Pourquoi digitaliser vos événements d’entreprise ?

événement hybride et virtuelle

On parle beaucoup d’événements digitaux ou hybrides depuis quelques mois. 

Pourquoi ?

Depuis la crise du COVID, les interdictions de rassemblements ne nous permettent plus d’organiser des événements “présentiels”. La plupart des grands événements tels que les salons professionnels, les festivals ou autres sont donc simplement annulés.

 

Un grand nombre d’entreprises annule leurs rendez-vous et leurs événements pour ces raisons.

Pourtant, des solutions alternatives existent afin de poursuivre votre stratégie de communication.  

Que ce soient pour des enjeux de cohésion interne, ou de développement économique et de notoriété, les événements se réinventent. 

 

Facebook et Microsoft par exemple, ont expliqués qu’ils ne maintiendraient pas les événements de plus de 50 personnes d’ici juin 2021. La plupart seront transformés au format phygital (physique avec un nombre de personnes restreint + une extension vidéo).

Les tendances concernant les contenus vidéo et les lives streaming explosent, et seront une stratégie de communication à prendre en compte lors de vos prochains événements.

 

Le digital a un potentiel incroyable pour vos événements d’entreprise. C’est un puissant générateur de contenu, capable de se déployer pour une audience très large.

la vidéo aide à la comprehension des produits et services

95% des professionnels du marketing affirment que la vidéo aide les utilisateurs à avoir une meilleure compréhension de leurs produits et de leurs services (source Wyzowl).

On vous explique dans cet article les raisons de digitaliser vos événements et par quels moyens.

Qu’est-ce qu’un événement digital ?

Par définition, l’événement digital est un événement augmenté. C’est-à-dire qu’il garde les codes d’un événement physique, mais il sera en sus diffusé sur internet ou réseau interne à l’entreprise. Techniquement, si s’agit de capter en vidéo votre événement et le diffuser.

On parle d’événement virtuel quand il n’y a pas de participants et que la totalité de votre événement est capté et diffusé sur internet.

On parle d’événement hybride quand une partie de vos participants sont physiquement présents. L’autre partie suivra l’événement à distance via la vidéo.

Prenons 2 exemples d’événements digitaux

1/ L’assemblée générale de L’Oréal (2020) - événement virtuel

À travers le live-streaming, l’événement est diffusé dans tous les bureaux L’Oréal du monde. L’entreprise étant implantée partout sur la planète, ses employés et actionnaires peuvent suivre l’événement en direct et à distance.

Assemblée Générale L’Oréal 8 juin 2020 – diffusion Youtube live (source : Youtube)

2/ Le défile de mode de Simon Porte Jacquemus Printemps-été 2021 (2020) - événement hybride

L’événement s’est déroulé en extérieur dans un champ du Val d’Oise… Les invités étaient conviés en respectant les distanciations sociales. Le défilé était capté et diffusé sur la page Instagram de Jacquemus.

événement digital défilé Jacquemus
défilé-jacquemus-événement-hybride
événement hybride défilé Jacquemus

Défilé de mode Simon Jacquemus 16 juillet 2020 – diffusion IGTV

La vidéo permet de tirer profit de votre événement pour toucher une audience plus large et de booster l’engagement de tous les participants ; en présentiel comme sur internet.

Et ça tombe bien ! Depuis l’essor de la vidéo en streaming, nous avons aujourd’hui la technologie pour répondre aux besoins des événements. La vidéo live et la vidéo à la demande (VOD) sont des puissants supports de communication, qui se développent de façon exponentielle.

Les tendances du marché de la vidéo

Les chiffres pour 2020 sont très clair, le format vidéo est le contenu digital le plus influent.

Déjà avant la pandémie du COVID-19, les chiffres concernant la vidéo étaient très éloquents. Par exemple, Youtube Live enregistrait + 104% d’heures de visionnage entre 2018 et 2019 (soit 2 milliards d’heures). Twitch, la plate-forme de streaming vidéo principalement dédiée aux jeux vidéos, a enregistré une augmentation de + 25%, soit … 9 milliards d’heures de visionnage.

La naissance d’applications comme SnapChat ou TikTok, le développement des services vidéos de Facebook ou Instagram IGTV expliquent les nouveaux modes de consommation.

évolution de la vidéo sur internet

D’ici 2022, les usages vidéo en ligne représenteront 82% d’un trafic data mondial qui aura quasiment triplé depuis 2017. Alors que la consultation Web et de données ne pèsera que 12% de l’ensemble du trafic (source Cisco).

Les 3 raisons de l’essor de la vidéo sur internet :

1/ La qualité de nos smartphones

Aujourd’hui les smartphones sont équipés d’écrans de plus en plus grands et de qualité supérieure à nos télévisions (écran HD+, 4K). 

De plus, ils sont dotés de capteurs photos/vidéos de plus en plus sophistiqués. On observe des partenariats, comme celui de Huawei avec Leica, spécialiste en optique. 

Pour finir, on notera la croissance régulière de la puissance de nos smartphones (RAM, batterie et stockage).

Les résultats sont probants.

La dernière campagne publicitaire d’Apple “La Chaussette”, réalisé avec un Iphone.

2/ L’évolution des usages selon l’âge des consommateurs.

La génération Y est le plus gros consommateur de vidéo aujourd’hui.

age-consommateur-vidéo-internet

Si on se réfère et suit la logique de la croissance générale du visionnage vidéo, alors la nouvelle génération consommera davantage de contenu vidéo que la génération Y/actuelle.

3/ Un réseau de plus en plus performant.

Depuis son lancement en 2011, le réseau 4G s’est implanté partout en France, permettant une connexion continue à Internet. Cela évoluera encore, avec l’annonce de l’arrivée de la 5G en 2021, une technologie 100 fois plus puissante que la 4G, et 10 fois moins de latence. C’est énorme !

 

Depuis la pandémie et les mesures gouvernementales, les événements digitaux explosent. Les entreprises, les marques et les institutions adoptent la vidéo pour communiquer et poursuivent leurs stratégies de communication à travers le digital.

Les 5 bénéfices d’un événement digital

1/ Augmenter votre audience

Comme nous l’avions déjà évoqué, le digital permet de toucher une audience plus large à travers le canal internet et les réseaux sociaux.

Concernant la communication interne, si votre entreprise dispose de plusieurs bureaux à travers la France et/ou dans le monde, cette méthode de communication permet de vous affranchir des barrières géographiques.

Vos participants peuvent assister à votre événement n’importe où, tout en conservant les avantages d’un événement physique (contenus et échanges).

De plus, c’est un outil important pour maintenir un lien social et pour développer votre culture d’entreprise. Sujet que nous avions évoqué dans notre précédent article 😉

En ce qui concerne la communication externe, elle a les mêmes avantages en termes de visibilité que la communication interne : les internautes peuvent assister à votre événement n’importe où, à n’importe quel moment.

Ce point là est intéressant car vous pouvez communiquer sur votre produit ou sur votre service, en vous adressant à votre communauté et à votre public cible.

Plus votre événement sera de qualité (communication post événement, design, contenu, technique), plus votre communauté sera engagée et plus votre audience sera large. 

événement Conversation de iAdvize

Conférence “Conversation” de iAdvize, plus gros événement consacré à l’économie du conversationnel en Europe

Votre événement a donc un double emploi grâce au digital : son objectif stratégique premier, inhérent à votre stratégie de communication, mais aussi de communiquer vos valeurs et savoir-faire à un public plus large … à condition de bien manier votre contenu.

2/ Exploiter vos contenus existants !

Créer des événements digitaux, induit que vous aurez des contenus sonores et des vidéos disponibles. Mais que deviennent ces contenus après l’événement ? Sont-ils exploités ?

C’est là que c’est frustrant.

Pourtant ces contenus sont des ressources uniques et qualitatives. Ils peuvent continuer de vivre une fois votre événement terminé, et vous permettra de : 

  • mettre en place un replay en streaming
  • transformer votre contenu en podcast 
  • mettre en place des interviews
  • réalisation de Vlogs
  • fractionner votre contenu pour des posts sur les réseaux sociaux
  • annoncer vos nouveautés à travers des stories (Instagram, Facebook, Linkedin)
  • réaliser des supports pour des publicités sur internet 

 

Pensez à exploiter votre contenu. Les réseaux sociaux sont vos amis.

L’idéal est de réfléchir en amont de l’événement afin d’établir un calendrier de publications tout au long de l’année.

L'impact de la vidéo sur les médias sociaux via Teester

Pour vous donner des chiffres, 6 marketeurs sur 10 considèrent que le social media est le meilleur canal de distribution de vidéo. Un post comprenant une vidéo génère en moyenne 30% d’interactions en plus qu’une photo et 2 fois plus de partages (source : Teester)

3/ Booster l’engagement des participants

Faire participer votre public entrainera la réussite de votre événement. 

Comment ? En mettant en place des outils qui permettront d’engager votre public (en physique et à distance) à travers : 

  • un chat texte ou vidéo : impliquez vos participants sur des sujets qui les concernent
  • un brainstorming  : amplifiez et organisez facilement les idées de chacun
  • des votes et des sondages : obtenez du feed-back en instantané 
  • des quizz et des gamifications : rendez l’apprentissage ludique avec des quizz énergisants pour faciliter la mémorisation des savoirs.
  • un moment pour les Q&A : créez un espace de questions et maitrisez-les

4/ Diminuer votre budget

Un événement digital limite certains frais opposés à un événement “traditionnel”.

Mais ça, vous vous en doutez.

Rassembler 50 ou 500 personnes n’implique pas les mêmes investissements. Voici les postes qui diminuent votre budget :

  • votre lieu 
  • les transports des participants 
  • la gestion logistique (accueil, vestiaire, orientation)
  • le traiteur

Naturellement, des coûts viennent en partie contre-balancer ces économies :

  • la mise en place du matériel de captation et diffusion
  • la mise en place du streaming 
  • un travail éditorial plus conséquent 

 

Votre budget sera davantage orienté sur le contenu que sur la partie organisationnelle pure de votre événement.

5/ Réduire votre empreinte écologique

Au même titre que rassembler 50 ou 500 personnes n’implique pas les mêmes budgets, il n’implique pas non plus les mêmes engagements écologiques.

Réduire les déplacements des participants et prestataires (voiture, avions) sont forcément bénéfiques pour l’environnement. C’est exactement la même chose pour les déchets.

L’ensemble d’un projet événementiel digital permet d’être plus responsable vis-à-vis du développement durable.

 

Malgré cela, il existe toujours des optimisations simples et rapides pour réduire son empreinte écologique lors d’événements digitaux (réduire ses consommations électriques, data et serveur web, emails…).

Les différents formats d’événements digitaux

Nous pouvons adopter (presque) tous les formats d’événement d’entreprise présentiel, en format hybride ou virtuel.

Le plus important est d’adapter le contenu éditorial de votre message. Cela demande une bonne préparation en amont afin de proposer un contenu qualitatif, et de tenir un rythme soutenu pour votre audience. 

Cette préparation permet d’être impactant dans vos messages, d’apporter de la valeur et d’engager votre public.

 

Les formats de communication interne adaptables : 

  • webinaire
  • vœux d’entreprise
  • assemblée générale
  • convention stratégique 
  • journée d’étude 
  • Team building/learning
  • incentive

 

Les formats de communication externe adaptables :

  • lancement produit
  • conférence de presse
  • conférence 
  • road-show
  • vente privée

 

Par quel canal diffuser votre événement ?

Plusieurs canaux de diffusion sont possibles et répondent à des besoins différents. 

Si vous souhaitez diffuser un contenu privé, vous pouvez le faire sur votre intranet, ou sur une plate-forme dédiée et sécurisée par un identifiant et mot de passe préalablement établis.

Sinon, il est possible de diffuser votre contenu sur des plateformes publiques existantes telles que Zoom ou Google Meet mais également les réseaux sociaux tels que Facebook live, Youtube Live, Twitch, Instagram Live ou Linkedin.

Le choix se porte là où votre public cible se situe

Quels sont les outils pour diffuser un événement digital ?

Il existe plusieurs supports et méthodes de diffusion pour vos événements digitaux.

1/ Les plates-forme gratuites

S’il s’agit d’un webinaire, ou de réunions internes, il existe des logiciels de visio-conférences gratuits. Ces logiciels, vous en avez déjà entendu parler ou même déjà utilisé.  Voici les principaux : 

Point de vigilance : certaines fonctionnalités sont payantes. Au-delà d’un certain nombre de participants ou d’une durée maximale de connexion à une réunion, une formule payante est requise pour la plupart de ces logiciels.

2/ Les plates-forme payantes

Vous pouvez également opter pour des logiciels de visio-conférences payants. Ces logiciels sont généralement destinés aux entreprises qui utilisent régulièrement ce moyen de communication avec un grand nombre de participants :

 

Quoi qui l’en soit, ces logiciels que je vous énonce proposent une bonne qualité vidéo, une bonne ergonomie et un cryptage sécurisé des données.

 

Si vous souhaitez plus d’informations et de détails sur les différentes formules proposées, je vous oriente vers l’article de Hubspot.

3/ Une diffusion professionnelle

Enfin, pour de plus grands événements, avec des besoins plus complexes (comme les événements déjà cités, L’Oréal ou Jacquemus), vous pouvez faire appel à une production vidéo événementielle.

 

Une production vidéo vous aidera à bonifier la qualité de votre événement digital. À lui apporter un rythme et un dynamisme plus soutenu. Généralement, ces productions s’installent dans des studios ou locaux adaptés afin de bénéficier d’un confort de travail (techniques & logistiques) et de créer un décor à votre image.

 

Concrètement, voici les éléments techniques et matériels qui apporteront de la qualité à votre événement  :

 

  • Une image parfaite : un réseau de captation multi-caméras qui rythme votre message.
Angles caméra événement BPI France
multi-caméra-événement BPI France
multi-caméra durant la conférence BPI france
  • Un son d’exception : c’est primordial. Nous avons tous vécu des vidéos type zoom pendant le confinement, avec des qualités sonores passables. Il est impossible de visionner une vidéo de très mauvaise qualité audio, et ce, quelle que soit la qualité de l’image. Voulez-vous faire l’expérience ?
  • Un bel éclairage afin d’éviter les ombres et mouvements parasites, et d’homogénéiser le rendu de votre décor.
La qualité d'image des vidéo de kombini

Un encodeur afin de compresser vos fichiers audios et vos vidéos dans un format pouvant être envoyé sur une plateforme telle que YouTube.

schéma d'un captation avec encodeur

Et bien sur, une équipe capable de manager tous ces éléments techniques et d’harmoniser l’ensemble de votre projet :

 

  • Directeur de projet
  • Réalisateur
  • Ingénieur son
  • Directeur photo

 

Vous connaissez maintenant les ressources techniques, matériels et humaines pour diffuser votre événement. 

En choisissant votre solution en fonction de votre besoin, votre événement sera un succès !

Comment organiser un événement digital ?

1/ Fixer ses objectifs

Comme pour un événement présentiel, vous allez commencer par fixer vos objectifs. C’est la première étape de votre réflexion, et celle qui définira le format de votre événement : 

  • Pourquoi organiser votre événement ?
  • Quel est votre public ?
  • Quand se déroule votre événement ?

La réponse à ces premières questions vous amènera à définir votre axe stratégique et débuter la planification de votre événement.

2/ Définir vos moyens

Il s’agit de définir quelle solution technique vous choisirez pour réaliser votre projet et les bénéficies que vous souhaitez en tirer. Nous avons abordé ces points ultérieurement dans cet article.

Ce choix engendre une préparation qualitative et quantitative variable, ainsi qu’une corrélation avec votre budget. 

3/ Préparer vos contenus éditoriaux

C’est le moment d’entamer la préparation de votre événement. Comme pour un événement “traditionnel”, un temps de préparation est nécessaire et les outils de travail sont globalement les mêmes (rétroplanning, présentation, budget, conducteur…).

 

La grande différence se trouve dans le contenu éditorial que vous allez proposer. La structure de votre discours ne s’adapte pas forcément au format vidéo. Pensez storytelling. Concentrez-vous sur les idées principales, soyez synthétique. 

Un storytelling bien préparé permettra de maintenir un rythme durant votre prise de parole afin de capter et d’engager votre public.

storytelling événement Payfit

L’événement Hackday de Payfit

Choisissez des intervenants à l’aise devant les caméras. Les intervenants (speakers) seront préparés en amont pour incarner vos valeurs et délivreront vos messages.

Vous pouvez suivre la série de 5 articles concernant le rôle d’un journaliste/animateur pour votre événement digital.

Les speakers peuvent être des collaborateurs internes pour plus de transparence. Même si l’exercice n’est pas facile, des séances de coaching aideront vos speakers à rendre leur intervention inspirante et marquer les esprits de votre événement digital.

4/ Créer votre univers

Maintenant que vous en savez plus sur les axes stratégiques, les moyens pour le diffuser et son contenu, vous allez créer un univers

Cet univers peut être un concept pour un événement en particulier, ou l’identité graphique de votre marque, selon votre stratégie.

 

Afin de parfaire l’image de votre événement, pensez à uniformiser cet univers avec : 

  • votre lieu
  • le décor 
  • la présentation PowerPoint 
  • vos jingles audios et vidéos pour séquencer votre discours

5/ 3 choses à savoir avant de vous lancer

1/ Avant toute chose, vérifier la connexion internet et son débit. Elle doit être au minimum de 1.5 Mbps stable et en continu. 

2/ Faites valider votre contenu par un service juridique. La diffusion sur internet induit de respecter les droits d’auteurs, droit à l’image, SACEM…

3/ Si vous diffuser un événement à travers le monde, vérifier les fuseaux horaires afin qu’il soit suivi par tous. Une vérification préalable s’impose !

Comment mesure-t-on les KPI d’un événement digital ?

Avant de démarrer la préparation de votre événement, mettez-vous au défi de réaliser un reporting de votre audience.

Ces reportings sont principalement utiles pour vos événements externes.

Les indicateurs à suivre : 

  • Le nombre total d’inscription : c’est le chiffre le plus couramment utilisé pour mesurer le succès de votre événement.
  • Le nombre de participants : ce chiffre est comparé au nombre total d’inscrits afin de mesurer les “no-shows”.
  • Le taux de satisfaction : mesurer la satisfaction de votre audience grâce au questionnaire de satisfaction.
  • Le nombre d’interactions : permet de mesurer l’engagement de votre public.
  • Les opportunités : le nombre de prospects capté par votre événement.
  • Les ventes : le nombre de transactions réalisé à la suite de votre communication.
Les KPI des événements digitaux

Une fois ces indicateurs paramétrés, vous pourrez mesurer la performance de votre événement. Ce sont des ressources précieuses pour engager vos actions de communication.

Quel futur pour les événements digitaux ?

Bien entendu, dans quelque temps les rassemblements pourront reprendre plus largement, et les entreprises pourront organiser des événements avec un plus grand nombre de participants.

 

Cependant, l’accélération de la transformation des événements ces derniers mois nous laisse entendre que les événements digitaux fonctionnent. Et cela pour toutes les raisons que nous avons évoquées ensemble : 

 

  • une technologie au point
  • des utilisateurs experts 
  • des canaux de diffusion prometteurs 

 

Il est très probable que les événements hybrides soient l’avenir de l’événementiel. 

En créant des événements de qualité, captivants et émotionnels, vous engagez votre public. 

Créez votre communauté et faites la vivre !

Conclusion

J’espère que cet article vous sera utile pour comprendre le fonctionnement des événements digitaux et ses enjeux. 

Cet article est une synthèse de l’évènement digital afin d’avoir une idée d’ensemble. Pour aller plus loin, nous développerons des points en détails lors de nos prochains articles :

 

  • 5 étapes à suivre pour organiser votre événement digital ?
  • Comment exploiter votre contenu événementiel ? 
  • Top 10 des outils digitaux pour vos événements 

 

Merci d’avoir lu cet article jusqu’au bout !

Si vous avez des questions sur ces sujets, n’hésitez pas à nous contacter

Nous pouvons échanger 15 minutes sur vos projets et vos challenges événementiels, cela n’engage à rien 😉