Il ne fait aucun doute que le secteur de l’événementiel a eu un impact sur l’environnement au fil des ans.
Qu’il s’agisse de réserver des voyages internationaux ou d’imprimer des tonnes de documents, la démarche écologique et responsable n’était souvent pas une priorité lors de l’organisation d’un événement.
Cependant, un changement est en train de se produire. Au cours des deux dernières années, le secteur de l’événementiel a commencé à mettre davantage l’accent sur la durabilité & l’écoresponsabilité.
Nous parlons beaucoup plus aujourd’hui d’empreinte carbone, de mobilité durable, d’économie circulaire et locale, de gestion des déchets ou encore d’upcycling.
Dans ce guide, nous verrons pourquoi il est si important de tenir compte de l’environnement lors de l’organisation de votre prochain événement et nous vous donnerons quelques conseils sur la façon de d’organiser un événement écoresponsable !
Définissez des critères dans le choix de votre lieu événementiel
Choisissez un lieu écologique
Sites certifiés ISO 20121
Le lieu où vous organisez votre événement est une décision importante. Cette décision a un impact sur la durabilité de votre événement. Nous encourageons tout organisateur soucieux de durabilité à choisir un lieu certifié ISO 20121.
L’obtention de la certification ISO 20121 implique de nombreux facteurs. Cette Norme internationale a été élaborée pour promouvoir une consommation responsable et atténuer les effets négatifs sur les infrastructures et les services publics locaux, ceci réduisant les risques de conflit au sein des collectivités qui accueillent les événements.
Par ailleurs, Helper fait partie du Bureau des Congrès Nantes Saint Nazaire engagé dans cette démarche et le REEVE, engagé lui dans la transition écologique.
Des lieux respectueux de l’environnement
Si la certification ISO 20121 est la référence en matière de lieux respectueux de l’environnement, il existe des lieux de tous types qui font des efforts pour réduire les déchets et améliorer leur impact.
Pour trouver des lieux, vous pouvez effectuer une recherche en ligne et interroger les lieux potentiels sur leurs pratiques en matière d’énergie et de traitement des déchets afin de trouver le meilleur choix.
Les lieux qui suivent des pratiques respectueuses de l’environnement sont assez faciles à repérer en ligne, car ils font probablement de la communication de leur action.
Il existe de nombreuses façons de rendre les lieux plus respectueux de l’environnement. Voici quelques pratiques que vous pouvez rechercher :
- Programmes de recyclage
- Matériaux compostables ou recyclés
- Matériaux d’origine locale
- Récupération des eaux de pluie
- Énergie solaire
Encouragez l’utilisation des transports doux
Les transports ont une place prépondérante dans l’organisation d’événement.
Nous avons vu sur le point d’avant, les différents critères de sélection d’un lieu événementiel. Nous aurions pu ajouter son accessibilité.
En effet, les transports de participants sont un indispensable pour votre événement.
Le transport aérien est l’un des facteurs qui contribuent le plus à l’empreinte carbone d’un événement, surtout si votre événement rassemble des participants de différents endroits. Event Manager Blog a constaté que le transport est responsable de 70 % de l’empreinte carbone des événements.
Quelles actions pour réduire son empreinte écologique liée au transport ?
Choisissez la destination de votre événement en tenant compte du transport. Pensez aux villes dotées de transports en communs (train, bus, vélo en libre-service), ou mettez en place du covoiturage.
Les personnes ne sont pas les seules choses à être transportées. Souvent, les équipements liés aux prestations (techniques, traiteur, etc.) peuvent parcourir de longues distances pour arriver sur le lieu de votre événement. Un point d’honneur doit être mis pour travailler avec des prestataires locaux.
Si votre destination n’est pas flexible, vous pouvez néanmoins prendre un certain nombre de mesures pour réduire l’impact de vos participants.
Envisagez des options de transport durables afin de minimiser votre impact. Voici quelques idées qui peuvent contribuer à réduire les émissions :
- Proposer un service de navette pour encourager les participants à faire du covoiturage.
- Préférer le train/bus à l’avion quand cela est possible – temps de trajet pas trop long.
- Compenser en achetant des crédits carbone auprès d’une organisation certifiée.
Que vous ayez la possibilité de choisir une destination écologique ou que vous réalisez des actions durables pour l’organisation de votre événement, le transport – malgré tout – a un impact sur la durabilité globale de votre événement.
Apportez des solutions digitales
Abandonnez le papier pour la communication numérique
Traditionnellement, les événements sont un énorme gâchis de papier. Les documents de travail, les invitations, la signalétique, les menus, etc. finissent généralement à la poubelle avant même la fin de l’événement. Afin d’assurer la durabilité de votre événement, il faut éliminer le gaspillage de papier grâce aux outils digitaux.
Invitations en ligne
Il n’est pas nécessaire d’imprimer et de poster des centaines d’invitations. Aujourd’hui, des plateformes événementielles permettent de gérer vos invitations de manière digitale.
Plutôt que d’imprimer des invitations, concentrez-vous sur les relations avec les participants via les points de contact qu’ils fréquentent le plus ; des campagnes ciblées utilisant les emails et les réseaux sociaux donnent aux organisateurs l’occasion de se connecter.
Bonus ! L’utilisation d’invitations par email vous donne la possibilité d’envoyer des rappels. Aussi, vos invités peuvent ajouter votre événement à leur agenda en ligne. Pour finir, les invitations par email génèrent des QR Code, ce qui permet un émargement rapide le jour J de votre événement.
Utilisez des plateformes événementielles
Une plateforme événementielle vous permettra de présenter les informations pratiques et logistiques de votre événement : la date, l’adresse, les accès, les horaires, etc.
En plus des économies réalisées et de l’impact réduit sur l’environnement, vos participants vous remercieront pour cette commodité supplémentaire.
Travaillez avec des prestataires événementiels locaux
Choisissez des prestataires labellisés ou engagés
Les prestataires que vous choisissez ont un impact sur la durabilité de votre événement. Lorsque vous choisissez vos prestataires événementiels, tenez compte des différents labels et leurs engagements dans votre processus de décision.
Pour les événements de grande envergure, vous devrez généralement travailler avec plusieurs prestataires, tels que :
- des lieux événementiels
- des hôtels
- des sociétés de transport
- des traiteurs
- des loueurs de mobilier
- des animations événementielles
- des prestataires de décoration et aménagement
- des prestataires techniques (son, lumière, vidéo)
- des agences d’hôtes/hôtesses
- des agents de sécurité
- des imprimeurs
- etc.
Il existe de nombreuses ressources qui simplifient la recherche de prestataires qui correspondent à vos objectifs ; la recherche en ligne d’un traiteur durable, par exemple, peut vous aider à aller dans la bonne direction. Mais si vous ne trouvez pas de ressources locales, vous devrez interroger chaque fournisseur sur ses pratiques.
Bien entendu, c’est à vous de définir les paramètres de vos attentes. Par exemple, lorsque vous choisissez un traiteur, il peut être important pour vous que tous les aliments proviennent de sources locales, qu’ils soient bio, etc.
De même, lors du choix de la décoration, il peut être important pour vous que tous les éléments de décoration soient réutilisables. Si c’est une de vos exigences, vous devrez vous efforcer de trouver un prestataire qui peut rendre cela possible.
Ayez une consommation alimentaire responsable
Luttez contre le gaspillage alimentaire
L’alimentation est l’un des principaux moteurs du changement climatique. La restauration est donc un élément clé de l’organisation d’un événement écoresponsable.
La surconsommation et le gaspillage alimentaire sont également une pratique courante lors de nombreux événements, ce qui entraîne des remises en question, surtout à l’heure ou une partie de notre population ne mange pas à sa faim…
Pour réduire le gaspillage alimentaire, nous conseillons les actions suivantes :
- d’estimer avec précision la quantité de nourriture nécessaire en fonction du nombre de participants, du type d’événement et de l’horaire des activités ou des pauses,
- de demander à l’avance quelles sont les exigences alimentaires des participants (régimes alimentaires, allergies, etc.).
- de travailler avec des traiteurs qui produisent leurs prestations via des circuits courts,
- de travailler avec des traiteurs qui cherchent à proposer des prestations avec des produits déclassés et invendus
L’alimentation biologique signifie simplement que les aliments ont été produits en évitant l’utilisation d’engrais ou de pesticides artificiels, d’additifs alimentaires pour le bétail.
Plusieurs labels définissent cette alimentation biologique en France. Vous pouvez retrouver la liste de ces labels sur le site du gouvernement.
Aussi, nous recommandons de consommer une alimentation locale. Ci-dessous les 4 raisons de consommer local :
- Soutien à l’économie locale : lorsque vous achetez des produits locaux, vous aidez à soutenir des producteurs locaux, ce qui peut stimuler l’économie locale.
- Fraîcheur et qualité supérieure : les produits alimentaires locaux sont souvent cueillis à maturité et peuvent donc être plus frais et de meilleure qualité que les produits importés.
- Empreinte environnementale réduite : le transport de produits alimentaires sur de longues distances peut contribuer à l’empreinte environnementale négative. En consommant des produits locaux, vous réduisez le nombre de kilomètres parcourus pour transporter les produits, ce qui peut avoir un impact positif sur l’environnement.
- Connaissances sur les produits et les producteurs : en achetant des produits locaux, vous avez plus de chances de rencontrer le producteur et d’en apprendre davantage sur les méthodes de production utilisées, ce qui peut vous permettre de faire des choix plus éclairés en matière d’alimentation.
Réduire la quantité de viande et proposer davantage d’options végétariennes est l’un des solutions.
Pour cela, nous vous conseillons d’identifier les traiteurs proposant des prestations incluant des menus végétariens. Ci-dessous quelques questions à vous poser avant de lancer votre recherche de traiteur en local :
- Identifiez les besoins de vos invités végétariens : assurez-vous de connaître leurs préférences alimentaires (végétalien, lacto-végétalien, etc.) pour pouvoir les satisfaire.
- Étudiez les menus proposés : privilégiez les produits frais et de saison pour offrir un menu varié et savoureux.
Mettez en place une gestion des déchets efficaces
La gestion des déchets est un sujet important lors de l’organisation d’un événement écoresponsable. L’objectif est d’organiser un événement zero déchet.
Pour cela, il faudra mettre en place des process liés :
- au gaspillage alimentaire
- aux documents imprimés (invitation, signalétique, etc.)
- aux éléments de décors (espace scénique, scénographie générale, etc.)
- produits à usage unique (bouteilles d’eau en plastiques, etc.)
La décoration et les animations événementielles
La partie décoration et la scénographie appuient votre concept ou la tonalité voulue pour votre événement.
Favorisez l’upcycling (réutilisation des objets identifiés) en amont de votre événement. Il existe des associations ou organisation qui permettent cela. Côté Helper, nous travaillons avec la Ressourcerie Culturelle.
Si vous ne trouvez pas et êtes obligés de faire fabriquer, alors utilisez des matériaux facilement recyclables (cartons recyclés par exemple) ou réfléchissez en amont à leur donner une deuxième vie après l’événement (mobilier pour vos bureaux, dons, etc.).
Concernant les animations écoresponsables, vous pouvez les axer autour de ce thème tels des team-building et sensibilisation au climat ou le zéro déchet (exemple : Fresque du Climat ou Fresque du Numérique).
Pensez à l’upcycling événementiel
Lorsque vous choisissez ou achetez des matériaux pour votre événement, essayez d’incorporer des éléments recyclés et upcyclés, dans la mesure du possible. L’économie circulaire à un grand impact dans la réalisation d’un événement écoresponsable.
Les produits à usage unique peuvent produire une grande quantité de déchets et être dommageables pour la planète. Au lieu de cela, faites ce que vous pouvez pour trouver des objets qui peuvent avoir une nouvelle vie ou alors consigné.
Certaines entreprises ou services peuvent vous accompagner dans cette démarche écoresponsable. Chez Helper, nous travaillons par exemple avec le Fourgon,
Quelques astuces peuvent consister à demander aux participants de rendre leurs cordons ou leurs housses de badges après l’événement afin qu’ils puissent être réutilisés.
Aussi, à réaliser des documents ou signalétiques non datés afin de les réutiliser d’un événement à un autre.
Des goodies événementiels responsables
Oubliez les cadeaux bon marché, made in china, tels que les carnets, les stylos ou les porte-clés.
Il existe des goodies, made in France, qui vous permettront de faire vivre l’économie locale, mais aussi d’apporter une touche écoresponsable à votre action.
De plus, le made in France est une vraie plus-value pour l’image de votre événement.
Certaines entreprises ou services peuvent vous accompagner dans cette démarche écoresponsable. Chez Helper, nous travaillons par exemple avec Cadoetik.
Des expériences mémorables
Si un cadeau physique est important pour votre entreprise, pensez à d’autres moyens de combler vos participants.
Vous pouvez proposer des expériences qui soient tout aussi appréciées qu’un goodies… qui termine souvent à la poubelle. Pourquoi pas réaliser des expériences culinaires, des expériences comme le serious game ou alors des goodies virtuels (code de réduction, billets de cinéma/théatre électronique) ?
Dernières réflexions
Lors de l’organisation d’un événement, de nombreux facteurs ont un impact sur l’environnement.
Nous avons présenté ci-dessus un certain nombre d’astuces pour rendre votre événement écoresponsable – de son lieu géographique, les transports, aux prestations et services indispensables (traiteur, mobilier, technique, goodies, etc.).
Bien qu’il ne soit pas possible de changer toute une approche événementielle du jour au lendemain, il existe des changements significatifs que nous pouvons tous faire pour réduire notre impact environnemental.