique ou un fil rouge qui va guider toute la conception de la scénographie. Cette thématique donne une direction claire à suivre et va permettre de créer une expérience cohérente pour les participants. Optez pour un design graphique pour visualiser la scénographie est nécessaire pour concrétiser les idées et faciliter la communication avec les différents intervenants.
Cette visualisation permet de s’assurer que le design correspond bien à la vision initiale et qu’il est en adéquation avec la thématique choisie.
Puis élaborer un plan de scénographie détaillé est indispensable pour organiser efficacement l’espace et les éléments de décor. Ce plan servira de référence lors de la mise en place de l’événement et garantira une exécution fluide et cohérente de la scénographie. En suivant ces étapes avec soin et créativité, il est possible de créer une scénographie captivante qui enrichira l’expérience des participants à l’événement.
Gérer les inscriptions
Dans le cadre de l’organisation d’une convention, mettez en place des inscriptions pour anticiper le nombre de participants à venir.
Pensez à créer un formulaire qui permet de faire décoller les taux d’inscriptions de votre événement avec plusieurs champs et étapes pour recueillir les données nécessaires. Ces derniers peuvent être directement intégrés sur votre page web ou envoyé via la messagerie interne de votre entreprise.
Plusieurs plateformes sont disponibles :
Optez pour celle qui vous semble la plus intuitive et simple d’utilisation. Une fois les inscriptions reçue, il vous suffit de relevé le pourcentage d’adhérents avec les informations du profil qui y sont rattachées.
Assurer la logistique
En événementiel, la logistique assure le bon déroulement d’un projet. Elle désigne plus précisément l’acheminement des actions indispensables à l’organisation, à la réalisation ainsi que la réussite de l’événement.
Il faut veiller à ce que la préparation soit coordonnée au millimètre près pour éviter tout retard et amener un des couts budgétaires.
Cela inclut la coordination des équipes en prenant en compte leurs rôles et leurs responsabilités dans l’événement. Cela comprend différents acteurs que ce soit les techniciens, la régie, le traiteur ou encore les agents de sécurité.
Il faut aussi penser à la gestion du site en s’assurant de faire l’état des lieux pour planifier en amont la gestion des espaces et vérifier les installations déjà présentes.
Prenez en compte également la logistique des transports en pensant aux transports et au potentiel hébergement des participants.
Préparez une signalétique claire sur le site pour aider les participants à naviguer facilement sur le lieu.
Veillez à mettre en place une équipe de montage et de démontage afin de s’assurer au bon déroulement de votre événement.
Communiquer puis évaluer les résultats
Plusieurs outils et canaux de communication peuvent être utilisés de manière stratégique pour communiquer sur votre convention.
Dans un premier temps, l’emailing représente un moyen efficace pour promouvoir un événement en envoyant des messages personnalisés à une liste de contacts intéressés. Cette méthode permet de présenter les détails de l’événement de manière détaillée et d’inciter les destinataires à s’inscrire ou à participer.
L’utilisation de l‘intranet de l’entreprise constitue également une option pratique et peu coûteuse pour promouvoir un événement auprès des employés. En diffusant des informations directement sur les boîtes mails des différents services, l’équipe organisatrice peut toucher efficacement un large public interne.
Les affiches sont un autre outil de communication essentiel, offrant une visibilité physique dans les locaux de l’entreprise. En les plaçant dans des endroits stratégiques, telles que les salles de pause ou les couloirs, elles permettent de rappeler régulièrement aux employés l’approche de l’événement.
En ce qui concerne les réseaux sociaux internes, vous pouvez utiliser certaines plateformes comme Slack, Trello, Microsoft Teams ou WhatsApp. Ils offrent un moyen interactif et collaboratif de partager des informations sur l’événement, d’organiser des discussions et de mobiliser les équipes autour de sa préparation et de sa promotion.
Avant l’événement, il est crucial de créer un buzz en publiant des décomptes, des stories et des teasings sur les réseaux sociaux externes comme Instagram, Twitter ou Facebook. Ces actions suscitent l’anticipation et l’engagement des participants potentiels.
Pendant l’événement, la diffusion en direct sur des plateformes telles que Twitch, YouTube ou Instagram permet d’atteindre un public plus large et d’impliquer ceux qui ne peuvent pas être présents physiquement. Il est également important de partager souvent du contenu sur les réseaux sociaux pour maintenir l’intérêt et l’engagement.
Après l’événement, la diffusion de photos sur les réseaux sociaux, la création d’un aftermovie captivant et la distribution de goodies sont autant de moyens de prolonger l’expérience de l’événement et d’entretenir l’engagement des participants.
Pour évaluer les résultats de votre événement, vous pouvez proposer différentes actions :
- Sondages : effectué en interne, le sondage permet de mesurer l’efficacité du projet et de son engouement. Grâce aux réponses des collaborateurs, il est possible de savoir si ce type de concept plait et s’il apporte un véritable bonus à la culture de l’entreprise.
- Enquêtes de satisfaction : Cette enquête est un outil pertinent pour récolter de l’information ainsi que de mesurer et d’apporter des améliorations nécessaires.
L’engagement peut aussi se faire sur les réseaux sociaux avec les retombées médiatiques. Vous pouvez jauger la notoriété de votre événement grâce au contenu qui a été partagé et aux différents hashtags et notifications sur les différents médias. Ainsi, vous verrez quelles ont été les personnes qui ont parlé de vous et qui a pu interagir avec vos publications sur les réseaux sociaux.