L’organisation d’un événement professionnel prend souvent du temps et fait appel à des domaines d’expertises diverses : technique, logistique, sécurité, créativité, etc.
Ainsi, vous hésitez peut-être à déléguer l’organisation de votre événement à une agence événementielle, afin :
- d’économiser du temps,
- maitriser vos coûts
- gérer les aspects logistiques et techniques
- profiter pleinement de l’événement le jour J
Dans les quelques lignes ci-dessous, vous trouverez toutes les informations liées aux agences événementielles, ses composantes, ses métiers & savoirs faire.
Qu’est-ce qu’une agence événementielle ?
Vous souhaitez organiser un séminaire ou une soirée d’anniversaire, mais vous perdez un temps précieux, car vous ne disposez pas de ressources adéquates pour organiser de tels événements professionnels. Alors pourquoi ne pas faire appel à une agence événementielle ?
La gestion d’événements est l’application de la gestion de projet à la création et au développement d’événements d’entreprise tels que des séminaires, des team building, des anniversaires, des conventions, des voyages de motivation, etc.
Elle implique l’élaboration du concept de l’événement, la planification dans le temps, la logistique et la coordination des aspects techniques avant la réalisation effective de l’événement.
Une excellente agence organisera votre événement en fonction de vos attentes spécifiques, en vous apportant les résultats commerciaux ou managériaux souhaités à partir d’un concept ou d’une idée de base, que vous souhaitiez responsabiliser votre personnel, lancer un produit ou développer de nouvelles activités, le tout dans le cadre d’un budget souhaité.
Nous aimerions penser que HELPER est l’une de ces agences, alors, contactez-nous dès aujourd’hui pour voir comment nous pouvons vous aider à organiser votre prochain événement d’entreprise.
Comment est constituée une agence événementielle ?
Une agence événementielle travaille sur différents aspects et compétences afin de réaliser des événements performants.
En effet, l’organisation d’un événement passe par plusieurs étapes et fait appel à plusieurs compétences et métiers différents :
Développement du concept :
La première étape de l’organisation d’un événement consiste à développer un concept. Cette étape est généralement associée au métier de l’entreprise qui organise un événement, ses collaborateurs ou ses clients, ses valeurs, ses missions, ses objectifs.
Lors de cette étape, l’agence événementielle travaille en équipe avec le chef de projet (qui chapeaute l’ensemble de l’événement), un planneur stratégique (qui élabore les stratégies de communication d’une marque et oriente l‘exécution créative), un responsable logistique afin de maitriser la faisabilité du projet événementiel.
La planification de l’événement :
La planification consiste à concevoir dans le temps toutes les étapes de la réalisation de votre projet.
Cette étape consiste à réaliser un rétroplanning de production. Ce planning est réalisé par le chef de projet, en co construction avec le responsable logistique et de production.
La production de l’événement :
La production d’un événement consiste en sa préparation, avec les différents prestataires qui forment le projet.
En termes de production événementielle, on retrouve la réalisation des plans techniques et 3D de l’événement, les recommandations logistiques (flux des participants, personnel d’accueil, etc.), la conception artistique (graphisme, vidéos, etc.).
Lors de cette étape, l’agence événementielle travaille avec des directeurs logistiques, de production, technique, des graphistes, directeurs artistiques, réalisateurs vidéo, prestataires diverses (techniques, décoration, traiteur, agence d’hôtesses, lieux événementiels, hôtels, société de transports, etc.).
La réalisation de l’événement :
Cette dernière étape consiste à la mise en place de toutes les étapes de préparation précédentes. Autrement dit, le JOUR J de votre événement !
Lors de ce grand jour, l’agence événementielle vous accompagne dans le montage de tous les éléments nécessaires à l’événement (techniques, décoration, mise en place, traiteur, etc.) et en son bon déroulement.
Sur cette partie, l’agence travaille avec les prestataires avec lesquels elle a préparé le projet, mais aussi un régisseur événementiel, qui lui s’assure que tous les éléments préparatifs sont conformes le jour J. Il règle au besoin les problèmes de dernière minute.
Quelles sont les missions d’une agence événementielle ?
Un rôle de conseiller
Le rôle premier d’une agence événementielle d’entreprise est de vous conseiller sur vos besoins. Que ce soit une convention d’entreprise, un team building, ou un séminaire, elle mettra toutes ses compétences afin de vous conseiller au mieux dans l’organisation de votre événement, que ce soit sur des critères de fond ou de forme.
Une production sans faille
Mis à part son rôle de conseillé, l’agence événementielle se chargera aussi de produire votre événement tout en respectant votre budget et vos objectifs.
L’agence se chargera de toutes les composantes de votre événement, telles que :
- le choix du lieu
- les parties techniques
- les animations
- la direction artistique
- la gestion logistique
Tous les éléments de votre événement sont coordonnées, dans une dynamique unique, celle de faire rayonner votre marque ou votre entreprise.
5 raisons de travailler avec une agence événementielle
1/ Relation de confiance et gain de temps
Confiez l’organisation de son événement, c’est partager une expérience de travail en confiance. Cette relation de confiance entre l’agence et l’entreprise se base sur les compétences et les expertises de l’agence. L’agence vous apporte son expertise, son savoir-faire, mais aussi son expérience.
De plus, déléguer cette organisation vous permettra de gagner du temps, non négligeable, pour vos autres missions projets.
L’organisation événementielle prend souvent plus de temps que nous ne pouvons l’imaginer. Ce gain de temps est rapidement rentabilisé et au service de votre entreprise.
2/ Maitrise du budget
L’agence événementielle s’engage à respecter votre budget. Par le biais de ses savoir-faire, ses prestataires et ses fournisseurs, l’agence est performante pour produire un événement selon votre cahier des charges.
Elle travaille quotidiennement pour obtenir la meilleure prestation à un coût moindre, dans une cohérence globale.
3/ Gestion des délais
Grâce à son expertise et sa connaissance de prestataires, l’agence se caractérise par son professionnalisme en organisation et en gestion du temps.
La mise en place d’un rétro planning est un élément essentiel de la maitrise des délais d’organisation d’un événement. Celui passe par la connaissance des sujets de gestion de projet, de connaissance logistique et de production (technique, contenus, création, etc.).
4/ Parfaite connaissance des prestataires et formats d’événements
L’agence événementielle travaille quotidiennement avec des prestataires, que ce soit des lieux événementiels, des traiteurs, des DJ’, etc. et a un carnet d’adresses bien rempli. Ainsi, elle peut vous proposer les meilleures prestations de qualité sans mauvaises surprises.
Aussi, par son expérience, une agence événementielle maitrise les sujets logistiques. Qu’ils s’agissent du flux des participants, de la mise en place de plateforme d’inscription, de personnel d’accueil… elle saura parfaitement répondre à toutes ces problématiques.
5/ Un événement qui suit les tendances
Une agence connaît parfaitement les tendances du secteur de l’événementiel, mais aussi plus largement aux tendances de mode, digitale, lifestyle, d’actualité…
Ainsi, elle propose des événements dans l’air du temps.
Par ailleurs, les agences événementielles ne manquent pas de proposer des services écoresponsables. Plus qu’une tendance, il s’agit d’une compétence et connaissance essentielle lors de recommandations événementielles.
