7 conseils pour organiser votre événement suite au COVID

7 conseils pour organiser votre événement d’entreprise en 2022 à l’heure de la Covid

Les événements d’entreprise sont des moments auxquelles les collaborateurs aiment participer. Qu’ils aient lieu lors de soirées printanières, de longues journées d’été ou d’après-midi d’automne, ce sont des rassemblements qui restent gravés dans la mémoire des participants. Les événements façonnent la vie et la culture d’une entreprise.

Suite à la pandémie de Covid-19, le secteur de l’événementiel subit de nouvelles restrictions, ce qui l’oblige à se réinventer. Depuis 18 mois, les organisateurs d’événements, savent transformer ces restrictions pour maintenir les événements en toute sécurité.

Par ailleurs, le PDG de GL Events à relevé qu’en 2021, il n’y a eu aucun cluster lors des salons organisés par ces équipes.

Les moyens de préventions connus du grand public (distanciation sociale, masques, gel hydroalcoolique, etc.) permettent déjà de limiter les risques. En ajoutant une gestion des flux logistiques, une restauration adaptés et une technologie d’accès ou d’identification des participants, les organisateurs d’événements ont renforcé les mesures initiales afin de garantir la protection de tous.

La Covid-19 fera encore partie de notre vie dans les mois à venir notamment avec la percée du variant Omicron. Par conséquent, les événements continuent de s’adapter au fur et à mesure du temps. 

 

Alors, nous vous présentons ici comment organiser votre événement d’entreprise en 2022 avec une épidémie de COVID persistante.

 

Prendre connaissance des mesures officielles

Notre premier conseil consiste à consulter les restrictions via les autorités locales.

En effet, selon votre situation géographique, les restrictions diffère en fonction des taux d’incidence. Vous pouvez leur proposer de collaborer sur la mise en place d’un protocole strict et sécurisé afin de les rassurer et leur montrer l’ampleur de votre savoir-faire. 

Aussi, vous pouvez consulter les directives émises par le gouvernement.

 

Trouver le bon lieu

Lors de l’organisation d’un événement, il est essentiel de trouver un lieu ou l’espace un espace approprié.

Il y a beaucoup de choses auxquelles vous devez penser, notamment la logistique, le confort, la réglementation et, dans un monde COVID-19, surtout la sécurité.  Le choix de votre lieu dépendra du type d’événement que vous souhaitez organiser, mais aussi de la taille de votre public que vous attendez. 

 

Vous devez étudier les flux logistiques, que ce soit pour les participants, mais aussi les équipes et prestataires de montage

Choisissez un lieu avec lequel vous pourrez assurer une distanciation sociale entre vos participants, et une bonne répartition des espaces concernant vos ateliers, postes de restauration ou animations.

Assurez-vous également que le lieu est conforme à toutes les réglementations actuelles de la Covid.  Cela est souvent indiqué sur le site web du lieu de l’événement.

 

Faites de la sécurité une priorité lors du choix du lieu de l’événement

La mise en place d’un événement en plein air implique la contribution d’innombrables professionnels différents, tels que les traiteurs, les professionnels du son et de la lumière, les entreprises chargées d’installer une scène extérieure pour les présentations, etc. Lorsque vous vous adressez à ces intervenants, renseignez-vous sur leur politique de sécurité, tant pour leur personnel que pour les participants à l’événement.  Ou mieux encore, essayez de réserver un lieu d’événement qui offre tous ces services sous un même toit ! Leur expérience vous fera gagner beaucoup de temps et de stress lors de l’organisation de l’événement, et offrira une sécurité supplémentaire à votre organisation et aux participants à l’événement.

 

Distribuez du matériel de protection et mettez en place du personnel de sécurité 

En tant que responsable de votre public, vous devez vous assurer qu’il dispose de masques ou de gels hydroalcooliques. 

Aussi, vous allez mettre en place certaines mesures, telle que de la signalétique pour communiquer autour de celles-ci sans décourager les participants.

Vous pouvez même installer des points de distribution de ce matériel à des endroits stratégiques, notamment proche des postes de restaurations, d’ateliers, proche des toilettes et près des points d’entrée et de sortie. La plupart des participants apporteront leur propre matériel, mais il peut y avoir quelques oublis.  La mise à disposition de ces fournitures rassurera également vos participants sur les mesures de sécurité de votre événement.  Et, bien sûr, le fait que les gens utilisent effectivement ces fournitures de sécurité minimise les risques d’infection.

Soulignez que l’utilisation de masques est obligatoire pour participer à votre événement. Expliquez que ces masques sont utilisés pendant votre événement comme une précaution supplémentaire pour assurer la sécurité de tous les invités. Mettez en place du personnel de sécurité supplémentaire qui veillera à ce que les invités respectent les directives et qui réguleront les files d’attente aux points de restauration, par exemple.

 

Aménager vos espaces événementiels

La distanciation sociale étant très importante, c’est un facteur à ne pas négliger.

Une façon de respecter la distance est de placer le mobilier, les tables et les chaises à une distance suffisante les uns des autres et de la scène.

Si vous avez plusieurs intervenants lors de votre événement, il est également pratique d’utiliser des cloisons en plexi entre eux pour plus de sécurité.

Placez des panneaux de distance sociale aux entrées et sorties de votre événement, ainsi qu’aux autres endroits où des files d’attente ou des groupes de personnes peuvent se former, comme les espaces de restauration et les toilettes.  Vous pouvez même prévoir des marquages au sol pour vous assurer que ce point reste bien présent à l’esprit. 

 

En outre, vous pouvez échelonner les heures d’arrivée et de départ pour aider les gens à garder leurs distances.

 

Choisissez un format de restauration adapté

La restauration doit, elle aussi, être adaptée aux nouvelles normes Covid.  Il est préférable de ne pas opter pour des cocktails avec mignardises lors de votre événement. 

La restauration et les traiteur s'adaptent au COVID pour proposer des box et plateaux

 

Il est préférable d’opter pour une forme de restauration « à emporter », où les participants récupèrent un petit plateau ou une box avec leurs repas ou une partie de celui-ci. Ce format s’est beaucoup développé ces derniers temps et fonctionne très bien.

 

La restauration et les traiteur s'adaptent au COVID pour proposer des prestations sur mesure

 

 

 

Utilisez des tasses, des assiettes et des couverts jetables, ce qui constituent l’option la plus sûre en cas de pandémie. Bien entendu, veillez à ce que les emballages soient respectueux de l’environnement, biodégradables ou compostables par exemple.

D’ailleurs, nous avons rédigé un article avec quelques conseils pour organiser un événement zéro déchet. 

 

Mettez en place un dépistage

Enfin, pensez à contrôler les participants le jour de l’événement. Vous pouvez effectuer un contrôle rapide de la température à l’aide de thermomètres infrarouges.  Une autre option est l’autotest rapide, qui est de plus en plus disponible. Tout en passant par le contrôle de sécurité, ils peuvent également entrer dans l’événement en utilisant le scan sans contact des billets. 

Organiser un événement digital

Une option possible si vous organisez un événement de grande ampleur, est de penser au digital.

Le développement des événements digitaux ouvre une nouvelle ère sur cette activité. Aussi, ils permettent aux entreprises d’organiser leurs événements, de maintenir le lien social entre les collaborateurs, présenter sa marque ou ses produits, etc.

Si ces notions vous paraissent abstraites, nous avons rédigé quelques articles qui vous aideront à comprendre le principe d’un événement digital et ses enjeux.

Ci-dessous quelques articles : 

 

faites appel à HELPER pour l'organisation de votre événement digital

 

Conclusion

En tenant compte des conseils ci-dessus, vous pouvez entamer l’organisation en toute sérénité. Les événements d’entreprise, qu’ils soient physiques ou virtuels, sont des moments importants, tant sur le plan humain que le plan du marketing et de la communication.